Всегда важно знать информацию о том, что происходит в своей компании, в частности о движении денежных средств. Инвентаризация позволяет своевременно выявить отклонения, а также избежать ошибок в годовой отчетности и возможных претензий со стороны контролирующих органов. Особенно актуальными такие проверки является для компаний, в которых сотрудники работают с наличными деньгами. В статье рассмотрим, как проводится инвентаризация денежных средств в кассе компании, а также как составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе.
Когда проводится инвентаризация
Причины, по котором в компании проводится инвентаризация денежных средств в кассе могут быть разными. Например, она проводится по инициативе директора с целью выполнения определенных задач:
- Выявление ошибок в расчетах, которые привели или могут привести с нарушению учета в компании.
- Осуществить проверку соответствия реального движения денежных средств с тем, что отражается в учете.
- Проверить каким образом на практике происходит соблюдение обязанностей таких материально-ответственных лиц, как кассиры. Основная цель при этом – повышения порядка среди персонала.
В некоторых случаях инвентаризация должна проводиться по умолчанию:
- Перед формированием бухгалтерской отчетности.
- При смене материально-ответственного лица (кассира). При этом инвентаризация проводится в тот же день, что и передача дел увольняемого сотрудника вновь принимаемому.
- Если имеют место уголовные происшествия или порча ценностей. Под первым понимают хищение или кражу.
- В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
- Если компания приняла решение о закрытии, перед составлением ликвидационного баланса.
Важно! Кроме того, в компании также может предусматриваться и плановая инвентаризация, например, ежеквартально, или внеплановая. В зависимости от того, кто явился инициатором инвентаризации, она может быть внутренней и внешней.
| Внутренняя инвентаризация | Проводится по решению руководителя внутри компании |
| Внешняя | Имеет выездной характер и проводится по требованию учредителя или для следственных целей |
Законодательная база
К основному нормативному документу, которым следует руководствоваться при проведении инвентаризации, является методуказания Минфина №49. Этот документ содержит правила проведения инвентаризации и особенности ее проведения по различным активам и обязательствам (Читайте также статью ⇒ Как проводится инвентаризация на предприятии).
Приказ о проведении инвентаризации
В каждой организации должен быть организован внутренний контроль деятельности. Порядок данного контроля фиксируется в учетной политике компании, включая и порядок проведения инвентаризации кассы, имущества, а также иных активов или пассивов.
Если руководитель компании принимает решение о проведении инвентаризации, он издает соответствующий приказ. В данном распорядительном документе указываются причины проведения инвентаризации а также сроки, в которые данный процесс должен быть проведен. Отдельным приказом руководитель утверждает инвентаризационную комиссию, которая и будет проводить данную процедуру. В данную комиссию должны включаться представители руководящего состава и бухгалтерии. Кроме того, в комиссию можно также включить внутреннего или внешнего аудитора, сотрудника службы безопасности, юриста, экономиста и т.д.
Важно! Комиссия может быть утверждена только один раз, если от одной инвентаризации к другой, все ее члены сохранили свои должности. В этом случае издание нового приказа не потребуется.
Если компания состоит из небольшого количества сотрудников, то проверка руководителем может быть проведена самостоятельно без создания специальной комиссии. В этом случае вся ответственность будет возлагаться только на него. Если кто-то из членов комиссии будет отсутствовать, то ее заключение может быть признано недействительным (Читайте также статью ⇒ Инвентаризация перед годовой отчетностью).
Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе
На период времени, пока проводится инвентаризация денежных средств в кассе, ее работа приостанавливается. От ответственного лица комиссии предоставляются все РКО и ПКО, которые еще не были внесены в кассовую книгу. При этом кассир пишет расписку, что документы переданы комиссии, а денежные средства оприходованы.
После этого происходит непосредственный пересчет материальных ценностей в кассе и сверка их со сведениями бухгалтерского учета. Число денежных документов, а также бланки строгой отчетности пересчитываются по каждому типу бланка, по месту хранения и по ответственным за хранение этих бланков. Наличие БСО по факту сверяют с данными журнала, в котором они должны регистрироваться. По этим данным происходит составление сличительной ведомости, в которой отражается предполагаемое число и реальное число бланков, а также денежных документов. Таким же образом происходит подсчет денежных средств в кассе, а также внесение сведений в инвентаризационную ведомость (цифрами, а затем прописью) и указываются последние ордеры. В случае обнаружения отклонений, разница вносится в ведомость расхождений по результатам инвентаризации. Согласно ведомости составляют акт инвентаризации денежных средств в кассе (ИНВ-15).
Что еще подлежит проверке
Помимо подсчета БСО и денежных средств, проверке подлежит также следующее:
- Наличие подписи главбуха на ордерах (кассиром или руководителем). Если руководитель сам проводит такие операции, то он и заверяет документы.
- Проверка журнала операций по счету «Касса».
- Сверка первичной кассовой документации с выписками со счетов.
- Оперативность оприходования наличных кассиром.
- Соблюдение целевой выдачи денежных средств.
- Правильность внесения записей в кассовую книгу.
- Наличие приказов о назначении ответственных лиц.
- Соблюдается ли лимит остатка наличности.
- Наличие договора о материальной ответственности.
Акт инвентаризации денежных средств в кассе
Акт инвентаризации денежных средств в кассе составляется на бланке ИНВ-15, который включает в себя следующую информацию:
- ОКУД, ОКПО, ОКВЭД;
- наименование организации;
- наименование отдела, в котором проводится инвентаризация;
- документ, на основании которого проводится проверка (приказ руководителя, постановление и т.д.);
- номер документа, дата его составления;
- расписка кассира о том, что им предоставлены все документы, а также об оприходовании всех денежных средств;
- сумма денежных средств в кассе по подсчетам комиссии;
- сумма денежных средств в кассе по данным бухучета;
- отклонение фактического наличия от данных бухучета;
- номера последних ордеров;
- подписи всех членов комиссии, с указанием их должностей и ФИО;
- подпись лица, в отношении которого проводится проверка (кассира).
Важно! Акт инвентаризации следует составить в двух экземплярах, один из которых остается у главного бухгалтера, а второй – у кассира. Если инвентаризация проводится из-за смены ответственных лиц, то подготовить нужно будет 3 экземпляра акта.
Как отражаются итоги инвентаризации в бухгалтерском учете
По результатам проведенной инвентаризации может быть выявлена недостача или излишек.При выявлении недостачи руководитель может обязать виновное лицо возместить сумму ущерба, а если вины кассира нет, то списать эту сумму на прочие расходы. Излишки в кассе также недопустимы и считаются нарушением. Данные суммы подлежат изъятию, оприходованию и занесению в акт. Проводки при этом будут следующими:
Д 50 К 91.1 – заносится излишек в кассу;
Д94 К50 – учитываются недостачи;
Д73 К94 – списание недостачи, если ее возмещает провинившийся сотрудник;
Д91.2 К94 – списание недостачи, если виновное лицо не выявлено.
Заключение
Таким образом, если компании будут своевременно проводить инвентаризацию денег в кассе, то это позволит своевременно выявить возможные проблемы, а также устранить их. Кроме того, это также позволяет повысить дисциплину труда среди персонала, так как наказание за недостачу материально-ответственного лица может быть показательным.
Загрузка...