Дефектная ведомость на списание основных средств – образец

Для списания или отправки на ремонт необходимо оформить соответствующим документом, подтверждающим для этого причин. Таким документом является дефектная ведомость. Организация может использовать утвержденный акт по форме № ОС-16, а также самостоятельно разработать бланк, которые будут основанием для списания или ремонта. Рассмотрим что из себя представляет документ и его оформление.

Нормативное регулирование оформления дефектной ведомости

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к учету и оформлению первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2001 N 26н утверждает ПБУ 6/01

Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 утверждена форма ОС-16

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н План счетов бухучета.

Роль дефектная ведомость в организации

Дефектная ведомость является документом, позволяющим компании обосновать и подтвердить расходы на ремонт, независимо от вида ремонта. Такой документ отразит необходимость проведения не фиктивного ремонта или списания и будет основанием для включения в расходы компании.

Также, информация, отраженная в ведомости способствует устранению причин, основополагающих для ремонта и выбытия основного средства.

Любые основные средства со временем изнашиваются и морально устаревают. Если списывать объект рано, то можно восстановить функции, вышедшие из строя.

Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин

Читайте также статью: → Дефектная ведомость на списание запчастей: образец, бланк.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подтверждение расходов на ремонт

Для включения расходов в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, необходимо оформить документы, подтверждающие такие затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы, которые подтвердят расходы на ремонт:

  • акт о выявленных неисправностях или дефектная ведомость
  • приказ о проведении ремонта в произвольной форме.
  • график ремонтных работ
  • смета, отражающая затраты труда, стоимость материалов и стоимость ремонта в целом
  • накладная на отпуск материалов на сторону
  • акт приема-передачи отремонтированных объектов по форме № ОС-3
  • инвентарная карточка по форме № ОС-6, которая отражает информацию о выполненном ремонте

Организации вправе использовать форму ОС-16 или разработать дефектную ведомость, утвердив ее приказом и приложением к учетной политике.

Дефектная ведомость оформляется в одном экземпляре, если организация производит ремонт собственными силами и в двух (или более), если ремонтные работы выполняются сторонней организацией: 1 у компании и 1 у подрядчику с подписанием акта (ведомости) представителями с обеих сторон.

Порядок заполнения дефектной ведомости

Дефектная ведомость относится к первичным документам, которая в соответствии с законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ в форме ОС-16, не обязательна к использованию с 01.01.2013г. для организаций негосударственного сектора, т.е. разрабатывается самостоятельно при желании.

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ для оформления первички (независимо от использования унифицированных или самостоятельно разработанных форм документа) определены следующие обязательные реквизиты:

  1. полное название документа
  2. дата, когда составлен документ
  3. организация, составившая документ
  4. содержание проведенной операции (списание основного средства или ремонт)
  5. величина и единицы измерения объекта основного средства
  6. должности лиц, оформивших операцию
  7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в ОС-16 или аналогичном документе имеются такие особенности оформления:

Отражается какое оборудование: наименование            , номер паспорта или маркировка, тип, марка, дата изготовления и поступления оборудования. Обнаруженные дефекты к каждому оборудованию, указанному в акте. Также указываются предлагаемые работы по устранению дефектов, исполнители и сроки исполнения.

Этот документ свидетельствует о правомерности списания затрат на ремонт, а также, что НДС со стоимости этих работ не начисляется при выполнении работ сторонними организациями и не обязана начислять НДС на ремонт.

Важно! Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, отсутствие которых – основание для не признания документа для подтверждения понесенных расходов, а также потребуются другие документы.

Описание неисправностей в дефектной ведомости

Дефектная ведомость обосновывает характер работ. При проведении работ, которые меняют технологические особенности, то работы относятся к реконструкции или модернизации, что будет основанием для увеличения первоначальной стоимости на стоимость проведенных работ.

Цель ремонта необходима для поддержания в рабочем состоянии основного средства на срок полезного использования без изменения первоначальных технических показателей. Стоимость работ по ремонту будет учтена в составе расходов на ремонт при налогообложении.

Формирование комиссии для составления дефектной ведомости

В состав членов комиссии включаются работники своей организации и представитель сторонней:

  • работник, работающий на неисправном оборудовании
  • МОЛ
  • бухгалтера
  • представители организации, которая будет заниматься ремонтом

Представитель организации, которая будет заниматься ремонтом, вправе подтвердить неисправность состояния в дефектной ведомости и даст характеристику планируемого ремонта, внесет предложения по восстановительным работам и квалифицированно укажет сроки исполнения.

В ведомости нужно подписи членов комиссии указать с расшифровкой, хотя ФНС не откажет на этом основании списание на расходы, т.к. ведомость – внутренний документ.

Формирование резерва на ремонт

Организации имеют право сформировать резерв на ремонт и отразить это в учетной политике. Предполагаемую сумму резерва на год нужно обосновать документами, в числе которых дефектные ведомости.

Также, при причиненном ущербе работником, с него нужно взыскать ущерб. Дефектная ведомость будет обоснованием размера ущерба, и его сумму нужно взыскать с работника. Размер такого ущерба определяет комиссия. По результатам проверки, комиссия подпишет акт инвентаризации и дефектную ведомость – основания для расчета размера ущерба и удержания из зарплаты.

Учет ремонта в организации

Учет расходов на ремонт зависит от способа выполнения: подряд или собственными силами.

При проведении ремонта хозспособом расходы включают:

  • стоимость запчастей и расходных материалов, учтенных в составе МПЗ
  • зарплата сотрудников, выполняющих ремонт
  • страховые взносы, начисленных с зарплаты названных сотрудников

При наличии у организации ремонтной службы, расходы на ремонтные работы оформляются:

Д23 К10 (16, 69, 70…)

По результатам ремонта расходы со счета 23 списываются в зависимости от целей использования основного средства:

Д20 (25, 26, 29, 44…) К23

Если ремонтной службы нет, то расходы на ремонт на счете 23 не учитываются. Но при возникновении расходов оформляется:

Д20 (25, 26, 29, 44…) К10 (16, 69, 70…)

Пример отражения расходов на ремонт, выполненный хозспособом

ООО «Альфа и омега» не имеет ремонтного отдела и текущий ремонт морозильной камеры проведен собственными силами. Резерва на ремонт в организации нет. Применяется метод начисления.

До проведения ремонта составлена дефектная ведомость, которая отразила поломку компрессора, который восстановлению не подлежит, необходима полная замена.

Организация приобрела в июле компрессор на замену стоимостью 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.) и передала для ремонта. Счета 15 и 16 организацией не применяются. В июле морозильная камера была отремонтирована. Бухгалтер получил акт о замене. Оплата труда (в т.ч. страховые взносы) лиц, проводивших ремонт, составила 1500 руб.

Ремонт оформлен следующими проводками:

ОперацияДебетКредитСумма
приобретен компрессор10-5605000
учтен НДС1960900
принят НДС к вычету68 субсчет Расчеты по НДС19900
перечислена оплата за компрессор60515900
списан компрессор, установленный при ремонте4410-55000
учтены расходы на оплату труда4470 (69)1500

При выполнении ремонта подрядчиком расходы на оплату отражаются:

Д20 (25, 26, 29, 44…) К60

Пример отражения расходов на ремонт, выполненный подрядчиком

ООО «Альфа и омега» отремонтировало морозильную камеру посредством подрядной организации ООО «Бета». Стоимость работ составила 6000 руб. (в т. ч. НДС – 1080 руб.). Резерва на ремонт у организации нет. Применяется метод начисления.

ОперацияДебетКредитСумма
учтены затраты на ремонт44606000
учтен НДС стоимости ремонта19601080
принят НДС к вычету68 субсчет Расчеты по НДС191080
перечислены деньги за ремонт60517080

 Ошибка при списании материалов для ремонта

Списание материалов, израсходованных на ремонт, оформляется Актом о списании материальных запасов, который будет основанием для отражения в учете выбытия этих материалов. Но чтобы обосновать ремонт и объем затрат нужно оформить соответствующие документы, разработанные самостоятельно и закрепленные в учетной политике, например акт о обнаруженных неисправностях, дефектная ведомость и смета на проведение ремонта.

Читайте также статью: → Ведомость амортизации основных средств.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Обязательно ли оформлять дефектную ведомость?

Ответ: Ее можно не оформлять, но тогда нельзя будет затраты на ремонт списать на затраты, которые снижают налогооблагаемую базу. Также подтвердит необходимость ремонта, а не модернизации, которая увеличивает стоимость основного средства.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

-->




Adblock detector