Для списания или отправки на ремонт необходимо оформить соответствующим документом, подтверждающим для этого причин. Таким документом является дефектная ведомость. Организация может использовать утвержденный акт по форме № ОС-16, а также самостоятельно разработать бланк, которые будут основанием для списания или ремонта. Рассмотрим что из себя представляет документ и его оформление.
Нормативное регулирование оформления дефектной ведомости
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к учету и оформлению первичной документации
Приказ Минфина России от 30.03.2001 N 26н утверждает ПБУ 6/01
Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 утверждена форма ОС-16
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н План счетов бухучета.
Роль дефектная ведомость в организации
Дефектная ведомость является документом, позволяющим компании обосновать и подтвердить расходы на ремонт, независимо от вида ремонта. Такой документ отразит необходимость проведения не фиктивного ремонта или списания и будет основанием для включения в расходы компании.
Также, информация, отраженная в ведомости способствует устранению причин, основополагающих для ремонта и выбытия основного средства.
Любые основные средства со временем изнашиваются и морально устаревают. Если списывать объект рано, то можно восстановить функции, вышедшие из строя.
Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин
Читайте также статью: → Дефектная ведомость на списание запчастей: образец, бланк.
Подтверждение расходов на ремонт
Для включения расходов в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, необходимо оформить документы, подтверждающие такие затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Документы, которые подтвердят расходы на ремонт:
- акт о выявленных неисправностях или дефектная ведомость
- приказ о проведении ремонта в произвольной форме.
- график ремонтных работ
- смета, отражающая затраты труда, стоимость материалов и стоимость ремонта в целом
- накладная на отпуск материалов на сторону
- акт приема-передачи отремонтированных объектов по форме № ОС-3
- инвентарная карточка по форме № ОС-6, которая отражает информацию о выполненном ремонте
Организации вправе использовать форму ОС-16 или разработать дефектную ведомость, утвердив ее приказом и приложением к учетной политике.
Дефектная ведомость оформляется в одном экземпляре, если организация производит ремонт собственными силами и в двух (или более), если ремонтные работы выполняются сторонней организацией: 1 у компании и 1 у подрядчику с подписанием акта (ведомости) представителями с обеих сторон.
Порядок заполнения дефектной ведомости
Дефектная ведомость относится к первичным документам, которая в соответствии с законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ в форме ОС-16, не обязательна к использованию с 01.01.2013г. для организаций негосударственного сектора, т.е. разрабатывается самостоятельно при желании.
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ для оформления первички (независимо от использования унифицированных или самостоятельно разработанных форм документа) определены следующие обязательные реквизиты:
- полное название документа
- дата, когда составлен документ
- организация, составившая документ
- содержание проведенной операции (списание основного средства или ремонт)
- величина и единицы измерения объекта основного средства
- должности лиц, оформивших операцию
- подписи лиц и их расшифровку
Непосредственно в ОС-16 или аналогичном документе имеются такие особенности оформления:
Отражается какое оборудование: наименование , номер паспорта или маркировка, тип, марка, дата изготовления и поступления оборудования. Обнаруженные дефекты к каждому оборудованию, указанному в акте. Также указываются предлагаемые работы по устранению дефектов, исполнители и сроки исполнения.
Этот документ свидетельствует о правомерности списания затрат на ремонт, а также, что НДС со стоимости этих работ не начисляется при выполнении работ сторонними организациями и не обязана начислять НДС на ремонт.
Важно! Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, отсутствие которых – основание для не признания документа для подтверждения понесенных расходов, а также потребуются другие документы.
Описание неисправностей в дефектной ведомости
Дефектная ведомость обосновывает характер работ. При проведении работ, которые меняют технологические особенности, то работы относятся к реконструкции или модернизации, что будет основанием для увеличения первоначальной стоимости на стоимость проведенных работ.
Цель ремонта необходима для поддержания в рабочем состоянии основного средства на срок полезного использования без изменения первоначальных технических показателей. Стоимость работ по ремонту будет учтена в составе расходов на ремонт при налогообложении.
Формирование комиссии для составления дефектной ведомости
В состав членов комиссии включаются работники своей организации и представитель сторонней:
- работник, работающий на неисправном оборудовании
- МОЛ
- бухгалтера
- представители организации, которая будет заниматься ремонтом
Представитель организации, которая будет заниматься ремонтом, вправе подтвердить неисправность состояния в дефектной ведомости и даст характеристику планируемого ремонта, внесет предложения по восстановительным работам и квалифицированно укажет сроки исполнения.
В ведомости нужно подписи членов комиссии указать с расшифровкой, хотя ФНС не откажет на этом основании списание на расходы, т.к. ведомость – внутренний документ.
Формирование резерва на ремонт
Организации имеют право сформировать резерв на ремонт и отразить это в учетной политике. Предполагаемую сумму резерва на год нужно обосновать документами, в числе которых дефектные ведомости.
Также, при причиненном ущербе работником, с него нужно взыскать ущерб. Дефектная ведомость будет обоснованием размера ущерба, и его сумму нужно взыскать с работника. Размер такого ущерба определяет комиссия. По результатам проверки, комиссия подпишет акт инвентаризации и дефектную ведомость – основания для расчета размера ущерба и удержания из зарплаты.
Учет ремонта в организации
Учет расходов на ремонт зависит от способа выполнения: подряд или собственными силами.
При проведении ремонта хозспособом расходы включают:
- стоимость запчастей и расходных материалов, учтенных в составе МПЗ
- зарплата сотрудников, выполняющих ремонт
- страховые взносы, начисленных с зарплаты названных сотрудников
При наличии у организации ремонтной службы, расходы на ремонтные работы оформляются:
Д23 К10 (16, 69, 70…)
По результатам ремонта расходы со счета 23 списываются в зависимости от целей использования основного средства:
Д20 (25, 26, 29, 44…) К23
Если ремонтной службы нет, то расходы на ремонт на счете 23 не учитываются. Но при возникновении расходов оформляется:
Д20 (25, 26, 29, 44…) К10 (16, 69, 70…)
Пример отражения расходов на ремонт, выполненный хозспособом
ООО «Альфа и омега» не имеет ремонтного отдела и текущий ремонт морозильной камеры проведен собственными силами. Резерва на ремонт в организации нет. Применяется метод начисления.
До проведения ремонта составлена дефектная ведомость, которая отразила поломку компрессора, который восстановлению не подлежит, необходима полная замена.
Организация приобрела в июле компрессор на замену стоимостью 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.) и передала для ремонта. Счета 15 и 16 организацией не применяются. В июле морозильная камера была отремонтирована. Бухгалтер получил акт о замене. Оплата труда (в т.ч. страховые взносы) лиц, проводивших ремонт, составила 1500 руб.
Ремонт оформлен следующими проводками:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
| приобретен компрессор | 10-5 | 60 | 5000 |
| учтен НДС | 19 | 60 | 900 |
| принят НДС к вычету | 68 субсчет Расчеты по НДС | 19 | 900 |
| перечислена оплата за компрессор | 60 | 51 | 5900 |
| списан компрессор, установленный при ремонте | 44 | 10-5 | 5000 |
| учтены расходы на оплату труда | 44 | 70 (69) | 1500 |
При выполнении ремонта подрядчиком расходы на оплату отражаются:
Д20 (25, 26, 29, 44…) К60
Пример отражения расходов на ремонт, выполненный подрядчиком
ООО «Альфа и омега» отремонтировало морозильную камеру посредством подрядной организации ООО «Бета». Стоимость работ составила 6000 руб. (в т. ч. НДС – 1080 руб.). Резерва на ремонт у организации нет. Применяется метод начисления.
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
| учтены затраты на ремонт | 44 | 60 | 6000 |
| учтен НДС стоимости ремонта | 19 | 60 | 1080 |
| принят НДС к вычету | 68 субсчет Расчеты по НДС | 19 | 1080 |
| перечислены деньги за ремонт | 60 | 51 | 7080 |
Ошибка при списании материалов для ремонта
Списание материалов, израсходованных на ремонт, оформляется Актом о списании материальных запасов, который будет основанием для отражения в учете выбытия этих материалов. Но чтобы обосновать ремонт и объем затрат нужно оформить соответствующие документы, разработанные самостоятельно и закрепленные в учетной политике, например акт о обнаруженных неисправностях, дефектная ведомость и смета на проведение ремонта.
Читайте также статью: → Ведомость амортизации основных средств.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Обязательно ли оформлять дефектную ведомость?
Ответ: Ее можно не оформлять, но тогда нельзя будет затраты на ремонт списать на затраты, которые снижают налогооблагаемую базу. Также подтвердит необходимость ремонта, а не модернизации, которая увеличивает стоимость основного средства.
Загрузка...