При подготовке должностной инструкции для делопроизводителя организации необходимо обратить внимание на некоторые особенности его деятельности и отразить определенные ключевые моменты. Типовой бланк должностной инструкции делопроизводителя 2024 года предлагаем скачать внизу статьи бесплатно в формате word.
Должностная инструкция делопроизводителя. Как правильно составить?
В разделе «Общие положения» необходимо указать требования к образованию делопроизводителя.
Например, это может быть высшее образование или среднее образование, сочетающееся со специальной подготовкой по определенной утвержденной программе.
Необходимо обозначить основные нормативные документы, которыми должен владеть делопроизводитель, отметив среди прочих Единую государственную систему делопроизводства. Также необходимо отметить, на основании чего и кем назначается (освобождается) на должность, кому подчиняется в своей трудовой деятельности делопроизводитель.
На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → специалиста по кадрам, → кладовщика, → уборщика, → секретаря, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу.
В разделе «Обязанности делопроизводителя» должностной инструкции следует обратить внимание на весь процесс оформления документации в организации, последовательно отразить, что:
- делопроизводитель принимает и регистрирует входящую корреспонденцию,
- оформляет карточки регистрации документов,
- в соответствии с резолюцией начальника передает корреспонденцию на исполнение,
- производит учет прохождения документов,
- контролирует исполнение резолюции начальника и сроков подготовки ответов,
- осуществляет рассылку исполненную корреспонденции адресатам.
К должностным обязанностям делопроизводителя, которые нужно внести в бланк должностной инструкции, необходимо отнести также систематизацию и хранение дел архива в целях осуществления возможности оперативного поиска документов, подготовки справок по делам архива. Делопроизводитель ответственен за сохранность проходящей служебной корреспонденции.
Раздел «Права делопроизводителя» оформляется стандартно, указывается право на ознакомление с решениями руководства, относящихся к деятельности делопроизводителя, право на оборудование рабочего места и обеспечение необходимым инвентарем, в целях исполнения своих обязанностей право запрашивать необходимую информацию и документацию.
В раздел «Ответственность делопроизводителя» должны быть включены помимо ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение возложенных должностной инструкцией обязанностей, также ответственность за совершенные в деятельности правонарушения, за материальный ущерб для предприятия, за несоблюдение правил трудового распорядка, принятых в трудовым коллективом, за нарушение нормативных актов.
Загрузка...