Все больше в сети появляется информация о наличие так называемых удобных электронных документов, которые сокращают время работы в разы. Но вот мало кто знает, как с ними работать. Еще меньше людей знает, как подключить электронный документооборот для себя. Так что это такое и как работает? На эти другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.
Предпосылки для введения электронного документооборота
Многие организации автоматизируют процесс работы за счет внедрения информационных технологий. Они эффективно позволяли сократить время внутренних процессов.
Но вот автоматизация никаким образом не затрагивала работу с партнерами. Приходилось создать десятки договоров, которые переправлялись другой организации в бумажном виде. И проблема была даже не в расходе бумаги, а в сложности перевозки и затраченном на это время. Из-за возникшей ситуации было принято решение о разработке системы электронного документооборота, который значительно улучшал ситуацию.
Что такое электронный документооборот
Открытый источник
Электронный документооборот представляет собой набор документов, подтвержденных специальной подписью и отправленных особым образом. Теперь вся бумажная волокита переходит в обычные документы текстового формата, либо pdf-файлы. Их можно создать в любом редакторе и не тратить время на переписывания, деньги на бумагу.
Чтобы партнер, юрист или любая вторая сторона не сомневались в том, что именно вы подписали электронный документ, специалисты при создании системы придумали внедрить цифровую подпись. Она представляет собой будто бы отпечаток пальца человека, наложенный определенным образом. А если говорить на языке программирования, то это набор битов. Они кодируют файл, и не позволяют другому человеку незаметно вносить в него изменения.
Например, вы составили договор, обсудили его с другой компанией, а затем поставили свою подпись. Далее сотрудники высылают файл партнером. Они должны поставить свою электронную подпись, тем самым подтвердив сделку. Если в файл попробуют внести правки, то поставленная на нем подпись будет повреждена. То есть, облегчается не только процесс передачи документов, но и обеспечивается тем самым безопасность сделки.
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, не многие решаются вести электронный документооборот. Например, если предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения и заключает пару контрактов в год, то отправить пару файлов документов ему несложно. Но большинство людей все же просто не слышали о подобной системе. Во многом, она позволяет сократить время.
Рассмотрим, кому будет полезна ЭДО:
- Крупные компании – переход на электронные документы снижает издержки на покупку бумаги, так как объем внешней корреспонденции в организации достигает обычно несколько сотен документов в месяц.
- Средний бизнес – чем больше появляется партнеров у компании, которая развивается, тем больше документации ей необходимо составлять. Это намного удобнее и сокращает время пересылки, так все процессы будут происходить быстрее и эффективнее.
- Малый бизнес товаров и услуг – даже небольшим организациям будет намного удобнее работать с документацией, так как документооборот позволяет в разы ускорить процесс исполнение сделки.
Электронный документооборот создан для всех тех, кто хочет облегчить процесс, связанный с бумажной волокитой. Поэтому если вы считаете, что вам нужна эта система для внедрения в собственном деле, то независимо от масштаба вашего бизнеса, внедряйте его.
Юридическая сила электронной подписи
Юридическая сила электронной подписи закрепляется на федеральном уровне. Документ, который подтверждает законность проводимых сделок – федеральный закон «Об электронной подписи».
В законе прописано 3 вида подписей в зависимости от того, где они могут применяться. Рассмотрим классификацию в таблице:
| Простая электронная подпись | Неквалифицированная подпись | Квалифицированная подпись |
| Внешние и внутренние электронные документы | Внешние и внутренние электронные документы | Внешние и внутренние электронные документы |
| Арбитражный суд | Арбитражный суд | Арбитражный суд |
| Документы, субъектами которых являются физические лица | Документы, субъектами которых являются физические лица | Документы, субъектами которых являются физические лица |
| Сайт Госуслуг | — | Сайт Госуслуг |
| — | — | Контролирующие органы Российской Федерации ъ\\д |
Обратите внимание! Универсальным вариантом считается квалифицированная подпись. Именно ее наличие проверяют в государственных органах. Но процесс ее получение наиболее сложный.
Виды подписей
Рассмотрим каждую из разновидностей подписей отдельно, чтобы определить, какую именно необходимо приобретать в каждой ситуации.
Простая и неквалифицированная подпись
Это наиболее доступные по ценовой категории варианты. Имеют свои ограничения. Простая электронная подпись представляет собой лишь набор из логина и пароля. А вот неквалифицированная не требует подтверждение удостоверяющим центром.
Такие варианты подойдут только в том случае, если вы не устраиваете никаких торгов, не отправляете налоговую отчетность. Их можно использовать для подписания договоров, актов.
Квалифицированная подпись
Такая подпись – наиболее многофункциональный вариант. Он подходит как для налоговой, так и счетов. Квалифицированный сертификат можно приобрести только в специализированном центре.
Обратите внимание! Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять. Делается это также не платных основаниях в центрах.
Подключение ЭДО
Для внедрения электронного документооборота необходимо приобрести подпись. Найти ее можно в специальном удостоверяющем центре, который находится практически в каждом городе.
Обратите внимание! Организация, предоставляющая вам электронную подпись, должна обязательно входить в список аккредитованных центров Министерства связи Российской Федерации.
Подать заявку на приобретение электронной подписи можно и дистанционно. Для этого нужно зайти на сайт удостоверяющего центра и указать реквизиты своей компании, фирмы. После на почту вышлют счет, который необходимо оплатить. С вами свяжутся менеджеры и назначат дату, когда можно будет забрать ключ.
Для дополнительной безопасности в офисе аккредитованного центра вам могут предложить приобрести токены. Они представляют специальные флешки, которые защищены дополнительным шифрованием. Это обеспечит дополнительную безопасность электронной подписи. Стоимость подобного электронного носителя в районе 1200 руб.
Зачем нужен оператор ЭДО
Документы можно отправлять и по электронной почте, но это не совсем безопасно. Например, если почту взломают, то все подписанные документы с данными попадут в руки злоумышленников. Для защиты были разработаны специальные сервисы операторов документооборотов, которые включают в себя каналы связи и шифрования.
Обратите внимание! Сервисов операторов несколько десятков в России. Все они работают по единому принципу, поэтому не стоит
С оператором никакого договора заключать не нужно. Достаточно зайти на сервис, подключить его и на постоянной основе оплачивать тариф, чтобы пользоваться всеми возможностями сервиса.
Сколько стоит ведение электронных документов
Если вы подключились к оператору, то вам придется платить только за документы, которые подписывают две стороны. Входящие бесплатны. А вот стоимость отправки документа варьируется в районе 6-8 руб.
Как правило, покупается сразу пакет документов. Минимальное количество – 300 шт. Новички, только что подключившие электронный документооборот, совершают ошибку, приобретая малое количество документов. Пакет быстро заканчивается и приходится брать новый. Поэтому выгоднее купить безлимитный годовой пакет, либо договорится с оператором об индивидуальных условиях.
Нюансы и минусы
Электронный документооборот на первый взгляд кажется простой и удобной системой. Но и здесь присутствует свои минусы и нюансы, которые проявляются в процессе работы.
Главная проблема при подключении электронных документов – это то, что этим нельзя заниматься в одностороннем порядке. Человек должен убедить партнера перейти на ЭДО, если они хотят совершить сделку.
Еще один не менее важный нюанс кроется в несовершенстве сервисов, которые взаимодействует с электронным документооборотом. Например, отправка налоговых актов происходит через бухгалтерскую программу. Затем они загружаются в сервис отчетности. Причем существуют ограничения по количеству отправляемых документов, поэтому, если файлов много, придется загружать все по частям.
Обратите внимание! Еще больше трудностей появляется, когда одна из сторон нарушает обязательства по договору. В таком случае, документы необходимо будет отправлять в суды. И хоть государственные органы стараются идти в ногу со временем, дополнительно от вас могут потребоваться печатные копии документов.
Заключение
Если вы все-таки решили подключить электронный документооборот, то внимательно изучите представленную здесь информацию. Инструкция поможет облегчить процесс установки и разобраться во всех нюансах сразу, чтобы избежать типичных проблем в дальнейшем.
Главное – разберитесь, действительно ли вам нужно внедрение данной системы в свой бизнес. Как показывает практика, использование ЭДО требуется в том случае, когда компания отправляет более 100 документов в месяц, либо работает с налоговой.
Загрузка...