Развитие технологий, доступных для использования в современном бизнесе, значительно упрощает рутинные операции, которые выполняются ежедневно. Нововведения, закрепленные на законодательном уровне, могут использоваться компаниями абсолютно официально. Так, в 2024 году для получения нового товара уже не требуется такой объем бумажной волокиты, с которым приходилось иметь дело торговцам и бухгалтерам в начале прошлого десятилетия: достаточно выполнить ряд стандартных требований, позволяющих перейти на обмен цифровых документов онлайн. Что такое электронный счет-фактура, как составить, заполнить и оформить ЭСФ, и чем переход на новую систему правил помогает организациям и компаниям разного размера? Давайте разберемся.
Что из себя представляет ЭСФ
Документооборот, происходящий в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершения сделки, что необходимо как для внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика выдачи сопроводительной физической документации, пакета, сопровождающего отгрузку продукции или акт выполненных работ, в последние годы все больше сходит на нет. Его место занимает выставление электронных счетов-фактур, выставленных и зарегистрированных через уполномоченных операторов, даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.
Общая процедура
Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:
- Уточните у партнера по предполагаемой сделке наличие соответствующего технического оборудования, а также возможность выполнения требований законодательства.
- Оформите ЭЦП квалифицированного статуса, она позволяет подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
- Заключите договор с одним из операторов сервиса, предоставив данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с оформлением электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Список доступен на сайте Федеральной налоговой службы.
Прохождение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.
Правила оформления
В 2021 году в связи с внесением изменений в законодательные нормы, регулирующие коммерческую сферу, также были скорректированы принципы формирования документов данной категории. Основной причиной было внедрение национальной системы отслеживания товаров, что повлияло на способ реализации продукции. В перечень включены импортные поставки продукции, включенной в содержание постановления правительства № 1110 от 01.07.21: структура аналогична маркировке, активно практикуемой в различных сегментах бизнеса, однако предусматривает не «поштучный», а « партийный» контроль, для которого и корректировались исходные формы.
Нововведения, общие для всех областей
Говоря о последних изменениях и требованиях к информации о цифровых счетах-фактурах, порядке их выставления и подписания электронным способом, следует отметить следующие нюансы:
- В бланке появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения о товаросопроводительной документации, являющейся основанием. Например, это могут быть счета-фактуры, акты выполненных работ или оказанных услуг и т.п.
- В отдельной графе фиксируется порядковый номер данных, при этом для наименования выделяется раздел «1а», для кода по ТН ВЭД – «1б».
- Название одиннадцатого столбца изменено, адаптировано не только для товаров с обязательной прослеживаемостью, но и для других видов импортируемых товаров.
- Дополнительные столбцы (12, 12а и 13) были добавлены в электронную форму счета-фактуры (с/ф), которую необходимо заполнять, если бизнес-операции связаны с продажей отслеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются идентификатор кода и единица измерения. Для предварительных копий, а также в тех случаях, когда планируется реализация продукции, не относящейся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.
Новая система прослеживаемости
Введение регулярных правил контроля за рынком стало привычным для отечественных компаний. Основная цель — сокращение объемов контрафакта и повышение качества продукции, доступной конечным потребителям. Испытания начались в 2020 году, а по состоянию на 2021 год в перечень, определенный постановлением правительства, входят товары сразу из нескольких групп, в том числе холодильное и моющее оборудование, детские автокресла, металлическая офисная мебель и др. — следствие этих изменений.
Дополнительные разделы
К маркерам, наличие которых было сочтено уместным по результатам последнего испытательного периода, относятся:
- Регистрационные номера деклараций и партий продукции.
- Единицы измерения, соответствующие категории.
- Общая сумма для отслеживания.
Формирование бумажного или цифрового счета оставалось добровольным до 01.07.21, однако после указанной даты обязательным условием стала последняя версия, включая корректирующие копии.
Что требуется от продавца
Чтобы стать участником новой системы документооборота, достаточно обратиться к оператору ТКС с подходящей заявкой, содержащей информацию об организации или индивидуальном предпринимателе:
- Имя (или полное наименование).
- Адрес регистрации (или место жительства).
- ИНН, сведения о сертификате ЭЦП, реквизиты.
- Контактная информация.
Кроме того, обязательным условием является предоставление согласия на обмен информацией с другими сервисами, оказывающими идентичные услуги. После положительного рассмотрения заявки заявителю выдается ЭДО-идентификатор, а также учетная и иная информация, необходимая для авторизации в центре обмена электронными счетами-фактурами. Следует отметить, что в случае изменения какой-либо информации контрагент обязан уведомить об этом оператора в течение трех рабочих дней, для последующих корректировок в течение того же срока на основании полученного запроса.
Оформление ЭСФ
Алгоритм действий продавца предусматривает следующую последовательность:
- Подготовьте документ в соответствии с утвержденной инструкцией.
- Подпишите цифровой подписью.
- Отправьте через платформу ЭДО.
Использование современных бухгалтерских программ позволяет реализовать процедуру в автоматическом режиме: достаточно ввести данные в плановую отгрузку, и система самостоятельно сформирует всю сопроводительную документацию, выгрузив ее в общую базу данных после подтверждения пользователем ее правильности.
Промежуточный этап
Сотрудники компании, выступая в роли посредников, обеспечивая стабильность и бесперебойность документооборота, принимают исходящие запросы, корректируют основные реквизиты и проверяют соответствие содержания, включая проверку образцов подписи. После этого счета по электронной почте перенаправляются оператору, с которым сотрудничает покупатель товара, который также записывает все необходимые данные, подтверждающие действительность и правильность совершения сделки. Сам контрагент получает уведомление после окончания проверки.
Принятие ЭСФ
Соответствие основным параметрам означает возможность согласования плановых и фактических показателей. Клиент сначала сравнивает предложенный вариант с заявкой на позиционное и количественное выполнение, после чего сравнивает еще раз, но уже с реально поступившим ассортиментным списком. Наличие расхождений является основанием для отказа в подтверждении операции, либо для оперативного внесения изменений, которые также отражаются в общей системе учета. После того, как план и факт сойдутся с изначально плановыми данными, покупатель подтверждает отгрузку, также подписывая накладную в электронно-цифровой форме (ЭЦП), при корректировке формируется новый документ — ИФС.
Следует отметить, что в случаях, когда поставщика и покупателя обслуживает один и тот же оператор ЭДО, цикл реализуется с меньшими временными затратами, так как не требует повторной настройки на промежуточном этапе.
Решения возможных проблем
Судебный процесс содержит не только основные нормативные положения, но и своеобразный аналог FAQ, в котором разъясняются алгоритмы решения возможных проблемных ситуаций. Рассмотрим основные моменты содержания пунктов 23-24:
Один из участников системы документооборота не получил подтверждения в сроки, определенные как нормативные. Аналогичную роль могут играть как покупатель, так и продавец, а также оператор платформы ЭДО, отвечающий за регистрацию и сопровождение коммерческих операций. В таких ситуациях участник цепочки, столкнувшийся с указанной проблемой, должен уведомить отправителя уведомления о подтверждении, используя любые доступные для этого средства.
Электронные счета-фактуры не были предъявлены получателю в срок, определенный положениями абзаца третьего статьи 168 НК РФ (5 календарных дней, считая с даты отгрузки). В этом случае необходимо уведомить продавца, указав увеличение сроков выполнения запланированных ЭДО-мероприятий. Если отправитель был уведомлен о том, что оператор со своей стороны получил электронную версию документации, он также информирует об этом клиента.
Следует отметить, что внедряемая система ориентирована на добросовестное сотрудничество, в рамках которого каждая из сторон должна прилагать необходимые усилия для успешного завершения каждого цикла документооборота.
Несмотря на довольно продолжительный пробный период, сегодня нельзя с уверенностью сказать, что все предприниматели знают, как выглядит электронный счет-фактура (ЭСФ), и как оформлять, отправлять и предъявлять документы в цифровом виде. В случаях, когда нет возможности оформить сопроводительную документацию этим способом, используется обычный бумажный вариант. Однако обратите внимание, что этот параметр не применяется к коммерческим продуктам, которые относятся к отслеживаемым категориям. Первоначально указанные и подтвержденные оператором ЭДО параметры копируются продавцом без изменений, распечатываются и закрепляются подписями в правильном порядке. Последующий перевыпуск такого документа, даже когда у второго контрагента есть возможность принятия, запрещен законодательством.
Особенности работы с электронными счетами-фактурами (ЭФС)
Алгоритм работы системы определяет возможность ее полной реализации только при наличии у всех трех участников — отправителя, получателя и оператора платформы, выступающего в качестве связующего и управляющего звена, необходимого набора технических средств, а также доступа к интернету. Общие принципы закреплены в содержании приказа Минфина № 174н.
В целом, можно сказать, что механика не слишком отличается от обычной схемы. В круг обязанностей продавца входит формирование, подписание и отправка цифровой с/ф, после чего ему остается только ждать официального подтверждения от покупателя. Тот, в свою очередь, составляет не только извещение, но и подтверждение для оператора, ответственного за своевременную доставку документации, проверку соблюдения параметров, а также регистрацию коммерческих операций в общем реестре.
Важный момент: правила выставления счета-фактуры в электронной форме (ИС ЭСФ) для ИП и ООО предусматривают оформление в единственном экземпляре, который может быть подписан только юридическим лицом, обладающим соответствующими полномочиями и квалифицированной электронной подписью.
Где взять образцы заполнения
На самом деле необходимости в демонстрационных копиях нет, так как речь идет о стандартизированной форме файла, характеризующейся идентичным набором реквизитов. Относительно заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентированного положениями статьи 169 НК РФ. Никакого физического носителя не требуется, что делает практически невозможным и неуместным представление визуальных материалов в обычном смысле.
Однако некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. В двух словах, они предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточного практического опыта, картинку, на которой показаны поля и функции, поясняющие принципы их заполнения. Однако в данном случае следует учесть, что использование разных версий программного обеспечения вызывает разницу в интерфейсах, поэтому найти и скачать универсальный шаблон для заполнения электронной накладной не представляется возможным.
Преимущества и недостатки
Практика показывает, что автоматическая обработка ЭСФ позволяет сократить время, необходимое для проверки документов и выявления потенциальных ошибок. Кроме того, сокращаются расходы, связанные с организацией печати и доставки бумажных копий. Также стоит отметить упрощенный алгоритм взаимодействия с контролирующими органами: при получении запроса достаточно отправить данные через ТКС, не прибегая к стандартной процедуре копирования и заверения.
Что касается минусов, то в первую очередь к ним следует отнести проблемы, возникающие у участников хозяйственной деятельности при отсутствии доступа к Сети, а также при возникновении технических сбоев и отказов, возникающих по независящим от них причинам. Нарушение цикла формирования ЭСФ требует возврата к обычному формату. При этом исключается ретроспективная публикация документов, так как в обязанности оператора ЭДО-платформы входит фиксация всех дат операций.
Выводы
Ответ на вопрос, нужно ли переходить на электронные счета-фактуры (ЭСФ) для госзакупок, банковских операций или торговли отслеживаемой продукцией, однозначно будет положительным. Внедрение цифрового документооборота упрощает ряд бизнес-процессов, облегчает отчетность и контроль.
Загрузка...