Как получить отгул по семейным обстоятельствам по ТК + заявление

Формулировка «по семейным обстоятельствам» довольно часто употребляется в заявлениях, которые пишут работники для получения отгула на период от одного до пяти дней без оплаты либо на неоплачиваемый отпуск. Данное право закреплено в ТК РФ, ст. 128. В таких случаях инициатива исходит исключительно от работника.

Обычно условия предоставления подобных выходных прописываются в трудовом соглашении, локальных нормативных актах. Если этого нет, наниматель принимает решение на свое усмотрение, преимущественно в зависимости от имеющейся производственной возможности.

Предоставить отгул (отпуск) по семейным обстоятельствам наниматель вправе любому обратившемуся к нему работнику, который непрерывно работал в организации 6 месяцев, и при условии, что на это есть действительно веская причина. По семейным обстоятельствам работники вправе взять как отгулы, так и несколько часов.

Ряд обстоятельств, при которых работнику обязательно предоставляются бесплатные выходные дни сроком до 5 дней, определены законом. Среди них:

  1. Вступление в брак самого работника.
  2. Рождение ребенка.
  3. Смерть близкого родственника.

Этот список наниматель вправе пополнить на свое усмотрение, добавить, к примеру, свадьбу близких, дальних родственников и т. д. Работник может указать любую причину при обращении к нанимателю. В зависимости от нее заявителю могут предоставить от 1, 2, 5 и более дней отгулов в связи с семейными обстоятельствами.

В отдельных ситуациях наниматель может разрешить работнику взять оплачиваемые дни отдыха в счет очередного отпуска. Тогда длительность ежегодного очередного отдыха будет убавлена на число этих уже использованных дней. Заранее, с предполагаемой будущей отработкой, такой отгул не оформляется, т. к. это противоречит законодательству (Читайте также статью ⇒ Как написать заявление на отгул: скачать образец заполнения 2018, бланк).

Официальное оформление отгула по семейным обстоятельствам

Выходной по семейным обстоятельствам является зачастую экстренным, непредвиденным и в графике отпусков не отображается. Однако, его дата, длительность согласовываются с нанимателем и оформляются документально. Отсутствие на рабочем месте без разрешения и оформления выходного будет расцениваться как прогул.

Пошаговые действия для оформления отдыха по семейным обстоятельствам Пояснения
Составление заявления работником (для сотрудников МВД, Вооруженных Сил — рапорт) Используется стандартная форма заявления (рапорта) на отпуск либо бланк, разработанный в организации;

образец можно взять у специалиста кадрового отдела;

пишется от руки либо печатается на компьютере;

если в заявлении уточняется причина и прилагаются подтверждающие документы, то в тексте обращения это нужно указать;

рекомендуется писать и подавать заявление заранее, за 3-5 дней до предполагаемой даты начала отдыха;

если заявление вовремя не подать либо написать его задним числом, то отгул будет признан недействительным

Подписание заявления (рапорта) у начальника своего отдела и подача его на подписание нанимателю Если наниматель будет против предоставления выходного, то работнику об этом обязательно сообщают вместе с указанием причины
Издание приказа на основании подписанного заявления (рапорта) и ознакомление с ним работника Работник после прочтения ставит дату ознакомления и подпись

После того, как разрешение получено, выходной оформлен, работник получает деньги (если отгул оплачивается) и в определенную приказом дату уходит на отдых.

Основные документы, сопутствующие процессу оформления отгула по семейным обстоятельствам

Стержневыми документами при оформлении выходного по семейным обстоятельствам являются заявление и приказ. Обращаясь от своего имени к нанимателю, работник в заявлении указывает:

  1. Данные адресата (инициалы, должность руководителя организации).
  2. Просьбу о предоставлении выходного без оплаты (с указанием их количества).
  3. Дату ухода на отдых.
  4. Время отсутствия (если работник просит предоставить несколько часов, а не целый день для отгула).
  5. Причину («по семейным обстоятельствам»).
  6. Дату написания.
  7. Свою подпись.

Работник может не уточнять в заявлении, по каким именно обстоятельствам он просит отгул. Объяснить причину он может в устной форме. Но если основание веское и для подтверждения он может предъявить надлежащие документы, то в заявлении этот факт помечается. Так, если работник берет отгул по причине рождения ребенка, то в конце текста он указывает, что к заявлению прилагаются подтверждающие документы (в этом случае — копия свидетельства о рождении).

При уточнении причины, по которой предоставляется отгул, могут прилагаться следующие подтверждающие документы, как-то: копия свидетельства регистрации о браке, справка о грядущем бракосочетании из ЗАГСА, свидетельство о смерти и др.

Для предоставления выходного дня в счет очередного отпуска составляется заявление по аналогичному принципу. Но причина пишется иная — «предоставление дополнительного дня в счет ежегодного основного отпуска».

Приказ — официальный документ, который являются основанием для предоставления отгула по семейным обстоятельствам. В нем указываются:

  1. Разрешение не предоставление отдыха (его дата, период) конкретному работнику.
  2. Ссылка на основание (заявление работника).
  3. Дата издания документа.
  4. Подпись нанимателя.

Если приказ издается по типовой форме Т-6, то указанные обязательные данные следует вносить в надлежащие пункты формы. Изданный приказ сохраняется на протяжении 5 лет.

Заполнение табеля учета рабочего времени по части отгулов

Сообразно трудовому законодательству трудовая деятельность каждого работника подлежит обязательному учету. Для этих целей предусмотрены формы Т-12 и Т-13. Оба формата можно заполнять как в исходном варианте, так и измененном соразмерно с потребностями организации. Корректное заполнение табеля важно не только для правильного исчисления зарплаты сотрудников, но и для соответствующих государственных органов, которые производят проверку на наличие нарушений трудового законодательства.

Фиксируются в типовом образце табеля и все официально оформленные отгулы. Введение сведений осуществляется сообразно единым правилам при помощи буквенных либо цифровых кодов. Информация о применяемой кодировке содержится на титульном листе формы Т-12. Поскольку особых требований со стороны законодательства к шифрованию нет, то ее могут менять с учетом специфики работы организации. Непосредственно для отображения данных по отдыху используется вторая страница.

Цифровой код Буквенный код Декодирование
НВ 28 Отгулы без оплаты
ОВ 27 Оплачиваемые отгулы с разрешения нанимателя
ОТ 09 Очередной ежегодный отпуск с оплатой
В 26 Официальный выходной
Я 01 Рабочий день

Как оплачивается и калькулируется выходной, взятый по семейным обстоятельствам?

Взятый по семейным обстоятельствам выходной (один либо более) не оплачивается. Плата предусматривается только тогда, когда отгул предоставлен в счет очередного отпуска.  Калькуляция величины выплаты за него производится аналогично подсчетам по отпускным за очередной отпуск с учетом зарплаты за прошедший годовой период. Только в случае с отгулами подсчет суммы к оплате ведется за конкретное количество дней взятых выходных. Т. е., если взят один день в счет очередного отпуска, оплата будет производиться только за этот день. Соответственно, калькуляцию выплачиваемой суммы следует производить тоже за один день. Так же, как и из отпускных по основному отдыху, положенных за год, с оплачиваемого отгула будет исчисляться НДФЛ (13%).

Законом оговаривается еще одна ситуация, когда отгул оплачивается — донорская сдача крови. День, когда работник проходил медицинский осмотр, а также дни, когда он сдавал кровь и восстанавливался после сдачи крови, наниматель должен оплатить полностью (ТК РФ, ст. 186). С этих выплат сборы в ФСС и ПФ не исчисляются (Читайте также статью ⇒ Заявление на отгул в счет отпуска: образец).

Возможные причины отказа в предоставлении выходных дней по семейным обстоятельствам

Окончательное решение по отгулам, связанным с семейными обстоятельствами, их длительности, возможности оплаты всегда принимает наниматель. ТК РФ гарантирует гражданам в ряде случаев право на отгул. В остальных ситуациях наниматель вправе отказать заявителю, если на это есть действительно весомые причины.

Обоснованные причины отказа в отгуле по семейным обстоятельствам Пояснения
Работник не доработал до шестимесячного срока в организации Это законное основание для отказа, действительное для всех категорий работающих граждан, за исключением:

·     лиц, не достигших совершеннолетия;

·   беременных женщин;

·    родителей, у которых есть малыши до трех месяцев

Отсутствие уважительной причины для предоставления отгула Наличие причины для оформления отгула — основополагающий фактор. Отказ признается обоснованным:

если описанная причина не подпадает под перечень тех обстоятельств, согласно которым по закону гарантируется выходной по семейным обстоятельствам;

если наниматель сочтет причину не достаточно весомой

По причине отсутствия производственной возможности (нет замены работнику, грядут срочные работы и мн. др.) Если причинные обстоятельства, по которым работнику требуется выходной, не оговорены законодательством, то отказ будет законным

При отказе нанимателя в отгуле по семейным обстоятельствам в устной форме работник вправе потребовать письменное объяснение причин такого решения. Если отказ нанимателя будет необъективным, беспочвенным, работник вправе оспорить его решение, отстаивать свои права в трудовой инспекции либо судебных инстанциях.

Пример 1. Предоставление отгула по причине рождения ребенка

У работника ООО «Василек» Маркова Н. М. родился сын. По закону он вправе взять до 5 неоплачиваемых отгулов. Будучи отцом ребенка, Марков Н. М., обратился с заявлением к нанимателю о предоставлении 2 выходных дней по причине рождения ребенка. В качестве подтверждающего документа работник приложил копию свидетельства о рождении малыша. Наниматель его просьбу удовлетворил.

Сообразно действующему в организации коллективному договору в подобных ситуациях наниматель вправе выплатить единовременную помощь. По решению нанимателя Маркову Н. М. предоставили два выходных без оплаты и выплатили разовую денежную помощь.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Когда отгул по семейным обстоятельствам оплачивается?

Такие отгулы не оплачиваются. В коллективном договоре может предусматриваться возможность предоставления материальной помощи, единовременной выплаты в конкретных жизненных ситуациях (при рождении ребенка и т. д.). Тогда если причиной отгула является одна из таких ситуаций, то работнику с согласия нанимателя могут выплатить денежную помощь.

Вопрос №2: Когда работник в счет отпуска вправе взять отгул?

Такой отгул работник вправе взять, когда у него остались неиспользованные дни очередного отпуска. Если работник уже отгулял не менее двух недель очередного отпуска, то остальные он может разделить на несколько дней по своему желанию.

Согласовывать предоставление отгула (одного либо нескольких), его продолжительность, дату следует с нанимателем. Работнику могут дать разрешение на один выходной либо несколько. Все дни отдыха будут оплачиваться.

Вопрос №3: Может ли наниматель уволить работника во время неоплачиваемого отпуска (отгулов) по семейным обстоятельствам?

По собственной инициативе наниматель в период отпуска, отгулов с оплатой либо без таковой уволить работника не может. Исключение — ликвидация организации (ТК РФ, ст. 81).

Вопрос №4: Может ли работник досрочно выйти на работу, не используя полностью все выходные дни, предоставленные в связи с семейными обстоятельствами?

Работник в любое время может выйти на работу, поставив в известность об этом нанимателя.