Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а, образец и инструкция)

Автор статьи

Виктория Ананьина

7 минут на чтение
2 просмотров
Содержание Содержание

Сфера деятельности компании не всегда ограничивается пределами одного региона и даже страны. Компании, ведущие территориально расширенную деятельность, вынуждены отправлять своих сотрудников в специальные поездки,  имеющие различные цели: от проверки филиала, до заключения договоров с контрагентами.  Законодательство в данной ситуации предполагает алгоритм действий при проведении процедуры оформления  сотрудника,  центральным моментом которой является издание приказа.

Под командировкой  понимается  направление сотрудника с целью  выполнения служебных обязанностей  за пределы обычного рабочего места в компании.   Для направления  в командировку обязательно издается приказ в письменном виде согласно установленному образцу. Обычной стандартизированной  формой  является образец Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких).

Являются ли данные формы обязательными?

Согласно законодательству по кадровым вопросам унифицированные формы относятся к рекомендательным, а значит, обязанность использовать их в организации не является необходимой  для работодателя.  В компании можно применять и собственные разработанные формы документов, главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, установленные для данного документа.

Однако применение  форм Т-9 и Т-9а имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени кадровых сотрудников на разработку документации;
  • снижение вероятности ошибок при заполнении унифицированных форм;
  • скорость заполнения;
  • возможность заполнять с применением компьютера;
  • можно адаптировать и изменить под конкретную организацию.

Назначение  формы

Основное назначение формы  сегодня:

  • с применением данной формы исчезла необходимость заполнения командировочных удостоверений и служебных заданий, хотя, если в организации удобно их применять, то отказаться от их использования кадровые работники не обязаны (постановление Правительства  РФ  от 29.12.2014 № 1595 с изменениями);
  • сокращение количества оформляемых документов при командировках до 2: приказ по формам Т-9 и Т-9а и авансовый отчет.
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Особенности заполнения формы

К таким особенностям относят:

  • форма предназначена для заполнения только для тех сотрудников, которые большую часть времени находятся на основном рабочем месте;
  • если для сотрудника в качестве основных обязанностей указан разъездной характер работы, то приказы по командировкам для него не составляются;
  • не надо спрашивать в официальной форме предварительного согласия работника на командировку. По закону руководство может отправить любого сотрудника в командировку на свое усмотрение;
  • исключительными случаями являются сотрудники, имеющие детей до 3 лет, матери и отцы-одиночки. Для отправки такого персонала  в командировку требуется предварительное согласие.

            Основания для издания приказа

До 2015 года  таким основанием являлось служебное задание. Оно составлялось руководством в отношении сотрудника, направляемого в командировку (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014).

С 2015 года составление этого документа не является обязательным элементом.  Однако оставить его в документообороте предприятия допускается при условии, что это положение закрепляется локальных нормативных документах фирмы.

Основаниями для заполнения приказа по форме Т-9 и Т-9а являются:

  • служебное задание;
  • служебная записка;
  • распоряжение руководителя;
  • распоряжения вышестоящий головной организации.

Сам приказ  является основанием для дальнейшего заполнения следующей документации:

  • командировочное удостоверение по форме Т-10. Образец представлен ниже;
  • табель учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13. Образец представлен ниже;
  • выдача сумм на расходы в командировке;
  • начисление заработной платы по сотруднику в командировке;
  • составление авансового отчета. Образец представлен ниже.

Порядок и алгоритм  составления приказа

Последние изменения в нормативных актах и законах по кадровой работе предполагают следующий алгоритм действий:

  • приказ является главенствующим документом при направлении сотрудника в командировку;
  • приказ регулирует процессы в командировке (например, цель);
  • с 2015 года организациям разрешено не создавать такие документы как: служебное задание, командировочное удостоверение, отчеты о поездке со стороны сотрудника;
  • вышеперечисленные документы к приказу могут составляться тогда, когда руководство считает объективной необходимостью их формирование;
  • вся используемая при командировках документация фирмы должна в обязательном порядке указываться в учетной политике при ссылке на документооборот;
  • у больших и крупных компаний заранее составляется план командировок, который утверждается руководством;
  • для малых фирм при возникновении необходимости командировки руководителем подразделения составляется докладная записка, в которой    прописываются моменты:  обоснование поездки, цель, предполагаемые задачи, период, список кандидатов;
  • среди целей указывают: производственные или представительские варианты;
  • по данным докладной записки руководитель принимает решение о необходимости такой поездки;
  • руководитель дает задание кадровому сотруднику издать письменный приказ по формам Т-9 и Т-9а, которые утверждены Росстатом;
  • форма Т-9 применяется в отношении одного сотрудника;
  • форма Т-9а применяется, если количество командируемых сотрудников более 1;
  • после подписания приказ отправляется на ознакомление к соответствующим лицам: начальнику подразделения и самим сотрудникам;
  • копии приказа передаются в бухгалтерию, в которой оформляется финансирование расходов на поездку, документация на получение суточных;
  • командируемые и руководитель структурного подразделения параллельно обязаны подсчитать суммы предполагаемых расходов по командировке в день. При этом на имя директора подается заявление об их выдаче;
  • один экземпляр приказа передается кадровому сотруднику, который ответственен за табелирование. На основании данного документа он проставляет в табеле  рабочие дни сотрудника, а сам приказ является основанием для этого.  В табеле учета оформление командировки шифруется  кодом 06 или «К».

Пример № 1. Пример расчета командировочных расходов.

Исходные данные:

  • период для расчета -12 месяцев;
  • период работы Сидорова А.А.: 10.02.2006 по 25.02ю2014;
  • командировка – 7 дней;
  • в расчетном периоде 247 рабочих дней;
  • исключаемые периоды составили: 14 дней отпуска и 8 дней по болезни;
  • начисления за все месяцы, кроме августа и сентября – 60000 рублей, а августе: 35000, в сентябре: 22000 рублей;

Алгоритм расчета:

  • фактически отработанные дни: 247 – 8 – 14 = 225 дней;
  • определяем средний заработок: (60*10) + 35+22 = 657 т.р.;
  • расчет среднедневного заработка: 657/ 225 = 2,92 т.р.;
  • расчет сумм командировочных: 2,92 * 7 = 20,44 т.р.

Инструкция  по заполнению формы Т-9

Существует инструкция по заполнению формы Т-9. В таблице  представлены основные рекомендации по заполнению отдельных разделов формы.

РазделХарактеристика  процесса заполнения
Наименование компанииПолное название без  сокращений. Как в учредительных документах.
Код ОКПОИспользуют перечень кодов из органов статистики
Табельный номерЭтот номер присваивается каждому сотруднику при его трудоустройстве для удобства учета.   Номера может и не быть, так как это требование не является обязательным.
Структурное подразделениеДолжность записывается без сокращения полностью. Место  назначения – это страна, регион, населенный пункт и название компании,  куда командируется сотрудник.
Сроком на…Дата начала и окончания командировки.
ЦельОбязательно прописывается в форме, так как от нее зависит  учет расходов, которые будут произведены в течение командировки.  Например, если поездка имеет цель: обследование оборудования, то такие расходы будут отнесены на расходы в покупку  объекта основных средств. При поездке с целью заключения договоров с поставщиками, такие расходы относятся к общехозяйственным.  При сопровождении товара, который был реализован,  расходы являются коммерческими.

Цель берут из документа, являющегося основанием для отправки сотрудника.

Источник средствОбычно источником является сам работодатель.  Однако, иногда таким источником является и клиент и контрагент. Например, если аудитор из консалтинговой фирмы едет на обследование предприятия, то в договоре прописывается оплата командировочных расходов фирмой  – заказчиком.
Основание поездкиИногда этот пункт не заполняют,  в ситуации, когда решение принято  непосредственно руководством фирмы.  Однако, если командировка инициируется самим работником или руководителем структурного подразделения,  то в такой ситуации составляется служебная записка, которая отправляется на рассмотрение руководству, а далее уже издается сам приказ. В данной ситуации служебная записка и будет основанием для внесения данных в форму Т-9.
Прочая информацияСсылка на документ  – основание: служебное задание, приказ и т.д.

Подпись

Основы заполнения формы Т-9а

Буква «а в названии формы добавляется в той ситуации,  когда в командировку направляются сразу несколько сотрудников.  Нет смысла заполнять форму на каждого.  Для этого придуман объединенный вариант.

         Важно! Особенность формы в том, что работники в списке расположены не сверху вниз, а слева направо. Поэтому бланк  применяется только в рамках определенного количества сотрудников.

В таблице ниже отражена основная информация, вносимая в таблицу по сотрудникам.

РеквизитыОписаниеДополнительная информация
ФИО сотрудникаПрописывается полностью 
Табельный номерТакже как и в форме Т-9  указывается при его наличии 
Структурное подразделениеУказывается  при наличии 
ДолжностьВписывается в полном размере без сокращений 
КомандировкаПо каждой строке прописывается информацияСтрана, город
Дата начала
Дата окончания
Количества дней (календарное)
Цель
Чьи средства используютсяУказывается наименование компанииОбычно это работодатель
ПодписьСотрудникаСсылка, что он ознакомлен
Пустая строчкаДля дополнительных данных 
Ссылка-основаниеПрописывается документ, на базе  которого составлена форма 
ПодписьСо стороны руководителя 

Срок хранения и место

В компании используется специальная книга приказов, в которой последовательно по датам прикреплены все приказы по  кадровой политике.  Такая книга формируется в течение одного года, после чего отправляется в архив компании.

В архиве такие приказы хранятся еще 5 лет. Однако, если работники направлялись в командировку в место, которое характеризовалось  наличием вредных и опасных факторов производства, то приказы должны храниться на протяжении 75 лет.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Какие цели могут быть  указаны в форме?

Ответ. Общие цели:

  • закупка сырьевых компонентов, оборудования и объектов основных средств, материалов для производственной деятельности;
  • переговоры с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками с целью заключения новых сделок, договоров и контрактов;
  • поиск новых источников сырья и поставщиков;
  • знакомство с новыми рынками сбыта;
  • приобретение новых знаний, опыта, обмен знаниями и опытом;
  • присутствие представителя компании при наличии разногласий и споров.

Узкие цели:

  • обучение молодых сотрудников, наставничество;
  • контроль работы филиала;
  • ремонт техники и ее обслуживание.

Вопрос № 2. Нужна ли печать на формах Т-9 и Т-9а?

Ответ. Согласно ГОСТ «Унифицированная система документации»  печать на приказе по формам Т-9 и Т-9а не ставится, так как документ является внутренним, подтверждать его подлинность нет необходимости.

Вопрос № 3. Какие штрафы грозят компании при отсутствии  приказа по форме Т-9 или Т-9а?

Ответ. Среди возможных штрафов при налоговой проверке представлены:

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей;
  • на ИП: от 1000 до 5000 рублей;
  • на юрлиц: от 30000 до 50000 рублей

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка № 1. Часто фирмы продолжают составлять служебные задания и командировочные удостоверения накануне издания приказа, однако при этом в учетной политике в структуре документооборота эти формы не прописаны. Такое условие является нарушением. Применяемые формы документов должны быть указаны в учетной политике.

Ошибка № 2. Ошибкой является отправить сотрудника в командировку без приказа.

Последствия такой ситуации:

  • официально подтвердить командировочные расходы невозможно;
  • при налоговой проверке возможны штрафные санкции.

Таким образом, форма Т-9 и Т-9а является единственным документом, который применяется для удостоверения  факта направления работника компании в командировку.  Минфином разработаны унифицированные формы для заполнения документа для упрощения кадровой работы. Однако  за компаниями остается право  применять и собственные разработанные варианты форм.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи