Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Основной задачей кадрового учета и делопроизводства является правильное (с точки зрения законодательства) оформление профессиональной деятельности сотрудников в организации.

Этапы кадрового учета и делопроизводства

Этапы

 

Примечание
Первый этап. Определиться какие именно документы должны быть в организацииСуществуют обязательные документы в кадровом учете, а есть документы, созданные по инициативе самой организации
Второй этап. Изучение учредительных документовНа основании этих документов будут формироваться кадровые документы
Третий этап. Разработка «Положение о ведении кадрового делопроизводства»Этот этап будет, если в организации решили сформировать данное положение
Четвертый этап. Оформление на работу руководителя организацииРуководитель организации будет подписывать документы о принятии на работу сотрудников, поэтому нужно начинать с него
Пятый этап. Составление локальных нормативных актовВ локальных нормативных актах будут прописан основной порядок кадрового учета
Шестой этап. Разработка трудового договораЭто основной документ между работниками и организацией
Седьмой этап. Подготовка документов учета — журналовКаждый журнал необходимо пронумеровать, подшить поставить печать, а также здесь необходимо указать дату начала и название компании
Восьмой этап. Оформление на работу сотрудниковВсе кадровые документы можно разрабатывать самостоятельно, но они должны содержать основную информацию, установленную законодательством. Также можно использовать типовые формы документов

 Читайте также статью: → Как оформить электронный больничный через СБИС.

Сфера кадрового учета

В область ответственности кадрового учета относятся следующие направления:

  1. оформление документов о приеме на работу;
  2. оформление документов при увольнении сотрудников;
  3. оформление трудовых отношений между работниками и работодателями;
  4. организация трудового процесса.

Кадровые документы можно разделить на кадровые документы индивидуального характера и общего характера. К первым относятся документы, имеющие отношения к отдельным работникам, а к документам общего характера относятся документы, относящиеся ко всем сотрудникам организации.

Важно! Для организации кадрового учета необходимо руководствоваться в первую очередь Трудовым Кодексом РФ, Конституцией РФ, а также федеральными законами, различными постановлениями, инструкциями Минтруда, Административным Кодексом РФ и прочими российскими нормативно-правовыми актами.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Обязательные кадровые документы

Организации обязаны иметь следующие виды кадровых документов:

Название документаДля чего нужен этот документ
Правила внутреннего трудового распорядкаОбязательный документ. Этот документ коммерческие организации разрабатывают самостоятельно. В этом документе должен быть отражен порядок приема и увольнения сотрудников, режим труда и отдыха, права и обязанности работников и работодателя, вопросы дисциплины труда, виды поощрений, взысканий и т.д.
Положение об оплате трудаОбязательный документ. Этот документ организации также разрабатывают самостоятельно, так как в законодательстве нет четких указаний по его составлению. В данном документе должна содержаться информация о системе оплаты труда, сроках выплаты заработной платы, ответственности работодателя за задержку оплаты труда и другие вопросы
Положение о премировании работниковЛокальный акт, разрабатывается самостоятельно. Однако его наличие вовсе не обязательно, все моменты относительно премий можно прописать в Положении об оплате труда. Также его можно оформить в виде приложения к коллективному договору. Если все же решили создать отдельный документ, то в нем нужно отразить следующие моменты:

·         кому будет выплачиваться премия;

·         условия начисления и выплаты премий;

·         виды премий;

·         периодичность и сроки выплаты премий;

·         условия, при которых премии не назначаются;

·         другая информация

Коллективный договорЭто документ, который отражает отношения между работодателем и сотрудниками в конкретной организации. Документ не является обязательным и разрабатывается организацией самостоятельно. Здесь можно отразить:

·         систему оплаты труда;

·         временя работы и отдыха;

·         порядок предоставления отпусков;

·         выплаты пособий, компенсаций, премий;

·         гарантии и льготы сотрудникам;

·         другие вопросы.

Положение об охране трудаОбязательный документ. Здесь должны быть отражены мероприятия по созданию комфортных и безопасных условий труда для сотрудников. В данном документе обычно указываются:

·         сотрудник, который отвечает за организацию охраны труда в организации;

·         обязанности и сфера ответственности данного сотрудника;

·         мероприятия по обеспечению и контролю охраны труда, проводимые в организации;

·         безопасность труда работников;

·         состав комиссии и метод ее формирования для оценки охраны  труда;

·         прочее

·

Инструкция о защите персональных данныхДанный документ должен быть в любой организации, в которой есть наемные работники, потому что организации приходится обрабатывать и хранить персональную информацию сотрудников. Персональной информацией является любая информация, которая относится к любому человеку на основании закона №152-ФЗ от 27.07.06 «О персональных данных». В данной инструкции необходимо отразить следующую информацию:

·         общие положения данного документа;

·         операции, производимые с персональными данными;

·         порядок доступа ответственных лиц к персональной информации;

·         ответственность сотрудников за нарушение закона «О персональных данных»;

·         другая информация

Положение о командировкахНе обязательный документ
Штатное расписание (форма Т-3)Обязательный документ
График отпусков (форма Т-7)Обязательный документ, необязателен для микропредприятий
Трудовой договор (форма ТД-1)Это основной документ, регулирующий отношения работодателя и работников. Его наличие обязательно в каждой организации
Приказ о приеме на работу (форма Т-1)Обязательный документ
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы Т-9, Т-9а)Обязательный документ
Служебные задания для командировокНеобязательный документ
Командировочные удостоверенияНеобязательный документ
Журнал учета командировокНеобязательный документ
Отчеты о выполнении служебных заданийНеобязательный документ
Приказ об увольнении (форма Т-8)Обязательный документ
Личная карточка работника (форма Т-2)Обязательный документ
Приказ о переводе сотрудника(ов) (форма Т-5)Обязательный документ
Распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6)Обязательный документ
Приказ об увольнении работников (форма Т-8а)Обязательный документ
Табель рабочего времени (формы Т-12, Т-13)Обязательный документ
Журналы учета 
Трудовые книжкиОбязательный документ
Больничные листы 
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимОбязательный документ
Книга регистрации приказовОбязательный документ
Должностные инструкцииНе обязательный документ, но обязательный для определенных категорий работников
Заявления о приме на работу от сотрудниковНеобязательный документ в коммерческих организациях и обязательный в государственных и муниципальных учреждениях
Положения о ведении кадрового делопроизводства.Здесь отображаются все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения.  Не является обязательным документом

 Ответы на вопросы

Вопрос. Нужно ли вести журнал учета больничных листков в организации?

Ответ. Нет не нужно. Данный кадровый документ организация может вести для собственного удобства.

Вопрос. Какие обязанности можно включать в должностную инcтрукцию?

Ответ. Согласно разъяснениям Роструда работодатель вправе включить в должностную инструкцию сотрудника и обязанности по своей должности и обязанности по другой должности, даже если обычно они не свойственны для данной должности.

 Читайте также статью: → Оплата больничного листа по производственной травме: расчет в 2018.

Распространенные ошибки

Ошибка. В штатном расписании не указаны должности уже принятых работников либо должности не изменены после перевода сотрудников.

Как правильно. В кадровых документах должность сотрудника указывается в соответствии со штатным расписанием. Необходимо подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание и докладную записку с перечислением ошибок.

Ошибка. Дата отпуска работника не совпадает с графиком отпусков.

Как правильно. Исправлять график отпусков не нужно, так как отпуск предоставляется по заявлению сотрудника

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...
Adblock detector