Порядок заполнения и ведения журнала учета поступающих грузов (форма МХ-4)

Форма материального хранения № 4 предназначена для учёта таких товарно-материальных ценностей, как грузы. В помещение складского хранения они могут быть доставлены различными способами: наземным, воздушным и водным транспортом. Запись вносится по мере поступления груза. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-4 (журнал учета поступающих грузов), какие ошибки могут возникнуть при составлении.

Материальные ценности должны сопровождаться товарной накладной и актом. Когда груз доставляется по железнодорожным путям или водным транспортом, возможен простой. Это также отражается в журнале с указанием его продолжительности. Журнал МХ-4 – главный документ, имеющий строго установленную форму и инструкцию по заполнению.

Особенности заполнения журнала

Оформление журнала может быть возложено на уполномоченного сотрудника организации, который в обязательном порядке должен быть лицом материально ответственным. Это отражается либо сразу при подписании трудового договора, либо в ходе работы, путем составления дополнительного соглашения. Читайте также статью: → «Договор о материальной ответственности. Пример составления».

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Данные документ состоит:

  • обложки, на которой указываются регистрационные данные (название организации, юридический адрес, номер телефона, общероссийские классификаторы, период ведения документа и ответственное лицо);
  • четной страницы, на которой указывается число прибытия и разгрузки, наименование станции отправления и поставщика, номер и дата акта о приёме, наименование груза, в чём измеряется, данные по товарному документу;
  • на нечетной странице подробно прописывается какое количество товарных ценностей числится по документу, сколько фактически, а также отклонение в данных показателях, ФИО ответственного лица. Последняя графа Примечание – здесь отражается информация об акте, полученном в результате несоответствия данных по грузу, время простоя и порче товара.

Журнал состоит из титульного листа и двух страниц. Вести его может только лицо, на которое возможно возложить такую ответственность, согласно имеющимся документам.

Порядок оформления формы МХ-4

Данные документ был ещё утвержден 09 августа 1999 года, номер Постановления – 66. Форма по Общероссийскому классификатору управленческой документации  0335004.

Общество с ограниченной ответственностью  «Круиз»», г. Краснодар, ул. Сормовская, 10, 8(861) 23-56-897
Полное название компании «Хранителя», с указанием регистрационной формы, юридического адреса и  телефона

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПАЮЩИХ ГРУЗОВ

за период с » 1 »     НОЯБРЯ 2016     по » 30 » ноября          2016 года

Лицо, на которое возложена            Заведующая складом            Иванько Ирина Владимировна

Ответственность за ведение журнала      Фамилия, имя, отчество          должность

Дата,
время, ч. мин.
Номер
транс-
портного
средства
Станция
(пристань,
порт) от-
правления
Поставщик
(грузоотпра-
витель)
Приемный актНаименование продукции, то-
варно-материальных ценностей
Единица
измерения
Товарный документ
прибы-
тия
разгруз-
ки
номердатаномердата
1234567891011
07:0007:50E576АЕВетлужскаяООО «Калма»5804.11.2016Стол письменныйшт000121255401.11.2016
итого

 

По документам значитсяФактически принятоОтклонение (+, -)Примечание
количество мест,
штук
масса бруттоколичество мест,
штук
масса бруттоколичест-
во мест,
штук
масса
брутто
подписьфамилия, имя, отчество
121314151617181920
 55 10254 55 10254 Иванько И.В. Иванько Одна коробка под номером 584789654 была распечатана
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Процедура передачи и возврата товара

Заполнение журнала по форме МХ-4 производится на основании товарно-транспортных накладных (ТТН), актов, приходных ордеров:

  1. ТТН – относится к первичной документации. Читайте также статью: → «Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т». Состоит из двух разделов. Первый – товарный, отражает взаимоотношения с представителями организации по покупке и передаче товара, списания его со складского учёта. Второй – транспортный, заполняется для сопровождения груза. Этот раздел должен совпадать с фактическими характеристиками и данными перевозимого товара. В случае проверки на дороге, при несовпадении показателей, могут возникнуть проблемы с представителями государственных органов власти.
  2. Акт обязателен, как при приемке и передачи товара на хранение. Данный документ может составить любая из сторон, но преимущественно этим занимается «Хранитель».

В акте о приемке-передаче ценностей обязательно должна быть информация:

  • порядковый номер;
  • в каких единицах измеряется, соответствующий код по классификатору;
  • характеристики (например, размер листа, фасовка и т.д);
  • количество;
  • цена;
  • и общая стоимость;

МХ-1 используется при сдаче груза «Хранителю» – в этом документе указывается полная характеристика передаваемого на хранение объекта. После подписания акта, вся ответственность ложится на организацию «Хранителя». МХ-3 – по истечению срока хранения, продляется договор, либо производится возврат ценностей на основании данного акта. Читайте также статью: → «Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец».

Приходный ордер – важный первичный документ. Он фиксирует прием и передачу материальных ценностей.

Не обязательно одновременно заполнять акт и орден. Достаточно наличие одного из указанных документов. Поскольку по своей юридической силе они практически равноправны.

Тонкости нахождения товара на складе

На профессиональных складах существует специально разработанная система учета. Он помогает легко и быстро найти необходимый товар. Состоит из определенной комбинации русских букв и цифр. Складское помещение разделено на холодную и теплую зону.

Первая буква применяется именно для её обозначения, следующие цифры –  указывают номер стеллажа, вертикальной полки и самой полки. Работник должен с легкостью находить нужный товар. Схемы стеллажей обычно находятся, помогая сотруднику сориентироваться в нужный момент.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Можно ли разработать и утвердить свою форму журнала МХ-4 с необходимыми графами?

Нет. Существует строго установленный документ. Информация в ней исчерпывающая, обязательная и должна быть неизменна.

Вопрос №2. Подойдёт форма журнала МХ-4 для учета продуктов питания, сданных на склад?

Продукты питания также можно передавать на хранение. Только условия складского помещения должны быть при этом соответствующими, с соблюдением норм и температурных режимов.

Вопрос №3. Если в результате хранения, при проверке выявились расхождения в ассортименте, либо количестве товара?

Составляется акт о «Контрольной проверке», далее необходимо выяснить обстоятельства, которые привели к данному факту и принять Сторонами решение о возмещении, либо списании.

Типичные ошибки при заполнении

  1. Недобросовестное ведение журнала. Зачастую даже профессиональные хранители, ведут учет в компьютере, а прием товара осуществляют только на основании ТОРГ-12, не проверяя фактическое наличие. В результате при проверке образуются недостачи, а компьютерные программы имеют свойства слетать. Поэтому так важно соблюдать все установленные требования.
  2. Обязательно наличие договора между сторонами. Одного акта и журнала не достаточно. При возникновении спорных ситуаций, только подписанный договор поможет решить все вопросы. Это самая распространенная ошибка.
  3. Отсутствие товарно-транспортной накладной. Как правило, при поступлении товара этот документ имеется в наличии. Но складские работники его теряют, уничтожают и не передают в свою бухгалтерию, считая его ненадобным.
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...
Adblock detector