Факт хозяйственной жизни — это что такое?

Факт хозяйственной жизни — настолько неотъемлемая часть процесса управления организацией, что позволяет компании подтвердить наличие денежных средств или их отсутствие. Кроме того, факты связаны с источниками возникновения средств компании. Практика фиксации фактов хозяйственной жизни позволяет держать деятельность компании под контролем.

Бухгалтерия и факты хозяйственной жизни

Бухгалтер, ответственный за факты хозяйственной жизни, должен точно ориентироваться в характеристиках субъекта. Поэтому правильный бухгалтерский учет предполагает разделение на три широкие категории. Это следующие виды фактов экономической жизни:

• константы, указывающие на определенное явление, называемое состоянием;
• связанные с происходящими событиями, называемые действиями;
• связанные с каким-либо действием, называемые событием.

Примеры: состояние – факт наличия материала, действие – покупка, продажа материала, событие – сообщение о краже материала. Примеры упрощены, но отражают суть деления на группы.

Значимость для бухгалтерского учета

Каждый из перечисленных фактов становится значимым для бухгалтерского учета при правильном отражении факта хозяйственной жизни бумажной документацией по образцам, внедренным внутри предприятия. Принцип довольно жесткий: есть факт, когда есть подтверждающая его документация; нет документа — тогда самого факта как такового не существует. Это приводит к тому, что организация не учитывает факты хозяйственной жизни как таковые, а вместо этого принимает во внимание данные, известные из официальной документации.

Бухгалтерский учет вообще представляет собой большую теоретическую структуру, и ее содержание зависит не только от текущих дел предприятия, но и от задач, поставленных на будущее. Таким образом, отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете в потоке позволяет получить правильное представление о процессе управления и спрогнозировать перспективы организации. Из учета, проводимого бухгалтерией, делаются выводы о том, по каким стандартам необходимо организовать документооборот компании. При этом сотрудники, ответственные за регистрацию факта хозяйственной жизни, ведут учетную систему таким образом, чтобы соблюдались правила и принципы регистрации.

Отражение факта ХД

Правильное отражение факта хозяйственной жизни — это когда информация фиксируется и подтверждается официальной документацией. Существует определенный минимальный объем информации, который должен быть зафиксирован по установленным правилам. Он является производным от нормативных документов, принятых на федеральном, региональном и корпоративном уровне. Также необходимо учитывать указания административного персонала организации.

Такой подход к контролю фактов хозяйственной жизни позволяет отделить управленческий учет от обязательного финансового учета. При этом не следует фиксировать факты, не требующие отражения.

Исправление регистрации факта ХД

По умолчанию предполагается, что лицо, ответственное за исправление регистрации факта хозяйственной жизни, правильно вносит все сведения в учетную систему. Это условие считается категорически важным, из которого вытекает соответствие действующим правовым нормам. При этом нельзя быть на 100% уверенным в том, что информация точно и адекватно отображает процесс управления организацией, так как возможны определенные ошибки, в том числе вызванные человеческим фактором.

Учет фактов хозяйственной жизни представляет собой логику действий, осуществляемых в строгом соответствии с документацией, представляемой бухгалтеру ответственными лицами. Документы неверные, заведомо сфальсифицированные, приведут к неправильному учету.

Нужно ли отражать «происшествия» наподобие грабежа

По умолчанию, недопустимо неправильное управление собственностью компании. Грабежи также недопустимы. Это правило считается нормативным; на практике ситуация редко бывает такой радужной. В современных условиях управление осуществляется таким образом, чтобы были учтены возможные неприятные моменты, в том числе чтобы давались разъяснение фактов хозяйственной жизни и происшествий.

Управленческая команда должна принимать важные для компании решения, ориентируясь на положение дел внутри компании. Выводы на этот счет можно сделать с учетом фактов хозяйственной жизни. И все же решение может оказаться необоснованным, неэффективным, неуместным в сложившейся ситуации. Знание этой ситуации помогает контролировать работу компании и принимать своевременные корректирующие решения. Выводы о ее необходимости можно сделать, ориентируясь на информацию, предоставленную бухгалтерией.

Точность как залог успеха

Одна из важнейших бухгалтерских задач связана с правильным оформлением фактов хозяйственной жизни. При несоответствии фактической ситуации информации, представленной в учетной системе, нужно найти причины произошедшего и срочно исправить ситуацию. В то же время следует отметить, что бухгалтерский учет часто предполагает учет фактов хозяйственной жизни с ориентацией на плановые показатели, тогда как в производстве имеет место реальный процесс, отстающий или опережающий план. Это значит, что учет должен соответствовать действительности, но без фанатизма.

Представляется целесообразным принимать решения об управлении компанией с учетом данных, содержащихся в бухгалтерских базах данных. Практика показывает, что чем больше управление компанией основано на учете, тем эффективнее становится работа бухгалтеров. В то же время компании, в которых управленческие решения принимаются без учета фактов хозяйственной жизни и без учета данных, поступающих из бухгалтерии, фактически содержат подразделение, растрачивающее ресурсы организации. При этом необходимо установить как непреложное правило: данные, представляемые бухгалтерией, должны быть проверены.

Контроль над поступающей информацией

Чем лучше будет реализован принцип контроля над всеми отделами, над всеми данными внутри компании, тем лучше будет функционировать организация. Относительно фактов хозяйственной жизни это выглядит так: необходимо четко следить за правильностью и правдивостью всей поступающей информации, проверять ее и своевременно выявлять ошибки и фальсификации. Только в этом случае организация сможет успешно работать и быстро развиваться.

Если удастся реализовать на практике перечисленные особенности учета фактов хозяйственной жизни организации, то можно не сомневаться, что бухгалтерия, а через нее и руководители организации, в любое время будут иметь полный доступ как к средствам управления, так и к данным о том, где и как они образовались. Каждый бухгалтер в организации должен иметь общее представление о фактах хозяйственной жизни организации. Специализация отдельного сотрудника позволит ему точнее охватить зону доверия, так как анализ проводится с учетом общего положения компании. Кроме того, бухгалтерский учет более правильный, если его главный специалист ориентируется на математические, экономические и юридические дисциплины.

Источники и категории источников

В расчете на данную секунду хозяйственная деятельность организации представляет собой стационарную, мгновенную картину, включающую в себя большое количество фактов хозяйственной жизни. Для конкретного пользователя вместо полной картины обычно видятся только факты, связанные друг с другом.

Пример: в кассе компании 1000 руб. Для бухгалтерии, для пользователя, который анализирует систему, важно то, что есть деньги. Этот факт подтверждается соответствующей статьей. Отсюда следует, что один из сотрудников несет ответственность за средства компании.

В то же время отражение в бухгалтерском учете не данных о факте, а непосредственно сам факт, сделало бы систему нерелевантной, неадекватной, не соответствующей действительности. Многочисленные эксперименты с бухгалтерским учетом позволили сделать вывод, что именно принятый в настоящее время вариант оформления и учета работы компании позволяет иметь наиболее правильное представление о положении дел в компании и будущем организации.

Был ли факт на самом деле

Если учет фактов хозяйственной жизни организует опытный профессиональный бухгалтер, то фиксация производится не для галочки, а для конкретных целей. Бухгалтеры должны выбрать те точки, которые связаны с важной информацией, и передать данные управленческой команде.

Своевременно ли проведен учет

Точность и своевременность учета в целом и представленная информация в частности зависят от целей, ради которых ведется мониторинг ситуации. Не нужно (да и невозможно) подробно описывать каждый без исключения факт хозяйственной жизни, так как это создаст ненужную информационную перегрузку в базах данных, что не позволит быстро получить доступ к действительно важной информации. Следует помнить, что нельзя фиксировать в бухгалтерском учете факт хозяйственной жизни именно в тот момент, когда он возник. Интервал времени, который различает моменты появления, называется лаг-рекордом.

Чем более точные данные вам необходимо получить о каком-либо факте хозяйственной жизни, тем больше допустимая задержка. Оперативные данные, в свою очередь, мало соответствуют реальному положению вещей.

Факты: состояние

В эту категорию входит информация, отражающая состояние объекта. Обычно раскрывается во время инвентаризации. Итак, в ходе такой проверки может быть установлено, что компания владеет зданием стоимостью в пять миллионов, в нем оформлены все бумаги, из которых следует, что компания является единственным собственником.

Каждый факт состоит из нескольких слоев. В нашем примере:

1. Первый слой предполагает декларацию наличия здания. Никакой оценки не производится, основной задачей является обнаружение материального объекта.
2. Чтобы понять, сколько стоит объект, нужно спуститься на второй слой. Он посвящен денежному выражению, при этом оценка может быть остаточной, текущей, на момент покупки или связанной с восстановлением.
3. Следующий слой — третий, который отражает собственника.
4. В четвертом представлены данные о правоотношениях между собственником объекта и хранителем, который может быть представлен администрацией организации или иными лицами.
5. В пятом объявляют отношения пользователя, управленца объекта.
6. Шестая отражает информативность. Рост этого показателя, измеряемый в битах, отражает разницу между реальным остатком и балансом бухгалтерского учета.
7. Наконец, седьмой отражает дату покупки, продолжительность эксплуатационного периода. Характеризуется состоянием, если необходимо вычислить ротацию объекта, привлекшего внимание управленческой команды. Для этого слоя довольно типична ситуация, когда запас товаров в системе отражается в количестве дней.

Факты: действия

Простейший пример такой категории фактов можно описать так: из первичной документации следует, что привезено и зачислено 100 кг по 30 рублей, скажем, муки. Общая сумма сделки составила три тысячи. Кроме того, привезли еще сотню кг сахара, каждый килограмм которого стоил 26 рублей, то есть всего он стоил 2600. Общая стоимость полученного товара составила 5600 рублей. Этот факт относится к разряду действий:

1. В первом слое — количество килограммов, вид продукции, поступившей на склад.
2. Второй оценивает неоплаченные товары и, если они оплачены, контролирует уменьшение количества денег, находящихся в распоряжении организации, при одновременном увеличении товарно-материальных запасов.
3. В третьем можно найти данные о собственности компании. Она не увеличивается, если товары были оплачены до их прибытия, в то время, когда они были доставлены. Выплата еще не произошла, а значит производится прибавка на 5600 руб.
4. Четвертый слой факта. Рассмотрены отношения, возникающие между покупателем и поставщиком. Покупатель, например, увеличивает долг, так как он берет на себя обязательство по оплате, со временем он должен будет отправить поставщику 5600 рублей.
5. Пятый слой отражает иерархию правоотношений между работниками и руководством организации. На основе этой системы бухгалтер может понять, кто и за что отвечает. Конкретное ответственное лицо получает больше материала для ведения и учета. Сумма добавляется одновременно к административной ответственности владельцев. Точно так же это увеличивает право владельца предъявлять претензии к администраторам компании.
6. Шестой уровень – анализ, отражающий долю ожидаемых фактических поступлений. Например, ожидается поступление товаров на сумму всего 2800, тогда информативность от 5600 до 2800.
7. В седьмом слое вы можете понять, что происходит при анализе временного интервала. Так, если каждый день со склада на производство отправляется продукция на сумму 560 рублей, то имеющегося запаса хватит на десять рабочих дней.

Факты: событие

Предположим, пожар уничтожил склад стоимостью пять миллионов долларов:

1. В первом слое учитывается, что имущество уменьшилось, но потери не оцениваются.
2. Второй посвящен финансовой оценке случившегося и подтверждается документами.
3. В третьем можно понять, что имущество сократилось, закончились права на объект в пять миллионов.
4. Четвертый слой предназначен для отражения: люди, ответственные финансово перед менеджерами, меньше, чем раньше, отвечают за пять миллионов. Точно так же снижается ответственность перед собственником администраторов организации. Однако это работает только тогда, когда вышестоящая должность не имеет претензий к ответственным с более низким рангом. При исковых требованиях принято сохранять имущественные отношения, так как вместо имущества выступает дебиторская задолженность. Виновник может признать долг и оплатить его, что приведет к сохранению прав собственности в том же объеме, но изменится структура, место дебета займут деньги. При уничтожении застрахованной вещи в результате пожара должником становится страховщик.
5. В пятом слое оценивается ответственность, фиксируя ее уменьшение в случае наличия или отсутствия требований. Если объект был застрахован, или виновник найден, то пятый слой аналогичен четвертому.
6. Шестой слой для описываемой техники информативный, если, конечно, здание не сгорит по инициативе хозяина или администраторов.
7. Седьмого слоя в такой иерархии в принципе нет.