Если работник потерял выданный ему листок нетрудоспособности, он не сможет подтвердить законное право своего отсутствия на рабочем месте, а работодатель, в свою очередь, не сможет назначить и выплатить ему пособие. Проблемы с назначением пособия могут возникнуть даже в том случае, если в выданном листке нетрудоспособности есть ошибки. В таких ситуациях поможет предоставление работодателю дубликата больничного листа.
Социальные выплаты, в том числе выплаты по временной нетрудоспособности гражданина, предоставляются за счет средств ФСС (Федеральный закон № 255 от 29.12.2006). Компенсация выдается при документальном подтверждении страхового случая в виде больничного листа, оформление которого регулируется приказом Минздрава РФ № 624 (29.06.2011).
Напомним, что дубликат — это вторая или последующая копия письменного документа, имеющая ту же юридическую силу, что и оригинал. Следовательно, дубликат листка нетрудоспособности должен содержать всю информацию, содержащуюся в листке нетрудоспособности, поврежденного (утраченного), с учетом необходимых исправлений (Письмо ФСС от 08.09.2011 № 15-03-11/12- 887).
А как получить дубликат больничного листа для замены испорченного или утраченного бланка? Разрешение ситуаций в случае утери документа по причине нетрудоспособности также определяется законом.
Действия в случае потери больничного листа
Медицинская организация выдает гражданину бюллетень в день закрытия больничного или в день обращения работника. В этом случае право на получение причитающихся пособий продлевается до 6 месяцев после выздоровления (Федеральный закон № 255 от 29.12.2006). Поэтому в случае утери документа до передачи в бухгалтерию работодателя гражданин вправе обратиться в медицинское учреждение с заявлением о выдаче дубликата. Его выдает комиссия, состоящая из лечащего врача, руководителя врачебной комиссии лечебного учреждения и регистратора. При заполнении новой формы с учетом письма ФСС РФ № 14-03-11 / 15-16055 (23.12.2011):
- Строку со словом «дубликат» необходимо отметить (символом «V».
- В дате выдачи указывается день выписки (переоформления).
- Срок выплаты возмещения указывается прописью, даже если в утраченном варианте этот период был представлен несколькими записями с разными временными интервалами.
- Для отметки переоформленного акта допускается использование специального штампа медицинского учреждения.
- Дубликат является подтверждением, эквивалентным основной справке о нетрудоспособности (утерянной). Оплата за весь период болезни будет производиться на основании повторно полученного документа по общим правилам в полном объеме.
Важно! До недавнего времени для оформления заменяющего документа необходимо было предоставить справку с места работы, подтверждающую, что выплаты по страховой ситуации не производились. Медицинское учреждение может по-прежнему ее попросить, так как прямого запрета на запрос такого подтверждения нет.
Утрата больничного листа по вине работодателя
В случае утраты работодателем документа о болезни работника, специальная комиссия, собранная приказом руководителя организации, принимает решение по ситуации.
Если непредвиденные обстоятельства в виде наводнения, пожара или других стихийных бедствий или техногенных катастроф признаны причиной повреждения документа, составляется протокол с описанием ситуации для передачи в медицинское учреждение. С указанным документом и своим паспортом сотрудник просит у лечащего врача дубликат бумаги.
В случае утери документа на предприятии, работник получает причитающуюся сумму платежа на основании дубликата в том случае, если больничный лист не принимался во внимание бухгалтерией (письмо ФСС № 15-03-11 / 12-7761, 17.07.2013).
Новая форма не выдается взамен принятой на регистрацию бухгалтером, а затем утерянной работодателем. По законодательству, дубликат выдается при обнаружении неправильных записей или при его утере самим работником, но не в ситуации, когда работодатель сталкивается с проблемами с документом.
Подтверждающие справки из медицинских учреждений не являются финансовыми документами, поэтому не могут быть приняты в качестве подтверждения расходов на социальное страхование (Федеральный закон № 165 от 16 июля 1999 г., письмо ФСС № 15-03-11 / 12-7761).
Получение дубликата больничного листа доступно только самому работнику и только до того момента, когда бухгалтерия предприятия учтет листок нетрудоспособности. После этой процедуры замена листа не производится, так как ФСС эти расходы не принимает и не компенсирует.
С учетом правил организации архивного дела, первичные документы должны храниться не менее 5 лет после отчетного периода (Федеральный закон № 402 от 06.12.2011). Если в ходе проверки, проводимой ФСС, выясняется, что нет справок о нетрудоспособности по уважительной причине, расходы по их оплате не учитываются.
Чтобы избежать подозрений в умышленной утрате работодателем документа с целью не предоставления отпуска по болезни и отказа в выплате пособий, от работника, принимающего больничный лист, могут потребовать получить документ с указанием должности, даты и его собственноручной подписи. При наличии злого умысла виновный работник и работодатель могут быть привлечены к административной ответственности (ст. 192, ст. 236 ТК РФ).
К сведению! Судебная практика показывает, что выплата пособия возможно при отсутствии оригинала или дубликата больничного листа. Определение ВС РФ № 305-КГ16-17521 (28.12.2016) подтвердило невозможность выдачи дубликата в случае его утери работодателем и законность расчета выплат при предъявлении определенных документов, в том числе писем из медицинского учреждения (с указанием реквизитов утерянного документа, данных гражданина, сведений о болезни) и копии корешков выданных листков нетрудоспособности.
Утеря документа медицинским учреждением
Утеря листка нетрудоспособности по вине сотрудников медицинских учреждений не может стать поводом для опровержения наличия у гражданина страхового положения. Учреждение обязано выполнить требование гражданина по запросу дубликата.
В случае, если медицинский работник испортил бланк, акт переоформляется в соответствии со следующими требованиями к заполнению (Приказ Минздрава РФ № 624 от 29.06.2011):
- Допускается использование геля, перьевой ручки или капиллярной ручки для написания текста, но не шариковой ручки.
- Допускается использование чернил только черного цвета.
- Регистрации производятся заглавными русскими буквами, допускается использование латинских букв в названии организации-работодателя.
- При написании текст не должен выходить за границы специально отведенных мест (ячеек).
- При обнаружении ошибок лист считается поврежденным и подлежит замене (на новый).
- К расчету пособия застрахованному лицу прилагается листок нетрудоспособности на отдельном листе.
Работа с электронной формой больничного листа
Цель использования электронного документа о болезни гражданина та же: подтвердить работодателю состояние здоровья работника с целью компенсации недополученного заработка. Разница лишь в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронной базе данных с первого дня визита пациента в клинику.
После закрытия больничного листа информация по каналам связи передается в ФСС и на рабочее место пациента. Положительным моментом нововведений является то, что о безопасности не нужно беспокоиться. Сам сотрудник не станет тратить время на получение бумажной копии, и вероятность случайной потери или повреждения больничного листа исключена. Бюллетень, составленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе данных, не может быть утерян. К электронной версии имеют доступ лечащий врач, отдел ФСС и бухгалтерия работодателя.
Плюсы для работодателя: нет необходимости вести реальный архив и долго хранить бумажные копии, исключена возможность случайной или умышленной утраты (порчи) документа.
Когда выдается дубликат больничного листа?
Дубликат больничного листа выдается при исправлении медицинской организацией своих ошибок, а также при потере работником больничного листа. Обращаем ваше внимание, что в случае ошибок при заполнении листка нетрудоспособности документ считается поврежденным, и всегда выдается его дубликат (ст. 56 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. 624н). Это означает, что медицинское учреждение не может просто удалить неправильную запись, внести правильную и заверить исправления своей подписью и печатью.
При этом следует учитывать, что никакие ошибки в больничном листе не являются препятствием для назначения пособия. Например, неполное или неправильное название организации-работодателя, написанное со слов сотрудника, не является ошибкой, если можно идентифицировать организацию и установить, что сотрудник действительно там работает.
Также следует отметить, что ошибки, допущенные в разделе «Заполняется работодателем», наниматель исправляет самостоятельно, и в этом случае дубликат не выдается. Для исправления ошибок, допущенных работодателем при регистрации, неправильная запись зачеркивается, правильная запись вместо неправильной вносится на обороте листка нетрудоспособности, что подтверждается записью «исправлено», подписью и печатью работодателя (п. 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 29 июня 2011 г. № 624н).
Как получить дубликат больничного листа в случае утери или повреждения?
Потеряв, испортив или обнаружив ошибки в больничном листе, сотрудник обращается в медицинскую организацию, выдавшую этот больничный лист, и подает заявление. Обязательной формы его нет, поэтому оно оформляется в произвольной форме. В заявлении, адресованном руководителю медицинского учреждения (главному врачу, заведующему филиалом), должно быть указано следующее:
- дата и номер оригинала больничного листа (при наличии такой информации);
- период нетрудоспособности;
- имя, фамилия и специальность лечащего врача, выдавшего больничный лист;
- причина, по которой запрашивается дубликат больничного листа.
Чем более полная информация об изначально оформленном больничном указана в заявлении, тем быстрее медицинское учреждение сможет восстановить больничный и оформить дубликат. Дубликат листка нетрудоспособности выдается застрахованному лечащим врачом и председателем врачебной комиссии.
Пример заявления о выдаче дубликата больничного листа:
Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. 624н. Строки «Основная», «Дубликат», «Продолжение листка нетрудоспособности N» раздела «Составлено врачом медицинской организации» заполняются в соответствии с п. 2-4 ст. 57 Приказом № 624н. В соответствии со статьей 57 приказа п. 624н, когда заполнена оборотная сторона листка нетрудоспособности, в строке «Дубликат» ставится знак «V» в том случае, если из-за повреждения или утраты листка нетрудоспособности лечащий врач и председатель врачебной комиссии оформляет застрахованному дубликат листка нетрудоспособности.
- В случае выдачи дубликата листка нетрудоспособности в строке «Основная» и в строке «Дубликат» ставится отметка «V», если дубликат выдан вместо основного листка нетрудоспособности.
- В случае выдачи дубликата вместо листка нетрудоспособности, являющегося продолжением, в строке «Дубликат», в строке «Продолжение листка нетрудоспособности N» ставится знак «V» и номер предыдущего листка нетрудоспособности.
- В столбцах «С какого числа» и «До какого числа» таблицы «Освобождение от работы» весь период нетрудоспособности отображается в одной строке. При повреждении листка нетрудоспособности (первичного) в строке «Первичный» ставится соответствующая отметка «V», так как эта отметка влияет на выплату пособия по временной нетрудоспособности, и если отметка в «Основной» строке дубликата листка нетрудоспособности не проставлена, информация об этом листе нетрудоспособности, внесенная в реестр листков нетрудоспособности, программой не учитывается.
- Если ошибочный листок нетрудоспособности являлся продолжением ранее выданного листка, номер предыдущего листка нетрудоспособности указывается в дубликате в строке «Продолжение листка нетрудоспособности N».
- Если в период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности, и один из них был поврежден, медицинская организация выдает справку, подтверждающую замену поврежденного листка нетрудоспособности на дубликат.
Причин для выдачи дубликата — всего две
Дубликат оформляется в двух случаях:
- у работника утрачено первичное свидетельство о нетрудоспособности;
- больничный содержит ошибок.
Других причин для выдачи дубликата листка нетрудоспособности нет. Это вытекает из пунктов 56, 57 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. 624н. Аналогичные пояснения содержатся в письме ФСБ России от 17 июля 2013 г. 15-03-11 / 12-7761. Работник может подать дубликат или ранее утерянный листок нетрудоспособности в течение шести месяцев после выздоровления, а также по окончании периода карантина, протезирования, последующего ухода или ухода за больным членом семьи (часть 1 статья 12 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Несвоевременное представление документа лишает работника права на получение пособия. При отсутствии больничного листа или его дубликата право на получение пособия также не возникает.
Загрузка...