Даже самая богатая компания, имеющая самый прибыльный продукт, думает о разумной экономии. Только в этом случае у вас будет больше средств и возможностей для поддержания собственного бизнеса на плаву и дальнейшего развития.
Не секрет, что чем крупнее компания, тем выше ее расходы. Кроме того, второстепенные статьи бюджета, включающие печать документов, вместе взятые занимают их львиную долю. А учитывая текущий курс доллара, файлы для печати могут быть поистине «золотыми».
Сколько денег уходит на печать документов?
Согласно статистике, опубликованной Hewelett-Packard, каждая компания, которую можно отнести к средней и крупной, тратит примерно 6% своей прибыли на бумажные расходы. Кому-то эта цифра, выраженная в процентах, может показаться маленькой, но это совсем не так.
Если среднемесячный доход компании составляет 10 миллионов рублей, то на печать документов необходимо около 600 тысяч рублей! Назвать такую фигуру маленькой или незначительной очень сложно.
Разумно оптимизировать расходы на печать поможет новая и пока не очень популярная услуга — аутсорсинг полиграфии.
Что такое аутсорсинг печати и как он работает
Данная услуга сэкономит деньги только средним, крупным и очень крупным компаниям с большим потоком внутренних и внешних документов. Аутсорсинг печати иногда называют «копировальной услугой».
Подсчитать точную цифру стоимости печати порой бывает не только сложно, но и просто невероятно. Происходит это потому, что закупки делают разные отделы:
- Канцелярию (бумагу) приобретает офис-менеджер, секретарь, любой другой сотрудник АОЗ.
- IT-отдел отвечает за своевременную закупку и ремонт полиграфического оборудования.
- Отдел закупок заботится о картриджах для заправки принтера, как и о любых других расходных материалах.
В разных городах и районах десятки, сотни и даже тысячи рабочих ежедневно дублируют работу друг друга. Оргтехника время от времени требует не только настройки или дозаправки, но и ремонта. Затраты возрастают, когда средства компании используются нерационально: в принтере закончились чернила и договор выглядит блеклым, вы «тестируете» листы печати, когда нужно проверить работоспособность печатного оборудования и т д
Аутсорсинг полиграфии – это не что иное, как комплексное обслуживание полиграфического оборудования. Вся его выгода в том, что клиент платит только за копии сделанных документов.
Как ведется учет печати и как снять счетчик копий с принтера?
Все новые модели полиграфического оборудования имеют счетчик копий. Вы можете снимать показания с этого счетчика вручную, а можете делать это автоматически.
Ручной способ, предполагающий обычную печать страницы конфигурации, не самый удобный, но самый правильный. Популярно использование различных программ, помогающих контролировать принтеры (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor и т.д.).
Все перечисленные программы показывают количество чернил, содержащихся в картриджах, наличие отпечатанных листов, примерное время до замены картриджа и т.д.
Существенным недостатком, которым обладает автоматический метод, является обязательная интеграция с интернетом. Не все государственные или частные учреждения будут подвержены риску утечки внутренних данных.
Очевидные преимущества использования
Независимо от выбранного метода печать на аутсорсинге, возможно, является более эффективным средством учета процесса печати документов. Кроме того, это позволяет сотрудничать с другим поставщиком услуг печати и оптимизировать время работы ИТ-отдела, который занимается не только регулярным обслуживанием принтера, но и подзарядкой, настройкой и ремонтом.
При этом можно совершенно забыть о количественной эффективности патронов, их технических характеристиках и перезарядке.
Данный формат услуги предусматривает оплату по факту выполнения работы, то есть деньги выплачиваются за качественно напечатанные документы. Как и другие договоры, договор аутсорсинга устанавливает четкие условия оказания услуг, их стоимость и сроки оплаты.
Компания, заключившая такой договор, полностью освобождается от множества мелких забот: покупка бумаги, оборудования и прочих расходных материалов, не заботясь о ремонте оборудования, экономии электроэнергии и печати документов для личных нужд сотрудников.
Какая печать не будет оплачена?
Фактически договор предусматривает только качественную печать. Качественный печатный лист не должен содержать:
- несколько точек на бумаге;
- полосы и принт;
- различные странные звуки;
- замятия бумаги и механические повреждения;
- искажение изображения;
- частицы тонера.
Какими способами оплачивается услуга?
В стоимость копии документа, которую оплачивает заказчик, уже включены все затраты на материалы, обслуживание и ремонт оборудования.
Контрагент может предложить несколько возможных способов оплаты своих услуг:
- В большинстве случаев компании заключают традиционные соглашения, которые включают стоимость каждой копии.
- Крупные компании с большим документооборотом заинтересованы в едином ценовом соглашении. Другими словами: за неограниченное использование оборудования компания уплачивает единую ежемесячную плату.
- Клиентам, которые четко знают свои небольшие потребности, лучше использовать контракт с фиксированной ценой. В этом случае в обязательный ежемесячный платеж входит лимит страниц по специальной цене, а если компания печатает больше указанной нормы, то поток печатных документов, выполненный сверх нормы, приобретается по обычной цене.
Подводные камни и скрытые минусы
Несмотря на множество достоинств сервиса, у него есть и много скрытых минусов:
- Из-за высокой стоимости пользоваться сервисом рекомендуется только крупным организациям. Цена определяется исключительно на оригинальные картриджи и запчасти для вашей техники.
- Каждый поставщик оставляет за собой только свою продукцию, и переход на другую марку принтеров может стоить немалых денег. Учитывая текущую ситуацию на мировом валютном рынке, зависимость от иностранного производителя вряд ли можно считать безопасной. Никакая оргтехника и ее бесплатное обслуживание не стоят риска.
- При установке оборудования настаивайте на лазере. Дело в том, что гораздо проще и удобнее вести четкий учет распечаток.
- Некоторые модели принтеров не имеют счетчиков печати.
- Ни один из провайдеров не учитывает печать в размерах, отличных от A4. Если организации необходимо распечатать документ формата А3, он будет засчитан как 2 листа формата А4.
- Переход на аутсорсинг офисной печати — длительный процесс. Практика показывает, что согласование всех пунктов договора может занять до двух месяцев, при этом у организации возникнут большие трудности с переносом филиалов в регионы. Эксперты отмечают, что в среднем процесс внедрения услуги может занять длительное время (3-6 месяцев). Руководители филиалов в регионах могут конфликтовать с инновациями. Причин может быть много, но самая распространенная из них — личная заинтересованность в работе с тем или иным провайдером. Для таких чиновников централизация прессы может быть только кошмаром, а это может стать серьезной проблемой. Прежде чем принимать столь серьезное решение о переходе на аутсорсинг офисной печати.
Попробуйте рассчитать затраты на офисную печать по месяцам, кварталам и годам. Число должно быть точным! При этом учитывайте все скрытые расходы (потребление электроэнергии, количество времени, затрачиваемое на обслуживание принтеров, распечатку сотрудниками личных файлов и т.д.). Ознакомьтесь с текущими предложениями по аутсорсингу офисной печати. Никогда не выбирайте провайдера исключительно из-за низкой цены. Такое сотрудничество чревато головной болью. Опыт и репутация важны, как и количество успешных проектов.
Загрузка...