Понятие «кадровый аудит» прочно вошло в разговорное наследие отечественных фирм и компаний. Но не все знают, что это такое. В общепринятом понимании кадровый аудит проводится с целью оценки соответствия работников занимаемой должности. Но на самом деле это понятие имеет гораздо более широкое значение.
Что такое аудит?
Кадровый аудит проводится специально обученными сотрудниками компании. Это связано с необходимостью проверки результатов управления сотрудниками, их взаимодействия и перспективности занимаемых ими должностей для деятельности компании.
По своему характеру аудит персонала в организации можно отнести к консультационным операциям, а не к обязательным функциям. Аудит помогает проанализировать ситуацию, которая сложилась в компании, и дает руководству возможность принять решение о найме или замене сотрудников. Однако право принятия окончательного решения о смене персонала принадлежит исключительно руководству компании.
Задачи аудита
Перед аудитом были поставлены следующие задачи. В первую очередь задача проверки персонала состоит в том, чтобы сделать вывод о соответствии специалистов задачам компании. При этом стоит убедиться в том, что: соблюдают ли сотрудники инструкции, заложенные для них нормативно-правовой базой компании, действуют ли они в рамках своих полномочий, выходят ли за рамки своих обязанностей, насколько быстро персонал может реагировать на текущей ситуации и принимать правильные решения. Основной задачей аудита является своевременное устранение проблем и пробелов в кадровой политике компании.
Субъектом аудита является весь персонал, так как именно он является основным средством обеспечения эффективности компании и ее прибыли от своей деятельности.
Кадровый аудит – это разновидность менеджмента, а точнее, способ контроля и управления рабочей силой.
Как и любой процесс, аудит проводится на основе определенных руководящих принципов. Одним из основополагающих принципов аудита является профессионализм его проведения.
Подбор и проверку персонала осуществляют профессионалы, специально подготовленные для выполнения работниками своих должностей. Кроме того, эксперты по аудиту должны обладать должной независимостью и не проявлять пристрастности или снисходительности по отношению к персоналу, которого они проверяют.
Проведение кадрового аудита основывается на принципах честности и прозрачности, никто не вправе влиять на решения аудиторов о соответствии персонала занимаемым должностям.
Критерии оценки кадров
При осуществлении своей деятельности аудиторы в первую очередь обращают внимание на соответствие квалификации персонала требованиям занимаемой должности или профессиональным характеристикам. При этом аудиторы, как правило, обращаются к разработанному единому квалификационному справочнику профессий. Кроме того, аудиторы оценивают полезность и взаимодополняемость персонала. Также необходимо выяснить, насколько эффективно персонал использует свое рабочее время.
Следует отметить, что при оценке персонала аудиторы учитывают, насколько правильно руководство обеспечивает кадровую политику и каковы показатели текучести кадров.
По результатам проверки аудиторы принимают решение о соответствии персонала занимаемой должности и требованиям законодательства, а также дальнейшие меры по совершенствованию подбора персонала, устранению дефицита кадров, совершенствованию их управления, а также повышению уважения начальства среди подчиненных.
Информация для аудита
К данным, на основании которых проводится кадровый аудит, также предъявляются определенные условия. Необходимо, чтобы информация, полученная в ходе проверки, относилась именно к тому периоду времени, в котором она проводится. Вы также должны убедиться, что эти данные получены в полном объеме, независимо от того, являются ли они полностью необходимыми или нет, и относятся ко всем сотрудникам.
Необходимую информацию принято получать тремя способами. Первый из них – получение информации в виде графиков, схем, таблиц, схем, как правило, в документальном или электронном виде.
Также одним из способов восприятия информации о персонале является отслеживание в режиме реального времени того, как сотрудники или подчиненные взаимодействуют со своим начальством.
Другой способ — пообщаться с сотрудниками и получить от них непосредственные впечатления о климате в коллективе, политике в компании и т д
Способы аудита
Аудит ведения кадрового делопроизводства проводится специалистами по трем направлениям. Первый из них имеет организационную направленность и предназначен для проверки документов на предмет их соответствия законодательству. Помимо проверки законности, такие действия помогают определить эффективность, с которой осуществляется управление персоналом.
Второй подход – это оценка мотивации и психосоциальной ситуации в коллективе, отношения к результатам своей деятельности, нацеленность на общий успех компании.
Третье направление носит экономический характер и состоит в проверке успешности компании.
Классификация аудита
Эксперты рекомендуют регулярно проверять персонал и документацию. Большинство экспертов сходятся во мнении, что оптимальным периодом для проведения проверок является один раз в два-три года в зависимости от размера компании, ее оборота и, соответственно, текучести кадров.
В зависимости от периодичности аудита возможна следующая классификация.
В первую очередь ревизию можно разделить на текущую, которая проводится через определенные промежутки времени, а также оперативную, которая проводится при возникновении такой необходимости.
В зависимости от полноты объема проверяемых данных аудит кадровой политики подразделяют на полный, локальный и тематический.
По методам проведения контроль бывает выборочным и комплексным.
Применительно к уровню аудита может осуществляться контроль со стороны высшего руководства, руководителей отделов или самой контрактной службы.
Аудит потенциала персонала может осуществляться соответственно внешними экспертами и внутренними специалистами. Главное, чтобы они были компетентны в этом вопросе.
Алгоритм аудита
Любой тест имеет свои особенности. Как правило, проверка кадровой организации проводится в несколько этапов.
Первый – подготовка. На данном этапе перед экспертами встает задача формулирования задачи проверки, подбора необходимых специалистов для ее выполнения и оформления документов.
Далее происходит непосредственная проверка информации, в ходе которой аудиторы собирают необходимые документы, организуют встречи и беседы с сотрудниками, проводят опросы и т.д.
На третьем этапе происходит проверка собранных данных и сравнение результатов с регламентом. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты аудита и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.
Аудит занимает две-три недели, реже месяц. Продолжительность аудита может варьироваться в зависимости от численности персонала. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отражаются в итоговом отчете. Им посвящена отдельная глава.
После многократных проверок аудиторы составляют копию окончательного резюме. Такая форма документирования результатов контроля исключает возможность ошибок. Как правило, результаты представляются на листах формата А-4. Для средней компании объем составит примерно 50 листов.
Отчет подтверждает аудит и содержит его результаты. В этом документе содержится информация о состоянии кадровой политики в компании, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации в компании.
Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит следующие элементы:
- какие документы или отделы подлежали проверке;
- какие пробелы были обнаружены;
- экспертное заключение о способах исправления пробелов в документации;
- данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
- насколько реальна угроза юридической ответственности в случае дальнейшего бездействия;
- информация о возможности восстановления утерянных данных или документов.
Все это поможет оптимизировать работу любой компании и тем самым повысить ее прибыльность.
Загрузка...