Предприятия, ведущие наличный денежный оборот, ведут учет прихода и расхода. Операции сопровождаются выпиской ордеров с одновременной записью в кассовой книге. При оприходовании наличности используют форму КО-1. Бланк содержит информацию о сторонах операций, сумме, назначении поступления. Дата выписки ордера совпадает с днем оприходования суммы.
Формат составления бланка КО-1
Законодательной нормой по оформлению кассовых документов с июля 2014 года служит Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Ордера на операции с наличностью составляют в ручном виде или с привлечением техники. При использовании предприятием программных устройств документы выводят на печать, подписывают собственноручными подписями ответственных лиц. В п. 4.7 Указаний допускается электронный формат ведения ордеров, подписанных ЭЦП. Руководитель должен обеспечить хранение электронных носителей.
Предприятия не могут самостоятельно разрабатывать бланки для сопровождения прихода или расхода денежных средств. При оприходовании наличности применяется унифицированная форма № КО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форме присвоен код по классификатору ОКУД 0310001. Унифицированный бланк состоит из 2 частей. Левая часть формы учитывается и хранится на предприятии, правая часть ПКО в виде квитанции с дублирующими данными предоставляется лицу, внесшему сумму.
Операции с использованием ПКО
Приходный ордер заполняют на каждый взнос в кассу. Бланк используется для записи операций:
- Оприходования наличности, полученной от покупателей, партнеров по бизнесу. В наличном обороте с юридическими лицами или ИП применяется ограничение в размере 100 000 рублей, оборачиваемых в рамках одного хозяйственного договора. Период действия контракта или оплата частями не меняет условий требования.
- Оформления средств, полученных кассиром в банке для выдачи заработной платы, пособий, подотчетных сумм. Целевой расход поступивших денег строго ограничен, за исключением ИП. Предприниматели имеют право расходовать средства на личные нужды без подтверждения целевого назначения затрат.
- Поступления от подотчетных лиц неиспользованного остатка. Возврат оформляется на основании утвержденного руководителем авансового отчета.
- Отражения прихода в главную кассу денежных средств, поступивших в ККМ в течение смены до ее закрытия. После окончания смены предусмотрен нулевой остаток наличности.
Записи операций ведутся в полном объеме и своевременно, в момент совершения действия. Приход денежной наличности, оформленный позже, может быть расценен органами контроля как нарушение порядка ведения кассовых операций (неполное оприходование денег в кассу).
О каждой приходной операции сведения заносятся в кассовую книгу. При использовании бухгалтерских программ регистр формируется автоматически, после ввода первичной информации. Одновременно с записями формируются проводки.
Состав информации, отраженной в ПКО
Состав информации четко регламентирован. Данные обязательны к заполнению, при их отсутствии в рукописном варианте заполнения ставят прочерки. Сведения ордера дублируют в квитанции. Отрывная часть ордера (квитанция) остается у лица, внесшего наличность.
| Информация формы КО-1 | Описание | Пояснение |
| Сведения об организации, код ОКПО | Указывают организационную форму (ООО, ЗАО, ИП), название, ОКПО в соответствии с данными Росстата и структурное отделение | При отсутствии подразделений указывают «основное» либо прочеркивают. Подразделениям присваивается код, используемый в табличной части бланка |
| Номер и дата заполнения | Каждому ПКО присваивается уникальный номер с указанием текущей даты заполнения бланка | Применяется последовательная нумерация ордеров в течение года. Нумерация ежегодно обнуляется |
| Проводки по операциям | Запись учитывается по дебету счета кассы и кредиту корреспондирующего счета | Запись проводок, присвоение кредитующего счета осуществляет кассир предприятия |
| Сумма прихода | В табличной части бланка указывают сумму, представленную в цифровом формате | Показатели отражают в рублях и копейках через запятую или дефис |
| Код назначения | Используется кодировка, предусмотренная в организации для внутреннего распределения и уточнения назначения | Поле заполняют бюджетные организации или НКО |
| Сведения о лице, внесшем средства | Данные ФИО работника в полном виде или название организации | При поступлении денежных средств от организации указывают представителя, внесшего денежные средства |
| Основание для взноса | Указывают стандартную формулировку, например, возврат остатка подотчетных средств | Основание должно соответствовать разрешенным видам операций |
| Сумма прихода заносится прописью в рублях и, цифрами, в копейках | Цифровые и буквенные показатели должны совпадать. Незаполненный остаток строки ручного бланка прочеркивают | Ниже указывают размер налога НДС, входящую в состав, или его отсутствие путем указания «без НДС». Записывают данные ставки в процентах |
| Перечень приложений с указанием основных реквизитов | К ПКО часто прилагают документы, подтверждающие основание прихода | Приложения хранятся одновременно с ПКО |
| Подписи должностных лиц либо доверенных должностных работников, удостоверение оттиском печати | ПКО заверяют главный бухгалтер и кассир предприятия. Оттиск печати проставляют только на квитанции, на соответствующей отметке | На квитанции к ПКО подписи удостоверяются печатью компании, отдельно заказанной для документов либо штампом об оплате |
Важно! В кассовых документах не разрешены исправления, подчистки, помарки. При допущении в бумажном носителе ошибочных записей заполняется новый бланк.
ПКО при сдаче выручки ККМ
Наличность, имеющаяся на конец рабочей смены в денежном ящике ККМ, должна быть инкассирована в банк либо сдана в главную кассу компании. После закрытия смены в денежном ящике аппарата не должно быть наличности.
Особенности оформления сдачи денежных средств:
- На отдельные поступления наличности в ККМ бланк КО-1 не составляют.
- Поступление наличной выручки осуществляется по окончании смены, на основании Z-отчета. Ранее необходимо было составлять форму «отчет кассира-операциониста», необходимость в которой отпала в связи с вводом онлайн-касс нового поколения. С июля 2024 года прекращен срок освобождения льготных категорий от использования онлайн-касс.
- При использовании нескольких ККМ на каждую сдачу выручки оформляется отдельный ПКО. Учитывается хронология нумерации при записи информации бланков.
- Кассир, принимающий выручку у операциониста, должен выдать квитанцию к ПКО в качестве подтверждения прихода средств. Прием выручки сопровождается подсчетом купюр и сличением наличности с заявленной суммой.
- Предприятия, использующие несколько касс, в зависимости от правил внутреннего распорядка могут назначать старшего кассира. Должностному лицу вменяют обязанности сдачи наличности по всем ККМ.
Право заполнения КО-1 имеют должностные лица – главный бухгалтер, кассир или лица, утвержденные приказом руководителя. При отсутствии в штате сотрудников обязанности несет директор или ИП. Данное право необходимо утвердить во внутреннем приказе.
Предприятия, не использующие в учете ПКО
Предприятиям, зарегистрированным в организационной форме ИП, предоставляется возможность применять упрощенный вариант учета. По п. 4.1 Указаний ИП, осуществляющие учет объектов, соответствующих выбранному режиму налогообложения, кассовые документы могут не оформлять. Особенности применения упрощенного учета:
- Предприниматели не ведут кассовую книгу и ордера, используемые для регистрации прихода и расхода наличности.
- Ведение учета осуществляется в целях для осуществления внутреннего контроля, получения аналитических отчетов и проведения анализа финансового состояния.
- Упрощенный порядок применим не ко всем кассовым операциям ИП. В п. 5 Указаний предусмотрено обязательное оформление ПКО при поступлении денежных средств от лиц, включая сотрудников.
- Предприниматели, использующие КУДиР, должны вести записи в соответствии с первичными формами. Приход средств ИП должен регистрировать на основании данных КО-1.
В ограниченном учете ИП применяется стандартный бланк формы КО-1. Равно как и в учете организаций, ИП не может применять разработанный бланк.
Наказание предприятия за нарушение порядка ведения кассовых операций
Предприятия, ведущие учет с нарушением, могут получить административный штраф, предусмотренный ст. 15.1 КоАП. При выявлении нарушений органы контроля составляют протокол (ст. 28.2 КоАП), копия которого предоставляется должностному лицу или законному представителю организации. Протокол предоставляется для ознакомления и подписи нарушителю. Пояснения по вопросу прилагаются к протоколу.
| Форма нарушения | Статья | Размер санкции |
| Ведение расчетов между компаниями сверх предусмотренного предела, при неполном оприходовании наличности | п. 1 ст. 15.1 КоАП | На должностных лиц – от 4 до 5 тысяч рублей, на юридическое лицо – от 40 до 50 тысяч рублей |
| Нарушение платежными агентами порядка своевременного оприходования средств | п. 2 ст. 15.1 КоАП | На лиц – от 4 до 5 тысяч рублей, на организации – от 40 до 50 тысяч рублей |
Предприятия, имеющие филиалы, должны соблюдать кассовую дисциплину в каждом отдельном отделении. На каждое нарушение, обнаруженное при проверке в филиалах, оформляют отдельные протоколы (ст. 4.4 КоАП).
Пример о применении санкций. Организация имеет несколько филиалов с аппаратами ККМ для ведения расчетов. Согласно внутреннего распорядка денежная наличность после закрытия смены сдается в кассу головного офиса. При проверке соблюдения дисциплины обнаружено неполное оприходование выручки во всех филиалах. На каждое нарушение составлен отдельный протокол.
Ошибки, допущенные в учете ордеров
Ошибка № 1. Организации при использовании кассовых ордеров с ручным заполнением иногда применяют общую нумерацию. Ошибочным является порядок присвоения номера без разделения на приход и расход. Документы имеют разное назначение и должны иметь отдельный порядок нумерации. Для разделения можно использовать журнал учета ПКО и РКО, исключенный сейчас из перечня обязательных форм.
Ошибка № 2. В ящике ККМ не должно быть лишней наличности. Присутствие неучтенных средств является нарушением. Порядок касается и разменного фонда, полученного кассиром. Фонд, состоящий из мелких купюр и монет, выдается ответственному сотруднику ежедневно. В конце смены равнозначная величина размена должна быть сдана. Передача оформляется приходными и расходными ордерами как подотчет. Ошибкой является помещение разменной монеты вместе с выручкой. Нахождение в денежном ящике средств, выданных под отчет кассиру, влечет наложение штрафа.
Ответы на часто встречающиеся вопросы
Вопрос № 1. Какие действия должен предпринять кассир при сдаче выручки ККМ, превышающей установленный лимит? Можно ли часть суммы по ПКО включить в следующий операционный день?
Превышение остатка в основной кассе предприятия сверх лимита допускается в выходные дни. Условие предусматривает обязательную сдачу наличности в банк в первый рабочий день. В другие дни сверхлимитный остаток разрешен в дни расчетов с работниками. Часто кассиры прибегают к автоматическим кассам или механизму подотчетных сумм. Получение работником средств под отчет по заявлению, приказу руководителя не запрещено нормами. Подача заявления является необязательной процедурой.
Вопрос № 2. Сколько лет необходимо хранить кассовые ордера?
Формы первичного учета, не имеющие отношение к расчетам с работниками, хранятся в архиве предприятия в течение 5 лет. Исчисление срока хранения начинается с года, следующего за периодом ведения кассовых операций. По истечении срока документы уничтожают после составления акта об утилизации.
Загрузка...