Особенности возврата спецодежды при увольнении работника

Трудовое законодательство обязует работодателя создавать на рабочих местах безопасные и достойные условия, в которых трудятся работники компании. К условиям деятельности работников относят вредные, загрязняющие воздействия, а также разной степени опасности механизмы и инструменты, которые требуют средств защиты для обслуживающих его сотрудников. В статье расскажем про возврат спецодежды при увольнении работника, рассмотрим особенности процедуры.

В каких случаях требуется спецодежда

Правила, которые утверждены министерством здравоохранения для отдельных отраслей обязывают покупать для персонала средства защиты в виде специальной одежды и обуви в основном на обрабатывающих или добывающих предприятиях. А именно:

  • Металлообработка, фрезеровка, слесарные работы;
  • Сталелитейные работы, чугунолитейная и цветная металлургия;
  • Машиностроение, работы с покрытием поверхностей лакокрасочными средствами;
  • Производство электроинструментов, агрегатов, сборка спецтехники;
  • Ремонт грузового и легкового автопарка;
  • Химические и лабораторные работы с едкими средствами.

Одежда предназначена для защиты от сильных загрязнений, также при работе в помещениях с высоким температурным режимом. Допускается выдача сезонной, теплой одежды и прочих средств для защиты рук или ног, органов слуха и зрения. Читайте также статью: → «Нормы выдачи спецодежды и спецобуви для работников разных профессий».

Как поступает спецодежда в компанию

Вся необходимая одежда и прочие средства для защиты (СИЗ) от вредных или опасных влияний производства приобретается компаниями за свой счет и передается персоналу для использования. К тому же специальную одежду выдают и работникам промежуточного звена: мастерам участка, заведующему цехом, старшему по сборке узлов и агрегатов, персоналу, который выполняет технические или подсобные функции.

Одежда для защиты, которая не поименована в правилах нормирования Минздравом, может указываться в учетной политике общества. Это обосновывается потребностью или спецификой экономической деятельности субъекта.

Отражается поступление таким образом:

Приобретение спецодежды Дебетуется Кредитуется
Оплатили счет на поставку 60,76 50,51,52
Поступила спецодежда на склад компании 10 60,76

Партия спецодежды/обуви отражается в учете приходным ордером М-4, который оформляет кладовщик при получении ТМЦ на ответственное хранение. Детально отображает все перемещения спецодежды по цехам, отделам, структурным подразделениям карточка М-17 по учету материалов. Правила закона 402-ФЗ не запрещают компаниям создавать бланки по учету и списанию товаров и материалов самостоятельно. Читайте также статью: → «Как списать спецодежду в бухучете?».

Как учитывается передача спецодежды работникам

По мере необходимости спецодежда передается персоналу на основании требовании-накладной, которая формирует проводки:

Если списывается стоимость одежды сразу общей суммой
Дебет 10/11 Кредит 10/10 Одежду передали персоналу
Дебет 20,23,25 Кредит 10/11 Вся сумма списывается в расходы компании
Если списывается частичная стоимость (равными долями за весь срок использования СИЗ)
Дебет 10/11 Кредит 10/10 Одежду передали персоналу
Дебет 20,23,25 Кредит 10/11 Ежемесячно списывается в равных долях стоимость одежды, которая распределяется на весь срок использования
Дебет 91/1 Кредит 10/11 Остаток стоимости одежды списывается на прочие расходы при утере, порче, возврате, если сотрудник уволен

Если приобретаются средства защиты, комплекты спецодежды, обуви, инструментов, стоимость которых составляет более чем 40 000 рублей за штуку, тогда учет ведется на счете одновременно с основными средствами организации. Срок оптимального пользования такой одеждой составляет 12 месяцев и более, и себестоимость равномерно списывается в составе расходов компании ежемесячно. Каждому работнику требуется вносить все случаи выдачи спецодежды, а также прочие движения по ее перемещению.

Как применяются лимиты выдачи спецодежды

По правилам Минздрава, на выдачу спецодежды могут рассчитывать все сотрудники, которые по своей деятельности сопряжены с вредными, негативными условиями труда. Корректировка закона в последние годы связывает установленные нормы одежды и аттестацию рабочего места, присвоения ему соответствующего уровня сложности и опасности. Действующие нормы ТК РФ не связывают обеспечение персонала средствами защиты и спецодеждой и аттестацию мест труда. Следовательно, действия работодателя по обеспечению правомерны, а принятие расходов в дальнейшем к налогообложению допускается.

Если профессии и должности персонала компании поименованы в типовых правилах и нормах обеспечения спецодеждой, значит экономические отрасли обоснованно примут затраты к списанию. Все, что выдается сверх установленного лимита, требует законного обоснования или аттестацией мест и условий труда.  Факторы, которые следует учитывать при работе со спецодеждой:

  • Нет указаний конкретных норм при выдаче спецодежды со световыми сигналами;
  • Профессии, которые носят второстепенный характер, не упоминаются в типовых правилах норм выдачи спецодежды;
  • Способ снабжения сезонной, теплой одеждой является общим для всех климатических поясов.

Поэтому стоит сверяться с правилами, которые нормируют передачу одежды специального назначения, учитывать экономические особенности сферы деятельности организации, предусмотреть внутренние нормы и порядок использования СИЗ персоналом. Читайте также статью: → «Бухгалтерский и налоговый учета спецодежды для ООО и ИП».

Как работнику вернуть спецодежду в компанию

Когда завершен срок ее службы по естественным причинам или под воздействием внешних факторов ее стоимость и наличие следует списать с баланса организации. Все единицы спецодежды, оборудования числятся за работниками, пока они ею пользуются. Если спецодежда возвращается в поврежденном состоянии или была утеряна, с работников взыскивается сумма стоимости.

Удержания за повреждения или утерю могут производиться наличными денежными средствами в кассе, или удерживаются при выплате заработка на банковскую карту.

Все движения отмечаются в учете записями:

Если спецодежда списывалась одномоментно на затраты
Стоимость спецодежды в виде ущерба списана в расходы Дебет 73 Кредит 91/1
Работник рассчитался в кассе наличными Дебет 50 Кредит 73
Бухгалтер удержал долг по спецодежде из заработка Дебет 70 Кредит 73
Если стоимость одежды списывалась долями ежемесячно за весь период эксплуатации
Работник вернул одежду в компанию Дебет 10/10 Кредит 10/11
Стоимость СИЗ учитывается в виде ущерба, если возврат не произошел Дебет 94 Кредит 10/11
Стоимость ущерба, которая числится за работником Дебет 73 Кредит 94
Поступили деньги от работника за утерю или порчу спецодежды Дебет 50,51 Кредит 73
Удерживается сумма ущерба при выдаче заработка Дебет 70 Кредит 73

Какие налоги платит компания при получении спецодежды

Поступление спецодежды основывается на первичных накладных, счетах-фактурах. НДС, который принимается вместе с товарами, подлежит принятию к учету, записывается в книге покупок обычным порядком. Сотрудника это не коснется, пока не произойдут действия по возврату спецодежды. Стоимость, по которой взыскивается ущерб, будет включать в себя НДС.

Затраты напрямую связанные с покупкой, ремонтом специальной одежды и оснащения компания списывает в расходы, в момент определения налогооблагаемой прибыли. СИЗ остаются собственностью организации, пока числятся на ее балансе в составе амортизируемого имущества, то объем амортизации берется в расходы. Это правило действует, если расходы на покупку специальной одежды превысили 40 000 рублей, а срок употребления длится 12  месяцев и больше.

Любой инвентарь, специальные инструменты или одежда передается персоналу на время выполнения трудовых операций. По правилам учета стоимость переданного имущества не является материальной выгодой для персонала, не считается какой-либо компенсацией, с которой нужно начислять взносы на обязательные виды страхования или отчисления на травматизм.

Какие налоги платит работник при возврате спецодежды

Собственность компании, которую работник получил в момент трудоустройства, ему не принадлежит, он обязан обеспечить ее сохранность, а в некоторых случаях возврат в организацию. Это происходит когда:

  • Имущество пришло в негодность естественным образом и полежит замене;
  • Смена должности, рабочего места (цеха, участка, подразделения);
  • В момент увольнения самого работника.

Если отсутствуют возражения со стороны персонала, то спецодежда или сумма ущерба, которая равноценна остатку стоимости, работник передает в компанию. Количество предметов списывается из личной карточки сотрудника. В отношении налога на доходы позиция аналогична взносам. НДФЛ по тарифу 13% облагается только денежный или материальный доход/выгода персонала. Если спецодежда вернулась в компанию, платить налог не требуется.

Ситуация изменится когда спецодежда осталась у работника, финансового возмещения компания не получила. В итоге у работника образуется доход материального характера, его стоимость станет автоматически объектом для налога на доходы. Сумма налога перечисляется в бюджет, а размер дохода от спецодежды будет учтен в справке по форме 2-НДФЛ при увольнении.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Если компания выдает спецодежду больше чем это лимитировано правилами Минздрава, может ли это повлиять на налогооблагаемую прибыль?

В такой ситуации решающий фактор в пользу компании, если профессии персонала поименованы в нормах, уровень опасности или вредности рабочих мест подтверждает государственная аттестация условий труда.

Вопрос №2. Организация решила не восстанавливать НДС от цены спецодежды, за которую работник не отчитался и был уволен. Правильно ли это?

По правилам в трудовом договоре закрепляются действия по выдаче и возврату спецодежды, а также случаи, когда она приходит в негодность. Когда сотрудник компенсирует деньгами стоимость одежды, происходит возмездная передача имущества. Безопаснее исчислить с полученной компенсации НДС, как при операции по реализации.

Вопрос №3. Организация применяет УСН с доходов, уменьшаемых на сумму расходов. Выдали спецодежду работникам, которые не вернули ее после увольнения. Платить ли компании НДС, можно ли снизить расходы?

В части операций, с которых начисляют НДС налоговый кодекс освобождает компании на упрощенке от его уплаты. Стоимость переданной одежды учитывается в доходах по дополнительной статье и начисляется налог УСН. Расходы на покупку, ремонт и модернизацию ТМЦ учитываются в расходах на упрощенной системе в общем порядке.