Порядок заполнения и ведения журнала учета поступающих грузов

Форма материального хранения № 4 предназначена для учёта таких товарно-материальных ценностей, как грузы. В помещение складского хранения они могут быть доставлены различными способами: наземным, воздушным и водным транспортом. Запись вносится по мере поступления груза. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-4 (журнал учета поступающих грузов), какие ошибки могут возникнуть при составлении.

Материальные ценности должны сопровождаться товарной накладной и актом. Когда груз доставляется по железнодорожным путям или водным транспортом, возможен простой. Это также отражается в журнале с указанием его продолжительности. Журнал МХ-4 – главный документ, имеющий строго установленную форму и инструкцию по заполнению.

Особенности заполнения журнала

Оформление журнала может быть возложено на уполномоченного сотрудника организации, который в обязательном порядке должен быть лицом материально ответственным. Это отражается либо сразу при подписании трудового договора, либо в ходе работы, путем составления дополнительного соглашения. Читайте также статью: → «Договор о материальной ответственности. Пример составления».

Данные документ состоит:

  • обложки, на которой указываются регистрационные данные (название организации, юридический адрес, номер телефона, общероссийские классификаторы, период ведения документа и ответственное лицо);
  • четной страницы, на которой указывается число прибытия и разгрузки, наименование станции отправления и поставщика, номер и дата акта о приёме, наименование груза, в чём измеряется, данные по товарному документу;
  • на нечетной странице подробно прописывается какое количество товарных ценностей числится по документу, сколько фактически, а также отклонение в данных показателях, ФИО ответственного лица. Последняя графа Примечание – здесь отражается информация об акте, полученном в результате несоответствия данных по грузу, время простоя и порче товара.

Журнал состоит из титульного листа и двух страниц. Вести его может только лицо, на которое возможно возложить такую ответственность, согласно имеющимся документам.

Порядок оформления формы МХ-4

Данные документ был ещё утвержден 09 августа 1999 года, номер Постановления – 66. Форма по Общероссийскому классификатору управленческой документации  0335004.

Общество с ограниченной ответственностью  «Круиз»», г. Краснодар, ул. Сормовская, 10, 8(861) 23-56-897
Полное название компании «Хранителя», с указанием регистрационной формы, юридического адреса и  телефона

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПАЮЩИХ ГРУЗОВ

за период с » 1 »     НОЯБРЯ 2016     по » 30 » ноября          2016 года

Лицо, на которое возложена            Заведующая складом            Иванько Ирина Владимировна

Ответственность за ведение журнала      Фамилия, имя, отчество          должность

Дата,
время, ч. мин.
Номер
транс-
портного
средства
Станция
(пристань,
порт) от-
правления
Поставщик
(грузоотпра-
витель)
Приемный акт Наименование продукции, то-
варно-материальных ценностей
Единица
измерения
Товарный документ
прибы-
тия
разгруз-
ки
номер дата номер дата
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
07:00 07:50 E576АЕ Ветлужская ООО «Калма» 58 04.11.2016 Стол письменный шт 0001212554 01.11.2016
итого

 

По документам значится Фактически принято Отклонение (+, -) Примечание
количество мест,
штук
масса брутто количество мест,
штук
масса брутто количест-
во мест,
штук
масса
брутто
подпись фамилия, имя, отчество
12 13 14 15 16 17 18 19 20
 55  10254  55  10254  Иванько  И.В. Иванько  Одна коробка под номером 584789654 была распечатана

Процедура передачи и возврата товара

Заполнение журнала по форме МХ № 4 производится на основании товарно-транспортных накладных (ТТН), актов, приходных ордеров:

  1. ТТН – относится к первичной документации. Читайте также статью: → «Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т». Состоит из двух разделов. Первый – товарный, отражает взаимоотношения с представителями организации по покупке и передаче товара, списания его со складского учёта. Второй – транспортный, заполняется для сопровождения груза. Этот раздел должен совпадать с фактическими характеристиками и данными перевозимого товара. В случае проверки на дороге, при несовпадении показателей, могут возникнуть проблемы с представителями государственных органов власти.
  2. Акт обязателен, как при приемке и передачи товара на хранение. Данный документ может составить любая из сторон, но преимущественно этим занимается «Хранитель».

В акте о приемке-передаче ценностей обязательно должна быть информация:

  • порядковый номер;
  • в каких единицах измеряется, соответствующий код по классификатору;
  • характеристики (например, размер листа, фасовка и т.д);
  • количество;
  • цена;
  • и общая стоимость;

МХ-1 используется при сдаче груза «Хранителю» – в этом документе указывается полная характеристика передаваемого на хранение объекта. После подписания акта, вся ответственность ложится на организацию «Хранителя». МХ-3 – по истечению срока хранения, продляется договор, либо производится возврат ценностей на основании данного акта. Читайте также статью: → «Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец».

Приходный ордер – важный первичный документ. Он фиксирует прием и передачу материальных ценностей.

Не обязательно одновременно заполнять акт и орден. Достаточно наличие одного из указанных документов. Поскольку по своей юридической силе они практически равноправны.

Тонкости нахождения товара на складе

На профессиональных складах существует специально разработанная система учета. Он помогает легко и быстро найти необходимый товар. Состоит из определенной комбинации русских букв и цифр. Складское помещение разделено на холодную и теплую зону.

Первая буква применяется именно для её обозначения, следующие цифры –  указывают номер стеллажа, вертикальной полки и самой полки. Работник должен с легкостью находить нужный товар. Схемы стеллажей обычно находятся, помогая сотруднику сориентироваться в нужный момент.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Можно ли разработать и утвердить свою форму журнала МХ-4 с необходимыми графами?

Нет. Существует строго установленный документ. Информация в ней исчерпывающая, обязательная и должна быть неизменна.

Вопрос №2. Подойдёт форма журнала МХ-4 для учета продуктов питания, сданных на склад?

Продукты питания также можно передавать на хранение. Только условия складского помещения должны быть при этом соответствующими, с соблюдением норм и температурных режимов.

Вопрос №3. Если в результате хранения, при проверке выявились расхождения в ассортименте, либо количестве товара?

Составляется акт о «Контрольной проверке», далее необходимо выяснить обстоятельства, которые привели к данному факту и принять Сторонами решение о возмещении, либо списании.

Типичные ошибки при заполнении

  1. Недобросовестное ведение журнала. Зачастую даже профессиональные хранители, ведут учет в компьютере, а прием товара осуществляют только на основании ТОРГ-12, не проверяя фактическое наличие. В результате при проверке образуются недостачи, а компьютерные программы имеют свойства слетать. Поэтому так важно соблюдать все установленные требования.
  2. Обязательно наличие договора между сторонами. Одного акта и журнала не достаточно. При возникновении спорных ситуаций, только подписанный договор поможет решить все вопросы. Это самая распространенная ошибка.
  3. Отсутствие товарно-транспортной накладной. Как правило, при поступлении товара этот документ имеется в наличии. Но складские работники его теряют, уничтожают и не передают в свою бухгалтерию, считая его ненадобным.