Дефектная ведомость на списание основных средств – образец

Автор статьи

Виктория Ананьина

5 минут на чтение
283 просмотров
Содержание Содержание

Для списания или отправки на ремонт необходимо оформить соответствующим документом, подтверждающим для этого причин. Таким документом является дефектная ведомость. Организация может использовать утвержденный акт по форме № ОС-16, а также самостоятельно разработать бланк, которые будут основанием для списания или ремонта. Рассмотрим что из себя представляет документ и его оформление.

Нормативное регулирование оформления дефектной ведомости

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к учету и оформлению первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2001 N 26н утверждает ПБУ 6/01

Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 утверждена форма ОС-16

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н План счетов бухучета.

Роль дефектная ведомость в организации

Дефектная ведомость является документом, позволяющим компании обосновать и подтвердить расходы на ремонт, независимо от вида ремонта. Такой документ отразит необходимость проведения не фиктивного ремонта или списания и будет основанием для включения в расходы компании.

Также, информация, отраженная в ведомости способствует устранению причин, основополагающих для ремонта и выбытия основного средства.

Любые основные средства со временем изнашиваются и морально устаревают. Если списывать объект рано, то можно восстановить функции, вышедшие из строя.

Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин

Читайте также статью: → Дефектная ведомость на списание запчастей: образец, бланк.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подтверждение расходов на ремонт

Для включения расходов в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, необходимо оформить документы, подтверждающие такие затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы, которые подтвердят расходы на ремонт:

  • акт о выявленных неисправностях или дефектная ведомость
  • приказ о проведении ремонта в произвольной форме.
  • график ремонтных работ
  • смета, отражающая затраты труда, стоимость материалов и стоимость ремонта в целом
  • накладная на отпуск материалов на сторону
  • акт приема-передачи отремонтированных объектов по форме № ОС-3
  • инвентарная карточка по форме № ОС-6, которая отражает информацию о выполненном ремонте

Организации вправе использовать форму ОС-16 или разработать дефектную ведомость, утвердив ее приказом и приложением к учетной политике.

Дефектная ведомость оформляется в одном экземпляре, если организация производит ремонт собственными силами и в двух (или более), если ремонтные работы выполняются сторонней организацией: 1 у компании и 1 у подрядчику с подписанием акта (ведомости) представителями с обеих сторон.

Порядок заполнения дефектной ведомости

Дефектная ведомость относится к первичным документам, которая в соответствии с законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ в форме ОС-16, не обязательна к использованию с 01.01.2013г. для организаций негосударственного сектора, т.е. разрабатывается самостоятельно при желании.

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ для оформления первички (независимо от использования унифицированных или самостоятельно разработанных форм документа) определены следующие обязательные реквизиты:

  1. полное название документа
  2. дата, когда составлен документ
  3. организация, составившая документ
  4. содержание проведенной операции (списание основного средства или ремонт)
  5. величина и единицы измерения объекта основного средства
  6. должности лиц, оформивших операцию
  7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в ОС-16 или аналогичном документе имеются такие особенности оформления:

Отражается какое оборудование: наименование            , номер паспорта или маркировка, тип, марка, дата изготовления и поступления оборудования. Обнаруженные дефекты к каждому оборудованию, указанному в акте. Также указываются предлагаемые работы по устранению дефектов, исполнители и сроки исполнения.

Этот документ свидетельствует о правомерности списания затрат на ремонт, а также, что НДС со стоимости этих работ не начисляется при выполнении работ сторонними организациями и не обязана начислять НДС на ремонт.

Важно! Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, отсутствие которых – основание для не признания документа для подтверждения понесенных расходов, а также потребуются другие документы.

Описание неисправностей в дефектной ведомости

Дефектная ведомость обосновывает характер работ. При проведении работ, которые меняют технологические особенности, то работы относятся к реконструкции или модернизации, что будет основанием для увеличения первоначальной стоимости на стоимость проведенных работ.

Цель ремонта необходима для поддержания в рабочем состоянии основного средства на срок полезного использования без изменения первоначальных технических показателей. Стоимость работ по ремонту будет учтена в составе расходов на ремонт при налогообложении.

Формирование комиссии для составления дефектной ведомости

В состав членов комиссии включаются работники своей организации и представитель сторонней:

  • работник, работающий на неисправном оборудовании
  • МОЛ
  • бухгалтера
  • представители организации, которая будет заниматься ремонтом

Представитель организации, которая будет заниматься ремонтом, вправе подтвердить неисправность состояния в дефектной ведомости и даст характеристику планируемого ремонта, внесет предложения по восстановительным работам и квалифицированно укажет сроки исполнения.

В ведомости нужно подписи членов комиссии указать с расшифровкой, хотя ФНС не откажет на этом основании списание на расходы, т.к. ведомость – внутренний документ.

Формирование резерва на ремонт

Организации имеют право сформировать резерв на ремонт и отразить это в учетной политике. Предполагаемую сумму резерва на год нужно обосновать документами, в числе которых дефектные ведомости.

Также, при причиненном ущербе работником, с него нужно взыскать ущерб. Дефектная ведомость будет обоснованием размера ущерба, и его сумму нужно взыскать с работника. Размер такого ущерба определяет комиссия. По результатам проверки, комиссия подпишет акт инвентаризации и дефектную ведомость – основания для расчета размера ущерба и удержания из зарплаты.

Учет ремонта в организации

Учет расходов на ремонт зависит от способа выполнения: подряд или собственными силами.

При проведении ремонта хозспособом расходы включают:

  • стоимость запчастей и расходных материалов, учтенных в составе МПЗ
  • зарплата сотрудников, выполняющих ремонт
  • страховые взносы, начисленных с зарплаты названных сотрудников

При наличии у организации ремонтной службы, расходы на ремонтные работы оформляются:

Д23 К10 (16, 69, 70…)

По результатам ремонта расходы со счета 23 списываются в зависимости от целей использования основного средства:

Д20 (25, 26, 29, 44…) К23

Если ремонтной службы нет, то расходы на ремонт на счете 23 не учитываются. Но при возникновении расходов оформляется:

Д20 (25, 26, 29, 44…) К10 (16, 69, 70…)

Пример отражения расходов на ремонт, выполненный хозспособом

ООО «Альфа и омега» не имеет ремонтного отдела и текущий ремонт морозильной камеры проведен собственными силами. Резерва на ремонт в организации нет. Применяется метод начисления.

До проведения ремонта составлена дефектная ведомость, которая отразила поломку компрессора, который восстановлению не подлежит, необходима полная замена.

Организация приобрела в июле компрессор на замену стоимостью 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.) и передала для ремонта. Счета 15 и 16 организацией не применяются. В июле морозильная камера была отремонтирована. Бухгалтер получил акт о замене. Оплата труда (в т.ч. страховые взносы) лиц, проводивших ремонт, составила 1500 руб.

Ремонт оформлен следующими проводками:

ОперацияДебетКредитСумма
приобретен компрессор10-5605000
учтен НДС1960900
принят НДС к вычету68 субсчет Расчеты по НДС19900
перечислена оплата за компрессор60515900
списан компрессор, установленный при ремонте4410-55000
учтены расходы на оплату труда4470 (69)1500

При выполнении ремонта подрядчиком расходы на оплату отражаются:

Д20 (25, 26, 29, 44…) К60

Пример отражения расходов на ремонт, выполненный подрядчиком

ООО «Альфа и омега» отремонтировало морозильную камеру посредством подрядной организации ООО «Бета». Стоимость работ составила 6000 руб. (в т. ч. НДС – 1080 руб.). Резерва на ремонт у организации нет. Применяется метод начисления.

ОперацияДебетКредитСумма
учтены затраты на ремонт44606000
учтен НДС стоимости ремонта19601080
принят НДС к вычету68 субсчет Расчеты по НДС191080
перечислены деньги за ремонт60517080

 Ошибка при списании материалов для ремонта

Списание материалов, израсходованных на ремонт, оформляется Актом о списании материальных запасов, который будет основанием для отражения в учете выбытия этих материалов. Но чтобы обосновать ремонт и объем затрат нужно оформить соответствующие документы, разработанные самостоятельно и закрепленные в учетной политике, например акт о обнаруженных неисправностях, дефектная ведомость и смета на проведение ремонта.

Читайте также статью: → Ведомость амортизации основных средств.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Обязательно ли оформлять дефектную ведомость?

Ответ: Ее можно не оформлять, но тогда нельзя будет затраты на ремонт списать на затраты, которые снижают налогооблагаемую базу. Также подтвердит необходимость ремонта, а не модернизации, которая увеличивает стоимость основного средства.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи