Аудит готовой продукции и ее продажи

Любое современное предприятие в результате производственного процесса получает некоторый готовый продукт. При этом к категории готовых могут быть отнесены только те изделия, которые укомплектованы и полностью соответствуют утвержденным техническим условиям. Продукция должна быть передана на склад, сертифицирована. В некоторых случаях качество может быть подтверждено не сертификатами, а другой документацией.

Готовый продукт – это важно

Как правило, это готовая продукция, которую компания предлагает клиентам, покупателям. В состав могут входить различные продукты и полуфабрикаты, работы, услуги, связанные с отраслью и производственным процессом. Промышленные услуги — это ситуации, когда некий магазин отдает потребителю пар, воздух, воду, перевозит товары и обслуживает покупателя другим способом.

Бухгалтерия и готовый продукт

Бухгалтерия на любом современном предприятии регулярно проводит ревизии учета готовой продукции и ее реализации. Ключевые задачи:

• управление выпуском;
• с учетом ассортимента, уровня качества, количества;
• учет номенклатуры, хранящейся на складе;
• организация взаимодействия с клиентами;
• выполнение планов отгрузки, продаж, производства;
• учет расходов, связанных с реализацией, отгрузкой товаров;
• контроль результатов продаж.

Инвентаризация как метод учета

Благодаря инвентаризации готовой продукции и ее реализации эффективно выявляется, соответствует ли наличие продукции на складе информации, имеющейся в учетной системе. В то же время вы можете найти продукты, которые повреждены, имеют неправильный дизайн или лишние. Инвентаризация выявляет недостачу и реклассификацию. В ходе проверки изучают все документы, на основании чего делают выводы о том, верны ли объемы остатков, вовремя ли оплачены счета, нет ли просрочек.

Инвентаризация — это не только метод обнаружения готовой продукции на складе производителя, но и просчет объемов, мерок, уточнение веса, комплектности и сортов и других параметров хранимых изделий.

Главное – точность информации

Аудит готовой продукции и ее реализации организуется через бухгалтерию, чтобы руководитель предприятия регулярно имел достоверную информацию о том, насколько велики объемы производства, насколько успешно реализуется произведенная продукция, какой доход может получить предприятие, если продаст все, что есть в его магазинах.

Для эффективных проверок необходимо внедрить специальную систему, предназначенную для контроля готовой продукции. Он должен состоять из сторон, ответственных за:

• план;
• прогноз;
• правила расходования средств;
• бухгалтерский учет;
• контроль производства;
• выполнение.

Каждый элемент тесно связан с другими. Аудит учета выпуска готовой продукции эффективен только тогда, когда разработанная и внедренная система создана с учетом требований учета и позволяет своевременно контролировать состояние производственных процессов и наличие товаров на складах, планы выпуска продукции и обеспечения товаров.

Надежная система учета позволяет:

• контролировать оплату;
• писать документы на продукцию;
• рассчитывать суммы, связанные с производством и реализацией товаров;
• определить реальные затраты производственного процесса;
• оценить рентабельность продукции по подвидам;
• определить наличие резервов и возможностей снижения стоимости позиций.

Разделяй и властвуй

Ревизия производства готовой продукции осуществляется не только путем внедрения системы учета, но и путем назначения лиц, ответственных за выполнение этих задач. Внутри компании обычно выбирают:

• экспедиторы;
• лавочники

Сотрудники компании отвечают за отпуск, получение товаров и продукции, оформляют документы по всем позициям и следят за сохранностью склада. Чтобы быть уверенным в ответственности сотрудников, руководитель компании заключает с персоналом договоры, регулирующие ответственность.

При этом аудит готовой продукции и ее реализация должны быть независимыми, для чего рекомендуется привлекать внешних специалистов с соответствующим уровнем квалификации. Эти специалисты проверяют бухгалтерские записи и определяют, как деятельность компании отражается в финансовых отчетах.

Без аудита – никуда

Одним из самых известных специалистов в этой области является американский ученый Джордж Робертсон. Он еще раз повторил в своей работе, что цель аудита готовой продукции, как и любой другой, заключается в снижении рисков, сопровождающих хозяйственную деятельность. Это означает, что надлежащие и регулярные проверки могут снизить риски для бизнеса до приемлемого уровня, который можно прогнозировать с высокой степенью точности. Кроме того, аналитики могут делать выводы о вероятности положительного развития бизнеса исходя из текущих условий.

Аудит выпуска готовой продукции минимизирует риски предпринимателя, связанные с недостоверностью финансовой информации, неверно отражающей количество продукции и ее движение. Благодаря аудиту компания работает более эффективно. Вы можете делать правильные прогнозы, а также принимать управленческие решения на основе исчерпывающих данных.

Проверка: нельзя переоценить

Любой бизнес может работать надежно и без рисков только тогда, когда у него есть достоверные данные по финансам и продуктовой отчетности. Это позволяет точно узнать стоимость:

• что производится;
• что реализовано.

Если руководители получают неверные данные хотя бы по одной из категорий затрат, неправильно оценивается выручка компании в целом, нарушается отчетность, искажается налоговая база. Если фактическая себестоимость слишком высока, велика вероятность того, что в ближайшем будущем объем произведенных товаров резко уменьшится. Предотвратить это помогает аудит выпуска готового продукта.

• выявить факторы риска;
• оценить объемы продукции, не подлежащие учету.

Последние – это товары, которые были произведены, затем реализованы, но не отражены в бухгалтерском учете. Как правило, это делается с использованием излишков материалов, приобретенных через:

• заниженные показатели доставщиков;
• отказаться от большего количества сырья, чем необходимо;
• замена дорогих материалов дешевыми.

Выявление таких нарушений является одной из важных задач повышения эффективности производства. Для ее решения обязателен аудит выпуска и реализации готовой продукции. В противном случае в компании произойдет воровство, а качество производимого ею продукта снизится, что приведет к потере деловой репутации и накопленной клиентуры.

Аудит и злоупотребления

Как показывает статистика, чаще всего проверка готовой продукции и финансовых результатов помогает выявить нарушения на государственных предприятиях. Однако в последние годы тенденции таковы, что подобные злоупотребления фиксируются и в частных компаниях: акционерных обществах, частных компаниях, индивидуальных предпринимателях и других видах. Во многом это связано со следующим фактором: если реализованная продукция произведена из списанного лишнего сырья, то она не учитывается и прибыль не облагается налогом. Также нет необходимости выплачивать дивиденды акционерам.

Аудит готовой продукции выявляет все эти нарушения. Чаще всего она осуществляется по инициативе заинтересованного лица: акционеров или государственных органов, правоохранительных органов, судебных органов. Эксперты сходятся во мнении, что работа аудитора в условиях такого конфликта интересов значительно усложняется.

Аудит: начало

Аудит готовой продукции начинается с контроля такого факта: учитывается ли выпуск продукции, насколько качественно ведется учет, какие счета при этом задействованы, как классифицируются те или иные поступления и расходы.

Аудитор должен проанализировать готовую продукцию и сопоставить их оценки и мнение компании, выявить разницу в показателях и определить, правильно ли понимание руководством себестоимости товаров. Плановые и фактические затраты почти всегда отличаются, и задача аудитора состоит в том, чтобы выявить эту разницу и предоставить менеджерам правильные данные. Для этого сравните данные главной бухгалтерской книги и баланса компании. Затем они проверяют запись в форме № 10 и списки отгрузок.

Аудитор проверяет, правильно ли компания заполняет документы, в том числе складские документы. Особое внимание на то, что они сопровождают операцию доставки товара на склад. Все позиции должны быть отражены на счете 221. Товар должен быть проверен, укомплектован, принят в соответствии с документацией.

Контроль выпуска

В ходе проверки специалист знакомится с тем, как на предприятии налажен процесс приема и выдачи складских документов за определенный период. Часто именно здесь появляются «дыры», в которых образуются неучтенные продукты. В бухгалтерском учете это не отображается, поэтому при ревизии готовой продукции специалист лично осматривает количество продукции и официально фиксирует полученные данные. Для этого:

• организовать инвентаризацию;
• определить наличие неучтенных активов;
• сравните складскую документацию.

Обязательно проанализируйте счет 221, так как именно он показывает, насколько точно бухгалтерия, а через него и руководители компании, относятся к объемам готовой продукции и ее свойствам. При этом ревизору предстоит ознакомиться с условиями, в которых хранятся товары, исправны ли для этого помещения, каков порядок проведения процедур в рамках процесса хранения.

Программа проверки

Нормативное регулирование ревизии готовой продукции осуществляется посредством принятых в компании «Положений о ревизии», а также приказов и распоряжений начальника, обязывающих проводить инвентаризацию, а также плановые и внеплановые проверки. Этот процесс сопровождается оформлением большого количества официальных документов, среди которых программа проверки по праву занимает первое место. Составляется аудитором, обсуждается на собрании руководства компании, утверждается генеральным директором (или другим генеральным директором) компании. Ниже приведен пример программы.

Где взять данные?

Контроль главной книги, баланс

Книга, баланс

Бухгалтерский контроль (аналитический, синтетический)

Первичная документация, книга по форме №10, счета-фактуры, счета-фактуры

Товарный контроль, безопасность продукции, учет запасов

Первичная документация, складские документы, декларации, описи, договоры

Складской учет

Первичная документация, складские документы

Отслеживание того, насколько хорошо продукт доставлен

Первичная документация, счета-фактуры, книга по форме №10, планы ограждений и лимитов

Аудит: задачи, цели

Верификация является эффективным инструментом для выявления качества и правильности проводки позиций на складах. Менеджеры получают представление о том, правильно ли рассчитана выручка, какова реальная себестоимость. При этом исследуют:

• целостность публикации;
• оценка работы;
• легальность работы, делопроизводство;
• соблюдает ли компания налоговое законодательство.

Чаще всего в компании обнаруживаются следующие недостатки:

• первичная документация не сохраняется или сохраняется некорректно;
• размещение не вовремя;
• инвентаризация организована с нарушением сроков;
• доход рассчитывается без соблюдения правил учетной политики;
• счета неверны.

Аудит позволяет контролировать бухгалтерский учет и выявить, насколько он отражает реальное положение дел в компании. Это необходимо для принятия эффективных управленческих и бизнес-решений.

Что заслуживает особенного внимания?

При аудите готового продукта проверьте:

• правильно ли оформлены внутренние документы в компании;
• как учитываются производственные и сбытовые расходы;
• Как аннулируются расходы;
• соответствует ли договорная дисциплина применимому законодательству;
• законность ведения бухгалтерского учета в компании;
• если учтены требования Налогового кодекса;
• учетная политика и ее эффективность.

На чем основан аудит?

Аудит проводится на основании следующей нормативной документации:

• кодексы РФ (налоговый, гражданский, федеральный);
• внутренние положения (по бухгалтерскому учету, аудиту, отчетности);
• методические рекомендации, регламентирующие бухгалтерский учет;
• ПБУ 02/18, 10/99, 9/99;
• унифицированные формы;
• планы счетов.

Какие можно допустить ошибки?

Как показывает статистика, чаще всего при проверке ошибки обнаруживаются в следующих областях:

• готовая продукция оценивается методом, не соответствующим учетной политике;
• предприятие на балансе учитывает продукцию, изготовленную из давальческого сырья;
• продукция запущена, продана, отгружена клиентам не в полном объеме, несвоевременно;
• отсутствует как таковой аналитический учет;
• инвентаризация проводится некачественно;
• неправильный учет поврежденной и просроченной продукции;
• неправильное понимание компанией деловой практики (обычно связанное с использованием сырья в процессе работы).

Аудит: основополагающие принципы

Эффективным будет результат только такого аудита, который организован с учетом основных принципов аудита, и первое место среди них занимает принцип комплексности. Это означает, что только мероприятие, учитывающее все этапы жизненного цикла продукта внутри компании, покажет реальные результаты. Аудитор должен проверить все, начиная с производства товаров и заканчивая их отгрузкой покупателю. Нужно связать этапы производства, реализации, отразить это в документации по проверке.

Кроме того, принцип аудита – непрерывность. Поскольку инспекторов в компании обычно несколько, для них выбирают разные задачи, связывая этапы во времени таким образом, чтобы все хозяйствующие субъекты находились в центре внимания. Если аудит планируется растянуть на длительный период времени (например, на год), график аудита время от времени корректируется.

Наконец, третий принцип аудита — это принцип оптимизации. Это означает, что аудитор должен определить такой план аудита, который эффективен при проведении аудита, охватывает максимальный объем информации и в равной степени удовлетворяет интересы как аудируемого предприятия, так и аудиторской фирмы.

Подводя итоги

Любая компания, стремящаяся к эффективности рабочего процесса и максимизации прибыли, должна регулярно проводить внутренние и внешние аудиты. Это поможет держать ситуацию в компании под контролем, исключать работников, нарушающих правила, предотвращать нарушения законов и использование служебного положения в интересах народа. В первую очередь руководители компании должны осознать важность аудита, так как именно они могут инициировать аудит и добиться того, чтобы государство помогало аудитору справиться с его непростой работой.