Порядок и сроки проведения обязательной инвентаризации на предприятии

Инвентаризация – процедура, необходимая  предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в  ведении учета с  фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

  • Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
  • Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
  • После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
  • Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

  • полная или частичная
  • плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется  определенный участок или какой-то из  видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

При инвентаризации кассы сверяются данные по учету по документам ( все приходные, расходные ордера и книга кассира) с фактическим наличием денежных средств и числящейся сумме по счету 50 в бухгалтерском учете. Читайте также статью: → «Как проходит инвентаризация кассы».

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

  • При смене ответственного лица, например кассира
  • При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

  1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на  проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
  2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
  3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности  и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
  4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Проводки Производимая операция
Дебет 50 Кредит 91 Оприходован излишек денежных средств
Дебет 94 Кредит 50 Оприходована недостача
Дебет 73 Кредит 94 Недостача вешается на кассира

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования  законодательства, не реже раза в год.

Показатели Сроки
Основные средства Не реже раза в год, но не раньше первого ноября
Незавершенное производство Перед созданием годового отчета
Расходы будущих периодов Не менее раза в год
Готовая продукция, хранящаяся на складе Не реже раза в год, перед составлением отчета
Товары в рознице Не реже двух раз в год

Законом не предусмотрена точная дата проверок, но целесообразно проводить ее по завершению отчетного года, для точного составления годовой отчетности и баланса. Если по каким-либо причинам пришлось инвентаризировать имущество в четвертом квартале, то годовую можно не производить. Читайте также статью: → «Порядок, сроки и правила инвентаризации компьютеров».

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

  • меняется ответственное лицо
  • установлен факт хищения или порчи
  • чрезвычайных происшествий
  • сдача имущества в аренду, продажа
  • при ликвидации организации
  • в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

  • Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
  • Не полный состав ответственных лиц.
  • Неверное заполнение приказа.
  • По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
  • Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
  • В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
  • Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
  • Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
  • Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе , то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей   в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Без него проведение проверки невозможно, это обязательный документ. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации».

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.