Внутренние документы компании – это документы, регулирующие ее внутреннюю деятельность и деятельность ее отдельных подразделений.
Юридическая сила документа
Юридическая сила документа – это свойство быть достоверным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен соответствовать законодательству, быть принятым компетентным органом и оформленным в установленном порядке.
Юридическую силу документа может гарантировать установленный для каждого вида документа набор реквизитов, то есть обязательные элементы оформления документов:
- наименование организации — автора документа,
- подпись,
- дата,
- регистрационный номер документа,
- печать утверждения и т. д.
Юридическая сила копий:
- копия должна содержать точный текст оригинала (включая форму, в которой составлен документ), расшифровку печатей, подписи должностных лиц;
- свидетельство юридической силы копии документа — отметка о его заверении.
Заверение копий должно осуществляться самой организацией или, при необходимости, нотариусом. Для того чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркивается и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Он определяется как информация с подробностями, зафиксированными на материальном носителе посредством документирования.
Оформление документов регламентируется ГОСТ Р6.30-2003 «Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, действует до 1 июля 2018 г.). С 1 июля 2018 г вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов информации, библиотечного дела и издательского дела. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст). Унифицированные формы кадровых документов приведены в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
Виды внутренних документов
По степени публичности различают документы:
- открытый (не секретный);
- документы ограниченного доступа.
Документы с ограниченным доступом имеют разную степень секретности:
- совершенно секретно;
- секрет;
- документы для служебного пользования (ДСП);
- с пометкой «конфиденциально».
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, делятся на документы со сроком хранения до 10 лет и более 10 лет. В зависимости от круга лиц (включая отделы, филиалы), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:
- индивидуальные;
- общие.
Таким образом, положение об отпусках, разработанное в компании и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательным для работников всей компании в целом и не меняется с приходом новых сотрудников. Положение о совете директоров распространяется только на этот орган, и, например, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. По добровольному подписанию, Внутренние документы можно разделить на:
- организационные;
- распорядительные;
- справочно-информативные.
Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, в компании необходимо наличие единой системы внутренних документов, порядка их создания и утверждения.
Как создавать внутренние документы
Внутренние документы разрабатываются сотрудниками различных подразделений на основании управленческих решений и в соответствии с правилами разработки документов, принятыми в компании. Юридическая служба компании (юрист) разрабатывает внутренние документы, создание или исполнение которых требует юридических знаний, либо утверждает документы, подготовленные специалистами подразделений компании.
Работа юриста с внутренними документами компании
Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя последовательность действий.
Получить инструкции по разработке документа, уточнить цели и содержание документа
Например, для подготовки дополнения к правилам внутреннего трудового распорядка «Рабочее время» юрист должен обсудить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя относительно продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, продолжительности обеденного перерыва. При этом лицо, дающее задание, должно быть проинформировано, если эти требования противоречат трудовому законодательству. В силу служебных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.
Обзор сопутствующих внутренних документов
Например, для подготовки типового трудового договора для компании юристу следует изучить положения «Об отпусках», «О кадрах», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы соответствовали друг другу.
Сбор персональных данных
Нужно будет также организовать сбор реквизитов и персональных данных, при необходимости для создания документа.
Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании
В большинстве случаев юрист согласовывает проект документа с производственным отделом, отделом кадров, бухгалтерией. В некоторых случаях со службой безопасности, например, документы о защите коммерческой тайны.
Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа
Процесс оформления документа подразумевает его выдачу в соответствующей форме, либо включение в его текст необходимых сведений; в некоторых случаях страницы документа должны быть пронумерованы и переплетены. В документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, также может быть указана дата составления документа. Эти данные прописываются мелким шрифтом внизу страницы или на ее обороте.
Тиражирование и регистрация документа
Исполнитель должен зарегистрироваться в соответствующей службе, которая делает отметку о документе в реестре регистрации, присваивает документу номер и отмечает дату публикации.
Передача документа для его исполнения
Эту функцию выполняет начальник, исполнитель или делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, согласно которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом подчиненному.
Осуществление контроля в случае наличия соответствующего приказа
Если документ является внутренним документом юридического отдела, поверенный помещает оформленный документ в папку, которую ведет отдел.
Загрузка...