Электронная подпись: виды и использование в 2024-2024

Применение компьютерных технологий прочно вошло в нашу жизнь. Электронный документооборот успешно вытесняет бумажный, потому что имеет ряд преимуществ. Первое, и самое главное – это оперативность и быстрота оформления нужных документов без ожидания в очереди, сидя у себя за компьютером. 

У сферы цифровых технологий, кроме преимуществ, есть еще и минус – риск утраты конфиденциальности. Для предотвращения неправомерного пользования электронными сервисами, была внедрена электронная подпись (ЭП). Даже если вы еще не сталкивались с этим понятием, нужно изучить подробно этот вопрос, чтобы быть эрудированным человеком в области электронного документооборота. 

Понятие электронной подписи

В 2011 году был издан Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в котором подробно описаны правила использования ЭП. Электронная подпись являет собой уникальный код, который может получить каждый человек. ЭП, поставленная под электронным документом, придает ему юридическую силу. Это равнозначно тому, что человек собственноручно поставит подпись на бумажном документе. 

Разновидности электронной подписи

По виду ЭП бывает простой или усиленной. В свою очередь, усиленная ЭП бывает двух видов: квалифицированная и неквалифицированная. Таким образом, получается три разновидности ЭП, каждая из которых предназначена для выполнения своих функций.

Простая электронная подпись

Простая ЭП представляет собой пароль, сгенерированный средствами информационной системы. Она является самым простым средством идентификации, которое подтверждает то, что ее создал конкретный человек.

Этот вид подписи может быть приравнен к собственноручной в том случае, если осуществляется регламентирование нормативного правового акта или участники электронного документооборота заключили между собой соглашение. В таком соглашении могут быть указаны правила, определяющие владельца ЭП, и обязанности, установленные для пользователя. Например, важность соблюдения конфиденциальности ключей, включая смс-код или логин с паролем.

Использование ЭП в 2024-2024:

• простая ЭП применяется для подтверждения действий на портале Госуслуги, 
• во время осуществления банковских операций, 
• на сайте ПФ России. 

Также простая ЭП дает доступ при аутентификации в информационных системах, позволяет заверять документы в рамках электронного документооборота на предприятии.

Усиленная неквалифицированная ЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается на основе криптографического шифрования в специальных программах и выдается в удостоверяющем центре. Этот вид ЭП можно получить на основе паспорта, если вы являетесь физическим лицом; учредительных документов, если ЭП планируется использовать в организации; доверенности, если вопросом оформления занимается доверенное лицо.

Когда человеку нужно получить усиленную неквалифицированную ЭП, он должен подать заявление в удостоверяющий центр (УЦ). После рассмотрения заявки и сверки документов заявителю выдают сертификат ЭП и два ключа – открытый и закрытый.

Важно! При получении сертификата ЭП проверьте, чтобы открытый ключ соответствовал закрытому, а также чтобы усиленная неквалифицированная ЭП соответствовала владельцу.

Хранить закрытый ключ нужно в надежном месте в виде цифрового носителя с пин-кодом или на вашем компьютере в виде зашифрованного файла. Этот ключ дает возможность генерировать ЭП для подписания электронных документов.

Открытый ключ ЭП имеет такое название, потому что его могут видеть все, с кем его владелец ведет электронный документооборот. Связь с закрытым ключом в сертификате ЭП дает возможность удостовериться в подлинности электронной подписи владельца ключа.

Использование усиленной неквалифицированной подписи отличается от применения простой электронной подписи таким же образом, как документ с печатью отличается от документа без печати с одной лишь подписью «от руки». Таким образом, усиленная неквалифицированная ЭП служит аналогом печати в бумажном документообороте.

Важно! Чтобы иметь право пользоваться усиленной неквалифицированной ЭП, участники электронного документооборота заключают между собой соглашение, в котором указывается, что данный вид подписи имеет юридическую силу. Заверенные такой подписью документы признаются равнозначными бумажным с подписью «от руки».  

Юридические лица могут использовать усиленную неквалифицированную ЭП для оформления электронных документов внутри компании или при обмене с проверенными контрагентами (с двусторонним соглашением о юридической силе ЭП). Применение этого вида ЭП позволяет юрлицам участвовать в официальных торгах, при совершении оплаты за работы или товары.

Усиленная квалифицированная ЭП

Как и неквалифицированную ЭП, усиленную квалифицированную ЭП можно получить в аккредитованном УЦ. Документы для получения усиленной квалифицированной электронной подписи:

• для физлиц: паспорт и СНИЛС;
• для юрлиц: учредительные документы. Если компания планирует участвовать в торгах, тогда нужно получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, заверенную надлежащим образом, которая выдается на срок 6 месяцев;
• для доверенных лиц: доверенность. 

Для получения усиленной квалифицированной ЭП нужно подать заявление в УЦ и ожидать два дня. Создание этого вида ЭП базируется на применении криптографических алгоритмов и опирается на инфраструктуру ключей. Код ключа состоит из чисел, букв и символов, максимальный размер не превышает 256 бит. Длина ключа не позволяет набрать его или запомнить. По этой причине он хранится на цифровом носителе — на токене с USB-разъемом или смарт-карте. Цифровые носители имеют защиту паролем и сертификат соответствия. 

Подлинность усиленной квалифицированной ЭП подтверждается сертификатом ключа с проверкой ЭП в электронном или бумажном виде. Если у вас есть сертификат ЭП, значит она подлинная. Единственным способом оспорить этот момент является судебное решение. Сертификат ЭП имеет срок действия. Его устанавливает УЦ. Структура сертификата обусловлена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.

Усиленную квалифицированную ЭП ее владелец может применять без подписания дополнительных соглашений. Электронные документы с такой подписью имеют юридическую силу без всяких условностей. Когда вы подтверждаете документ усиленной квалифицированной ЭП, это равнозначно тому, что вы собственноручно подписываете документ. Эти документы принимают в подавляющем большинстве случаев. Исключением могут быть те документы, которые согласно закону должны быть оформлены только на бумаге и иметь оригинальную подпись.

Использование усиленной квалифицированной ЭП в 2024-2024

Этот вид ЭП можно применять при оформлении отчетности и ее сдаче в контролирующие органы. Владельцу подписи на электронном носителе открываются новые горизонты ведения бизнеса: можно принимать участие в электронных торгах в роли заказчика или поставщика; оформлять удаленных сотрудников; работать с интернет-ресурсами и государственными информационными системами. Владельцы крупных компаний организуют внутренний и внешний документооборот на электронной базе.

Какие преимущества дает усиленная квалифицированная ЭП

Подделка усиленной ЭП исключена. Слишком длинная и сложная комбинация не даст злоумышленникам ни единого шанса повторить код в ключе. Усиленная подпись, которой был заверен документ, может определить точное время его создания. После того как ЭП заверен документ, его изменить не получится. Любые попытки мошенничества будут видны при расшифровке. Отправка документа с ЭП не требует физической передачи токена с USB-разъемом или смарт-карты. Оперативность в бизнесе ценится очень высоко, поэтому электронные документы с ЭП будут способствовать развитию деловых отношений. Мгновенная передача важных документов по сравнению с традиционной бумажной корреспонденцией даст значительное преимущество. Электронные документы не теряются, разве что вы сами их случайно удалите.

Какой ЭП подписывать документ

Обновление законодательства об ЭП

В 2019 году в ФЗ «Об электронной подписи» были внесены изменения:

1. Все владельцы признают усиленную квалифицированную ЭП в электронном документообороте.
2. Появление доверенной третьей стороны, оказывающей услуги сторонам сделки.
3. Повышение требований к лицензированию УЦ (удостоверяющие центры вынудят иметь аккредитацию на проведение работ в сфере шифрования).
4. Изменение правил оформления и применения ЭП. ФЗ № 63-ФЗ содержит новые статьи (17.1 – 17.6), ЭП можно свободно использовать в государственных информационных системах. 

Изменения в законе вступили в силу первого января 2024 года. Для выполнения некоторых пунктов необходимо усовершенствование IT-систем. Переходный период будет длиться до 2024 года.

Таким образом, переход от бумажного документооборота к электронному стал причиной появления надежного способа скрепления сделок – электронной подписи. Государство подготовило специальную законодательную базу. Многие тысячи граждан РФ оценили удобство новой технологии.