Удержания из заработной платы работника: причины, инструкция, документы

Удержание части получки работника предполагает невыплату конкретной суммы причитающихся ему денег по разным причинам. Подобные действия могут производиться исключительно в ситуациях, оговоренных в Трудовом кодексе (ст. 133-142) и федеральном законодательстве. В статье расскажем про порядок удержания из заработной платы, дадим инструкцию по оформлению документов.

Виды и условия удержаний из заработка работающих граждан

На сегодня из получки работающего гражданина бухгалтерия вправе высчитывать деньги только тогда, когда на это имеется одно из следующих оснований:

  1. Распоряжение нанимателя (по его инициативе).
  2. Заявление работника, написанное по его же желанию.
  3. Исполнительный документ.

Помимо этого, в обязательном порядке из заработка исчисляется подоходный налог, платежи в ПФР. Удержания распространяются на авторское вознаграждение, доходы от ценных бумаг и полученные по гражданско-правовым договорам. Вычитать удерживаемую сумму бухгалтер вправе и из аванса, за первую половину отработанного месяца.

Ограничения в отношении сумм, с которых по закону можно удерживать деньги, регламентирует ст. 138, п. 4 Трудового кодекса РФ. Так, к примеру, не допускается вычитывать деньги из выплат, имеющих отношение к командировкам, переводу, рождению ребенка, регистрации брака и др.

Причины удержаний из заработной платы работающих граждан

Удерживать деньги из заработка можно лишь тогда, когда это предписано законодательством. Читайте также статью: → «Виды удержаний по исполнительному листу из заработной платы». Допускаемые удержания делятся на несколько видов в зависимости от причин, их вызывающих.

Виды удержаний Причины, основания для применения
Обязательные Подоходный налог (исчисляют из любых доходов при их фактической выплате);

на основании исполнительных документов:

алименты,

компенсация причиненного вреда здоровью,

в том числе при потере кормильца,

нанесенного вреда при совершении преступления;

виды доходов, на которые по исполнительным документам не распространяются взыскания, определяет ФЗ №229, ст. 101

По инициативе нанимателя (по части трудовых обязательств) Неотработанный, неизрасходованный аванс;

неотработанный отпуск;

нерастраченные командировочные, иные подотчетные суммы;

лишние выплаты по получке, в том числе из-за арифметических ошибок;

возмещение нанесенного материального ущерба по вине работника

По желанию работника Цели могут быть разными:

оплата товаров, за членские, профсоюзные взносы,

на добровольные пожертвования,

для погашения займа и т. п.;

удерживаемая сумма может составлять до 100% получки, но только с учетом вычета НДФЛ

Обстоятельства, при которых возможны удержания из получки, ограничивает Налоговый, Семейный, Трудовой, Уголовный кодексы, ФЗ №229. Законодательство обязывает нанимателя своевременно уведомлять работников о величине и причинах удержаний.

Последовательность оформления по удержаниям из получки

Процедура по оформлению максимально проста, но требует правильного подхода. Выполнив необходимый минимум условий, наниматель может исключить нарушения и тем самым оградить себя в последующем от нежелательных правовых последствий.

Пошаговые действия при оформлении удержания Пояснения
Установить причину удержания. То есть надо определить вид удержания: по инициативе нанимателя, работника либо обязательного характера
Назначить очередность всех высчетов из заработка, если их несколько Руководствоваться ФЗ №229 в обновленной редакции
Подготовить документацию В зависимости от вида удержания: распоряжение нанимателя, заявление работника;

согласовывая вопрос о некоторых видах удержаний с работником, наниматель настаивает написать о том, что он не оспаривает удержание;

сюда же можно отнести уведомление об удержании, которое отдается работнику (в него можно включить строку о его согласии (отказе) на удержание)

Издать приказ Для удержаний сообразно ст. 137 ТК РФ;

форма разрабатывается самостоятельно предпочтительнее с отметкой о согласии работника на производимое удержание;

приказ издается в пределах месячного срока, но никак не позже

Передать необходимую документацию (первооснову для удержания) в бухгалтерскую службу При соблюдении всех условий бухгалтер производит калькуляцию и исчисление суммы с получки на текущий месяц;

исполнительная документация может поступать бухгалтеру сразу, т. к. для удержания в этом случае приказ нанимателя, как и согласие работника, не требуется

Работающий гражданин вправе распоряжаться собственным заработком на свое усмотрение. Посему при принятии единоличного решения о перечислении части своей получки в пользу третьих лиц ему следует написать лишь соответствующее заявление нанимателю. На основании его письменной просьбы заявленная сумма будет перечислена.

В отдельных случаях, когда наниматель не вправе перечислять деньги, работник вносит всю сумму в кассу самостоятельно.

Величина возможных удержаний, исчисляемых из получки

Правовую основу в отношении удерживаемых сумм из заработка формирует статья 138 ТК РФ. В ней перечислены действующие ограничения по размеру указанных высчетов.

Разновидность удержания Предел удерживаемой суммы (максимальный процент от месячной получки)
По инициативе нанимателя (возмещение материального убытка и т. д.) 20 %
Алименты:

на несовершеннолетних детей

по соглашению на добровольной основе (заверенному нотариусом)

остальные алименты

 

70%;

без ограничений;

50%

На основании одного либо нескольких исполнительных документов 50%
Возмещение причиненного вреда здоровью, ущерба по причинам:

потери кормильца,

совершения преступления

70%
Подоходный налог 50%
Возврат излишне выплаченных пособий 20%

Все виды удержаний исчисляются из той суммы получки, которая выдается работнику за месяц. Не учитываются при калькуляции удерживаемой суммы налоги. Поначалу из заработка отнимают все обязательные налоговые, иные платежи и только потом калькулируют сумму удержания. Читайте также статью: → «Порядок и причины удержаний из пенсии по исполнительному листу».

Если при подсчете обнаруживается, что получки не достаточно для погашения всех требований, то ее сумма распределяется пропорционально на все удержания в строгой очередности:

  1. Алименты.
  2. Компенсация нанесенного урона здоровью.
  3. Компенсирование ущерба, понесенного в связи со смертью кормильца. Только после этого рассматриваются и удовлетворяются оставшиеся наличествующие требования.

Неправомерные удержания из получки работника

Наниматель должен понимать, что любые удержания он вправе производить лишь так, как того требует закон, т. е. с конкретной целью и в регламентируемых рамках. Итак, стандартный срок применения вышеописанных удержаний — 30 дней, если иное не установлено законом. При нарушении предписанных сроков, вопросы по удержанию наниматель сможет разрешить только посредством суда.

Должно соблюдаться условие, при котором работник ничего не оспаривает и в лучшем варианте подтверждает свое согласие в письменном виде. Но главное — наниматель обязан придерживаться действующих лимитов при определении удерживаемых сумм.

Наниматель должен четко разграничивать основания для применения удержания как наказания. Неправомерным считается удержание штрафов из получки работника по причине опоздания, курения и т. п. В подобных ситуациях работников привлекают к дисциплинарной (выговор, замечание, увольнение) либо материальной ответственности, но не штрафуют.

Игнорирование оговоренных выше условий, несоблюдение правил, определяемых законом, означает нарушение трудового законодательства, за что нанимателя могут оштрафовать (КоАП РФ, ст. 5.27).

В случае неправомерного удержания из получки работника привлекается наниматель к ответственности за задержку выплат, причитающихся работнику. Тогда он обязан будет вернуть своему сотруднику удержанные деньги с процентами за каждый просроченный день и возместить причиненный моральный ущерб.(ТК РФ, ст. 236, 237).

Пример 1. Калькуляция максимальной удерживаемой суммы из получки работника

В январе получка П. А. Валерьянова составила 35 тыс. руб. Стандартные налоговые вычеты ему не положены. Согласно приказу нанимателя с получки П. А. Валерьянова должны высчитать 15 тыс. руб. По закону месячная удерживаемая сумма не может превышать 20% получки. Калькуляция максимальной суммы удержания за месяц производится последовательно:

  1. Поначалу определяется размер НДФЛ: 35 000 * 13% = 4550 руб.
  2. Так как удержание исчисляется из суммы, которая выдается на руки работнику, то следующим шагом будет вычитание рассчитанного НДФЛ (4550 руб.) из январского должностного оклада П. А, Валерьянова (35 тыс. руб.): 35 000—4550 = 30 450 руб.
  3. Калькулируется предельная удерживаемая сумма: 30 450 * 20% = 6090 руб.

Итак, за месяц наниматель вправе удержать максимум 6090 руб. из получки П. А. Валерьянова. Так как реальная удерживаемая сумма согласно приказу нанимателя намного больше — 15 тыс. руб., то ее распределяют на последующие месяцы до тех пор, пока вся сумма не погасится.

Пример 2. Калькуляция удерживаемой суммы из получки работника по исполнительному листу

Наниматель получил исполнительный лист, согласно которому начиная с января 2017 г. из получки его сотрудника П. А. Валерьянова следует высчитывать алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка. Сумма удержания — 25% заработка. В январе П. А. Валерьянов должен получить на руки 35 тыс. руб.

Порядок калькуляции удерживаемой суммы по исполнительному листу аналогичен тому, что представлен в первом примере:

  1. Подсчет подоходного налога за январь: 35 000 * 13% = 4550 руб.
  2. Калькуляция алиментов за этот же месяц: 25% * (35 000—4550) = 7 612 руб.

Итак, с получки П. А. Валерьянова в январе бухгалтерия должна высчитать алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка в размере 7 612 руб. Если бы фигурирующий в примере исполнительный лист дошел до нанимателя позже, скажем, в феврале, то у П. А. Валерьянова к этому времени образовался бы долг.

В этой ситуации образовавшуюся задолженность переносят на следующий месяц. Это значит, что в феврале с П. А. Валерьянова вправе будут высчитать суммированные суммы алиментов за январь и февраль. Причем удержание не должно превысить 70% получки работника.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Может ли наниматель без согласия работника высчитать с заработка излишнюю сумму, которая была начислена и выдана из-за счетной ошибки бухгалтера?

Фактически наниматель имеет на это право, но вернуть сумму он сможет только при условии, что сотрудник на это согласен, т. е. не оспаривает необходимость возврата и величину возмещаемой суммы.

Вопрос №2. Если у работника удерживать нужно большую сумму в течение нескольких месяцев, то как это оформляется нанимателем?

С каждого заработка высчитывается лишь до 20% от полагающейся работнику получки. Удержания с учетом установленного законом предела производятся каждый месяц, пока весь долг не погасится. Но для этого наниматель должен единожды об этом распорядиться. Новый приказ при каждом ежемесячном удержании издавать не надо.

Вопрос №3. Правомерно ли исчисление НДФЛ с денежных компенсаций при увольнении работников?

Нет. К доходам, с которых высчитывают подоходный налог, причитающиеся при увольнении компенсационные суммы не причисляют. Полный список подобных доходов оговорен в ст. 217, ч. 2 НК РФ. Читайте также статью: → «Не подлежащие налогообложению НДФЛ доходы».

Вопрос №4. Что собой представляют исполнительные документы, по которым удержания производятся в обязательном порядке?

Исполнительный лист, постановления судебного пристава, приказы суда и др. (ст. 12 ФЗ № 229 «Об исполнительном производстве» в редакции 28.12.2016).

Вопрос №5. Когда наниматель вправе исчислять удержания из получки работника без согласия последнего?

Если речь идет о компенсировании нанесенного ущерба с виновного работника. Причем сделать это можно, если приказ об этом издан не позже месяца, когда был определен размер причиненного убытка. Компенсационная сумма не должна превышать средний заработок.