Аванс по зарплате в 2024 году — расчет по новому

Все субъекты экономической деятельности, привлекая к труду наемных работников, обязаны выплачивать им денежное вознаграждение с периодичностью два раза в месяц. Первую выплату в счет заработной платы принято называть авансом. В трудовое законодательство были внесены поправки, которые установили новый порядок расчета аванса в 2024 году

        Какие требования существуют в действующем законодательстве к авансовым выплатам

Конкретные даты выплат денежного вознаграждения наемным сотрудникам закрепляются внутренними регламентирующими актами (трудовой договор, положение об оплате труда, коллективный договор). Установленные даты должны быть известны наемным работникам.

Законодательство также требует, чтобы продолжительность времени между обязательными выплатами денежного вознаграждения не было более чем 15 календарных дней.

        В каких случаях работнику могут не выплачивать аванс в счет заработной платы

Аванс на законных основаниях может быть не выплачен наемному работнику в ситуации, когда у сотрудника за указанный период времени не было рабочих дней и он, соответственно, не осуществлял свою трудовую деятельность.

         Важно! При расчете аванса запрещается использовать фиксированный процент от суммы заработной платы. Размер аванса должен всегда определяться количеством фактически отработанного времени работником.

Какие денежные выплаты должны учитываться при расчете аванса (письмо Министерства труда от 10.08.2017г. № 14-1/В725):

— оклад сотрудника, применяемую тарифную ставку работника;

— надбавки и доплаты к основному окладу, которые  не связаны с итоговыми показателями труда в расчетном месяце. Например, это доплаты за совмещение, за стаж работы, за профессионализм, работа в ночную смену и иные доплаты.

         Какие денежные выплаты не следует учитывать при расчете аванса в счет заработной платы (письмо Министерства труда от 10.08.2017г. № 14-1/В725) :

— Вознаграждения по итогам месяца и премиальные выплаты. Только по окончанию отчетного периода становится понятным, есть ли основание и возможность выплаты премии сотрудникам. Например, такой вид премии, как квартальная премия, выплачивается по окончанию квартала. Следовательно, ее учесть для расчета аванса нельзя.

— Применяемые на данной территории  районные коэффициенты и доплаты. Поскольку они применяются ко всей сумме дохода сотрудника за отчетный месяц, то узнать, сколько они будут составлять в итоге точно, невозможно. В связи с этим, они начисляются на всю зарплату за месяц.

Пример расчета аванса. Условиями трудового договора с сотрудником предприятия установлено, что основную часть заработной платы он получает 4-го числа, а первую часть (аванс) — 21-го числа. Экономист предприятия, оклад которого составлял 24,0 тыс. руб., с 1 по 14 марта 2024 года совмещал выполнение своих обязанностей с обязанностями ведущего экономиста, оклад которого равен 30,0 тыс. руб. За выполнение обязанностей ведущего экономиста работник получит доплаты равную -25,0% от размера оклада ведущего экономиста. По итогам месяца экономисту была начислена премия в размере 2,0 тыс. руб.

Сделаем расчет авансовых выплат для экономиста с учетом надбавок и доплат.

Согласно производственному календарю в марте месяце текущего 2024 года – 20 рабочих дней. С 1 по 14-е число экономист работал 10 дней.

Расчет аванса будет следующим:

1) оклад экономиста за 10 отработанных им дней составит 24,0 тыс. руб./20х10дн. = 12,0 тыс. руб.

2) размер доплаты за совмещение должности ведущего экономиста составит 30,0 тыс. руб. / 20 дн. х 10 дн. х 25% = 3750 руб.

3) размер аванса будет складываться из результатов 2-х предыдущих действий, т.е. суммы оклада экономиста за 10 фактических дней работы и доплаты в размере 25,0 % за выполнение обязанностей работы ведущего экономиста, итого получим : 12 000 + 3750 = 15750 руб.

4) по итогам марта экономисту выплатят: 24,0 тыс. руб./20 х 10дн. + 3000 руб. = 15 000 руб.

        Надо ли при выдаче аванса сотрудникам удерживать НДФЛ

Согласно разъяснениям Министерства финансов РФ (Письма Министерства финансов от 24.03.2016г. № БС-4-44/4999; от 13.07.2017г. № 03-04-05/44802), Федеральной налоговой службы (письмо ФНС от 29.04.2016г. № БС-4-11/7893) в общем случае НДФЛ с аванса не надо удерживать.

НДФЛ следует удерживать с дохода работника по окончании рабочего месяца в его  последний день при окончательном расчете.

        Рекомендации по выбору дней месяца по выплате авансовых платежей и заработной платы

— не желательно выплачивать аванс 30-м числом, поскольку это число будет и последним днем некоторых месяцев. Это означает, что последний день месяца сотрудниками налоговой инспекции могут признать его датой получения фактического дохода. Как показывает судебная практика, решение судов остается за позицией сотрудников налоговой инспекции (ВС от 11.05.2016г. № 309-КГ16-1804).

— не желательно выбирать 15-е число при выборе даты за первую половину месяца авансовых платежей. Эта дата будет вынуждать работодателей выплачивать основную заработную плату через 15 дней (согласно требованиям законодательства), а значит, 30-го числа отчетного месяца. В то же время, табели будут в бухгалтерской службе не ранее 1-го числа уже следующего месяца. Т.е. данная ситуация существенно осложнит работу бухгалтера по зарплате, поскольку он не сможет физически произвести расчеты в столь короткое время и выплатить зарплату работникам 30 числа.

         Важно! При удержании и выплате НДФЛ с аванса работодатель обязан будет вернуть на расчетный счет перечисленную сумму НДФЛ, т.к. она не будет признана налогом. Законодательство разъясняет, что в данной ситуации налоговый агент, которым будет являться работодатель, не имеет право использовать собственные средства для оплаты подоходного налога (п.9 ст. 226 НК РФ).

        Существует ли законодательно утвержденный порядок выплаты аванса

         Положения действующего трудового законодательства РФ не содержат требований о порядке выплаты аванса. На практике выплата аванса не имеет отличий от порядка выплаты основной заработной платы за полностью отработанный месяц, а именно (при выплате аванса через кассу предприятия):

1) по форме Т-53 составляется ведомость на получение денежного вознаграждения в форме аванса;

2) после фактического получения денег сотрудник ставит подпись в специально отведенном для этого месте;

3) ведомость с подписями сотрудников после выдачи аванса прикладывается к расходному кассовому ордеру (форма КО -2)

4) данное движение денег отражается в бухгалтерском учете проводкой Дт70 Кт50 (при выдаче денег через кассу)

5) Выплата аванса может быть произведена и на зарплатную карточку работника. Предварительно работодателю необходимо будет получить в письменном виде согласие работника на получение аванса через банк. При этом в бухгалтерском учете следует выполнить проводку Дт70 Кт51.

        В каких случаях дни выплаты аванса не совпадают с датами, закрепленными во внутренних локальных документах

— Не всегда возможно произвести выплаты аванса в те даты, которые указаны во внутренних локальных документах. Это связано с тем, что иногда даты выплаты аванса приходятся на праздничные, нерабочие или выходные дни. В таких случаях работодатель должен произвести необходимые выплаты до их наступления, т.е. накануне.

— Если работодатель примет решение о выплате аванса раньше, чем это установлено во внутренних документах отдельно взятого предприятия. Это впоследствии может нарушить интервал со сроками выплаты основной зарплаты и сотрудники инспекции по труду могут принять это за нарушение. Поэтому при выплате аванса рекомендуется строго придерживаться утвержденных дат.

— Если сотрудник напишет заявление с просьбой выплатить аванс ранее установленных сроков. Правомерность действий в данной ситуации будет определяться размером аванса, который просит работник.

В случае, когда сотрудник, имея оклад в 29,0 тыс. руб. обращается с письменным заявлением о выдаче ему аванса в размере 99 тыс. руб., в счет будущей зарплаты, то для работодателя выполнение обращения сотрудника влечет ряд негативных последствий:

— риск, что сотрудник вскоре может уволиться и не заработать сумму денег, выданную ему в качестве аванса;

— сотрудники трудовой инспекции могут применить штрафные санкции за несоблюдение требований о выплате зарплаты;

— с сотрудниками налоговой инспекции возникнут конфликты в отношении сроков и уплаты подоходного налога.

        Какие штрафные санкции предусмотрены за нарушение сроков выплаты или невыплату аванса работникам на предприятии

Важно! Работодателя ожидают штрафные санкции даже при наличии у него письменного заявления от сотрудника, с просьбой о выплате заработной платы одноразово в течение месяца.