Пользователем файловой информации может стать любой гражданин, которому необходимо получить определенную информацию. Для получения сертификата файла необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, которое действует на основании удостоверяемых им документов.
Какая информация хранится в архиве
В соответствии с законом об архивных организациях государственные органы, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, обязаны предоставить заявителю сведения, содержащиеся в архивных документах. Эта услуга должна быть бесплатной.
Свидетельство о подаче заявления представляет собой официальный документ, составленный на специальной форме и содержащий полную информацию, запрашиваемую заявителем. Помимо справки, граждане имеют право на получение копий архивных документов, относящихся к заявителю. Необходимость получения таких документов может быть связана с обращением в органы соцзащиты, оформлением пенсионных начислений и получением определенных пособий.
Конфиденциальность данных
Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует отметить, что вся хранимая информация является конфиденциальной, поэтому доступ к ней должен быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая осторожность обусловлена тем, что в информационном банке содержатся персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, заработной плате, судимости и другие биографические характеристики. В этом смысле не допускается получение файлового сертификата без согласия физического лица. Сотрудники, имеющие доступ к файлу, обязаны соблюдать правила предоставления информации.
Пользователи архивной информации
В связи с тем, что в файлах хранится самая разнообразная информация, выдача файловых сертификатов происходит для большого количества пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие сотрудники компаний, полиции и налоговых органов, пенсионных фондов, страховых агентств и рядовые граждане.
У каждого отдельного пользователя свои правила предоставления информации.
Правила выдачи архивных справок, копий и выписок
Вся запрашиваемая в файле информация выдается на основании письменного запроса. Этот документ устанавливает суть запроса и все реквизиты, необходимые для поиска. В заявлении также указываются персональные данные заявителя, инициалы, адрес, номер телефона. Заявление должно быть подписано личной подписью заявителя.
Выдается трудовая книжка (подшитая), содержащая сведения о стаже работы, при условии предоставления максимально точных сведений о месте работы соискателя. Также в этом случае необходимо указать должность и период работы. При смене фамилии в заявлении необходимо написать прежние инициалы.
Информация, запрашиваемая из файла, должна быть предоставлена в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Если для получения конкретной информации требуется дополнительное время, заявитель уведомит запросчика о продлении.
Как выглядит архивная справка, образец бланка
Справка, полученная из государственного архива или из личных документов хозяйственного предприятия, должна быть написана на бланке организации и иметь четкое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче запроса.
Архивный документ заполняется на основании оригиналов или заверенных копий. Архивная справка должна содержать точную информацию об использованных документах, причем информация должна быть представлена в хронологическом порядке. Все имена, упомянутые в справочнике, пишутся в развернутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были обнаружены несоответствия, они переносятся в справку в том виде, в котором они указаны в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в качестве доказательства в суде.
Какие нарушения могут сделать документ ничтожным
Официальный файл документа не может содержать исправлений, подчисток и неразборчивых фраз. Также в тексте не допускаются комментарии и различные выводы работников архива.
После текстовой части документа размещаются файловые рисунки используемых записей. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью. Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждую страницу. Архивный запрос составляется в двух экземплярах, один из которых выдается по запросу, а второй хранится в архивном реестре.
Выдача архивной копии документа
Архивные учреждения по требованию граждан выдают копии оригиналов документов и архивные выписки. Данные блоки информации оформляются на бланке организации. Если делается копия исторического документа, то такой бланк использовать не нужно.
Выписка из архива важна, если исходная информация находится в большой информационной записи. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть сведений, которая представляет интерес для заявителя.
Копии документов предоставляются заявителю вместе с сопроводительным письмом. Если запрошенная информация отсутствует в файле, в сопровождении сообщается причина, по которой запрос не был выполнен.
Архивная справка 9 формы
Форма № 9 является достаточно популярным документом среди населения. В этой справке содержится информация о лицах, зарегистрированных в конкретной квартире, о размере имущества, правах собственника и его родственных связях с другими дольщиками.
Такой документ можно запросить во время подачи документов на приватизацию или при доказывании прав на наследство. В случае купли-продажи недвижимости в настоящее время не требуется файл-справка № 9. Для получения формы № 9 вам необходимо будет обратиться в паспортный стол по месту прописки и предъявить там паспорт и справку с места жительства право собственности на объект.
Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ в выдаче справки №9 в связи с возникшей задолженностью по квартплате. На самом деле такой довод нельзя признать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ вне зависимости от наличия задолженности.
В случае незаконного отказа необходимо запросить письменное подтверждение причины отказа, также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.
Загрузка...