Административно-хозяйственная деятельность — это что такое?

Что это — административно-хозяйственная деятельность? Что нужно для ее осуществления? Что представляет собой этот вид бизнеса? Можете ли вы найти здесь «подводные камни»? На эти, а также на ряд других вопросов, мы ответим в данной статье.

Общая информация

Для любой компании можно сказать, что есть несколько функций, без которых невозможно обойтись. и этот момент не зависит от того, чем занимается коммерческий объект. К таким функциям относится административно-хозяйственная деятельность. Это аксиома, без которой сейчас невозможен успешный бизнес. Поэтому, учитывая этот факт, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, должностях и роли АХД в структуре компании.

В целом, административно-хозяйственная деятельность — очень типичный вид деятельности. Хотя конкретные задачи различаются в зависимости от целей, которые компания ставит перед собой в данный момент, а также зависимость имеется от размера предприятия и доступных ему ресурсов.

• Но начать нужно с определения. Административно-хозяйственная деятельность — это мероприятия, связанные с организацией работы сотрудников, отделов и служб компании с целью достижения высоких организационных показателей. АХД охватывает все уровни.

Классификация

Административное обеспечение деятельности условно можно разделить на:

1. Текущее сопровождение деятельности. Это покупка канцелярских товаров, расходных материалов, оргтехники, рабочего оборудования и мебели, выполнение ремонта и технического обслуживания по мере необходимости, обеспечение связи, совершение крупных разовых покупок.
2. Документооборот. Это означает развитие системы обмена бумагами, ведение архива, библиотек, баз данных.
3. Эксплуатация здания, помещений и территории. Под этим понимается уборка, электроснабжение, сантехника, мелкий ремонт дома, дизайн внешнего вида, обустройство прилегающей территории, благоустройство территории.
4. Организационная работа. Сюда входят мероприятия, организация рабочего места, переговорные комнаты, питание сотрудников, транспортные услуги, страхование сотрудников и компании, переезды.
5. Обеспечьте отношения с третьими сторонами. Пример — взаимодействие с госструктурами, землевладельцами, поставщиками.
6. Информация о внутреннем персонале. Это включает в себя организацию уведомления о новых документах, мониторинг выполнения заказов, организацию и обновление досок объявлений, выпуск внутренних публикаций компании (листовок, бюллетеней, газет), отправку сообщений, организацию внутренних выставок и музеев.

Как видите, административные задачи — это не просто стоять на месте и постукивать большими пальцами.

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на то, что некоторые функции являются постоянными, а другие представлены как разовые действия. Несмотря на это, все это нужно иметь в виду и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может возникнуть необходимость выполнить хоть разовую, но глобальную задачу, например, организовать переезд. И в этом случае не должно быть вопроса, «кто это будет делать». Специалист по административно-хозяйственной деятельности должен хорошо осознавать, что его основная цель — обеспечить комфортную и бесперебойную работу всех служб компании. Основная задача — помочь остальным отделам уложиться в производственный график, несмотря ни на что. Поэтому список обсуждаемых выше функций может быть сокращен или расширен. Все зависит от конкретной ситуации.

О влиянии различных факторов

На конкретный перечень выполняемых функций влияют следующие факторы:

1. Бизнес-измерение.
2. Специфика деятельности.
3. Цели компании.
4. Использование собственных средств и ресурсов / кредитов.

То, что хорошо для малого бизнеса, может оказаться крайне неэффективным для среднего бизнеса. Хорошо, что руководство может признать наличие проблем и необходимость некоторой реорганизации компании.

Как определить функции и задачи?

Таким образом, мы постепенно пришли к выводу, что административное обеспечение деятельности организации должно осуществляться по мере необходимости. Но как определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнить? Вот краткое руководство к действию:

1. Проведен анализ текущей ситуации в компании и выявлены недостающие функции.
2. Направление движения формируется согласно целям, принятым компанией.
3. Указана специфика компании и то, как она влияет на выполнение поставленных задач.
4. Рассчитана целесообразность проведения отдельных работ собственными силами или с привлечением сторонних подрядчиков.
5. Решаются вопросы подчинения офисов.
6. Определяется лучший формат реализации требуемой функции (назначение сотрудника, отдела или всей службы).

Формат статьи, к сожалению, не позволит полностью учесть все и вся. Поэтому в качестве объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Фактически, им часто приходится выполнять кросс-функциональные задачи, и из-за несогласованности действий различных отделов возникают различные проблемы.

Организация рабочих мест

Это событие происходит не каждый день. Поэтому в этом случае стандарты обычно не приводятся. Задачи решаются по ситуации, чаще всего в аварийном режиме. В этом случае требуются особые заказы на административно-хозяйственную деятельность. Например, введение правил организации нового рабочего места позволит вам распланировать весь процесс на бумаге, понять, как его можно оптимизировать, что нужно делать и в какой последовательности. Особенно это актуально для тех компаний, которые поставили перед собой цель добиться активного развития. Очень часто это связано с расширением штата и к этому делу необходима хорошо проработанная подготовка.

Первые шаги

Изначально следует составить описание рабочего места. В нем должен быть список необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то обычное и новое, а то, что используется на типичном рабочем месте. Можно получить высшее образование в соответствии с уровнем должности и выделить высшее руководство, руководителей и исполнителей. Или вы можете положиться на специфику бизнеса. Это присутствие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особые требования к температуре помещения, текущему освещению и тому подобное. В идеале описание должно быть предоставлено для каждой должности. Но это еще и трудоемкая работа. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, сотрудники лаборатории должны быть оснащены достаточным освещением и определенным температурным режимом. У обслуживающего персонала должны быть зоны ожидания. Бухгалтерам должен быть предоставлен сейф.

Какие соображения необходимо иметь на уме?

Бизнес-план должен решить ряд вопросов. Например, что лучше постоянно держать на складе или покупать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае инвентаризации желательно иметь небольшой запас. Ведь она может понадобиться и сотрудникам. Вы также можете позаботиться о столах и стульях. А запасной компьютер уже перебор. Это дорого и быстро устаревает, и держать его вне работы неэффективно. В общем, отличным решением будет составить матрицу всего бизнес-процесса, указав в ней все отделы, которые задействованы в процессе. В этом случае вы легко и четко обозначите, где и в какие сроки что-то нужно сделать. Это важно, не в последнюю очередь потому, что пропуски часто связаны с ошибками при передаче данных. Более того, при отсутствии адекватной исходной информации даже самые лучшие распоряжения административно-хозяйственной деятельности не смогут полностью удовлетворить существующие запросы.

Другие подходы

Но это не единственное, чем можно ограничиться. Например, при взаимодействии с сотрудниками вы можете создать журнал тикетов. В этом случае поступающие объяснения записываются и затем передаются для исполнения конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и проверять прогресс. Также может быть важно стимулировать сотрудников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное заявление о том, что один из сотрудников плохо выполняет свои обязанности, то это должно закончиться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости крайне желательно установить стандарты. В этом случае необходимо составить полный список возможных обращений с реинтеграцией при возникновении прецедентов. А потом для каждой статьи разрабатывается своя норма. Хотя очень часто стандартные правила не предусмотрены. Поэтому компании устанавливают свои ценности, исходя из специфики своей текущей деятельности и задач. Например, если вы получили сообщение о том, что лампочка перегорела, вам дается рабочий день для устранения этой проблемы.

Обобщая написанное выше

Как видите, в организации административно-хозяйственной деятельности есть свои «подводные камни», которые на первый взгляд не видны. При разработке позиций и позиций необходимо учитывать достаточно большой объем информации. Это касается целей компании, ее специфики и размера. Детальное планирование и четкая прописка бизнес-процессов позволит вам успешно решать проблемы, установив надлежащий порядок выполнения работ. Руководство компании требует, чтобы все, кто участвует в выполнении и контроле процесса, были знакомы с теоретической логикой его реализации. Всегда следует помнить, что грамотное руководство всегда может значительно повысить эффективность процесса. Неважно, о чем вы говорите — об административной и экономической деятельности государственного учреждения, некоммерческой структуры или частного предприятия — хороший менеджмент имеет огромный потенциал развития. И этим надо пользоваться.

Заключение

Итак, что представляет собой административно-хозяйственная деятельность, было рассмотрено. Конечно, одной информации, приведенной в этой статье, недостаточно, чтобы сразу стать хорошим менеджером. Даже простого знакомства с умными книгами будет недостаточно. Ведь в этом вопросе также необходимо понимать практическую сторону реализации мероприятий. Книги не расскажут вам о существовании всех «подводных камней», вам предстоит набивать неровности и набираться опыта.