Каждый работодатель обязан правильно вести свой кадровый учет и один из главных документов является журнал и книга учёта движения трудовых книжек. Трудовая книжка является весьма важным документом для каждого работающего лица и ее хранение возложено на кадровую службу компании. В приведенной статье рассмотрим заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также штрафные санкции за нарушение таких правил.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1: Что лучше для ведения: книга или журнал?
Каждый работодатель должен организовать процесс учета трудовых книжек людей, состоящих у него на службе. Как это организовать: посредством книги или журнала уже на усмотрение руководства компании (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Так или иначе нет разницы, что Вы выберете для ведения кадрового учета книжек:
- журнал;
- книгу.
Вопрос № 2: Кто обязан вести и заполнять книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них?
Зачастую это вменено в обязанности кадровиков, но также эти функции может выполнять отдел, занимающийся приемов и увольнением людей.
Процедура ведения книги по трудовым
Примите к сведению, что выборочная регистрация в книге трудовых книжек недопустима. Здесь фиксируются все поступления книжек в компании с заданием их серий и номеров. Если Вы приняли на службу человека без трудовой, то Вам потребуется ее выдать человеку.
Важно! После окончания трудовых взаимоотношений независимо от причины увольнения, человеку выдается книжка с указанием такой даты выдачи под его личную подпись. Это обезопасит работодателя от предъявления ему претензий в будущем об утере книжек (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Алгоритм заведения книги учета
Процесс заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них сводится к простым и последовательным задачам при выполнении которых Вы с легкостью справитесь с поставленной задачей. Итак, на что стоит обратить внимание:
Шаг 1 – Оформленная книга должна быть прошнурована и содержать номера всех в ней страниц. Заверьте книгу и руководства и поставьте печать компании (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Шаг 2 – Новую книгу компания вправе завести только ввиду того, что прежняя подошла к концу и хранить ее потребуется еще 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Книга заполняется не в произвольном формате, а по установленному бланку образцу.
Шаг 3 – Убедитесь, что книга таки ведется в Вашей компании, так как за ее отсутствие грозят штрафные санкции.
Штрафы за отсутствие книги учета трудовых
Как уже упоминалось в предыдущем заголовке, книга ведется в обязательном порядке и если же Вы ее не ведете или заполняете некорректно, то на компанию или ИП налагается админштраф в рамках нарушение требований ТК РФ (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В таблице приведен свод штрафов для Вашего ознакомления.
| № п\п | Плательщик штрафа | Величина взыскания |
| 1 | Должностное лицо | Эта категория заплатит в казну от 1 000 рублей до 5 000 рублей |
| 2 | ИП | Наравне с должностными лицами предусмотрено наказание для ИП в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей |
| 3 | Юрлицо | Значительно больше штраф для компаний, зарегистрированных как юрлицо и он составляет минимум 30 000 рублей и до 50 000 рублей |
Пример #1. Ведение книги учета трудовых
ООО “Аметист”, занимающееся производством ювелирных украшений, со дня создания компании завело книгу учета трудовых книжек своих подчиненных. Каждый вновь прибывший на службу соискатель при оформлении на работу заносился в такую книгу. 10.05.2024 г. в ООО “Аметист” пришла проверка и выявила грубое нарушение норм трудового законодательства, а именно книга не была скреплена печатью, а заверило ее лицо, которое не является руководителем и по приказу не исполняло его обязанности на период командировки директора Удовиченко А.Ю.
Ошибки при внесении в книгу сведений
Ошибка № 1. Заполнение книги в компании доверено не уполномоченному на это лицу, что не состоит на работе в кадровой службе. Если в компании работает вышеупомянутый отдел, то возложить обязанности по ведении книги следует именно на него, а не какого-то рядового служащего.
Ошибка № 2. В книгу вносят только данные по трудовым, предоставленным кадровику. Это неверный подход, так как содержание учетной книги предполагает внесение в нее абсолютно любой информации, в частности и по тем вновь прибывшим, для кого Ваша компания является первым местом работы и Вы им впервые заводите трудовую и делаете в ней запись.
Графы для заполнения книги учета трудовых
Кадровик прежде чем приступить к заполнению книги, должен хорошо ознакомиться с правилами ее заполнения и в принципе его знания в этой сфере должны быть достаточными. В книгу учета трудовых вносят такие параметры:
- книжки в первый раз заведенные подчиненным в Вашей компании;
- трудовые, поступившие в кадры при оформлении человека на работу;
- вкладыши к трудовым, выданным людям в период труда в Вашей фирме.
Обратите внимание, что первая графа заполняется регномерами книжек и вкладышей к ним.
Все последующие вплоть до четвертой заполняются календарными числами приема на должность людей, число заполнения самой трудовой и ее вкладыша. Не бойтесь, что указанные числа не совпадут и это в принципе редко случается по таким причинам:
- Человек, впервые устроившийся на работу, вправе получить на себя трудовую в течение недели после его принятия.
- Трудовая оформляется только на того служащего, что отработал в фирме минимум пять дней (ст. 66 ТК РФ).
Если числа взятия человека на работу и его запись в трудовую не одинаковы, то уполномоченное лицо по заполнению книги заносит в нее дату оформления. Пятая позиция прописывается инициалами подчиненного без использования сокращений, что владеет трудовой. Книжки старого образца выдавались без серии и номера, поэтому придется отметить прочерком это поле для таких документов. Первое оформление трудовой на человека, который нигде ранее официально не был трудоустроен, производится на основании бухбланка, зафиксированного в приходно-расходной книге по учету формуляров.
В седьмую позицию должностное лицо прописывает должность подчиненного, а в восьмой показывает отдел, куда он направлен на службу. При сложной организационной структуре компании потребуется указать вышестоящее подразделение. Девятая строка информирует пользователя о номере и дате приказа по предприятию, посвященного оформлению вновь принятого подчиненного. В десятой ячейке ставится роспись кадровика, принимающего трудовую у человека или тот, кто ее первый раз выписывал. Такая подпись является доказательством проведенной регистрации трудовой. Одиннадцатая позиция показывает, сколько человек заплатил за бланк трудовой или вкладыша и заполняется она лишь в том случае, когда трудовая выдается в первый раз или вкладыш к уже имеющейся книжке оформляется впервые, но именно в Вашей компании. Все прочие ситуации предполагают от Вас проставление прочерка и это будет означать, что денежные средства с человека не взимались.
При увольнении прописываются двенадцатая и тринадцатая графы. Человек самостоятельно указывает число выдачи ему на руки трудовой (зачастую это дата последнего его трудодня) и расписывается в ее получении.
Особенности заполнения книги учета трудовых
Запомните, что при отсутствии увольняющегося на своем рабочем месте в день его ухода из компании, работодатель обязан направит ему сообщение о том, что ему лично необходимо забрать свою трудовую из компании. По обоюдному согласованию трудовую можно отправить по почтовой связи. При одобрении такого варианта возврата книжки, Кадровик заполняет в последних двух позициях следующую информацию:
- число и нумерацию почтового уведомления, направленного уволившемуся человеку;
- фактическая дата отправления при условии, что подчиненный согласился на почтовое возвращение ему документа.
Не лишним будет максимально полно указать сведения об отправке, а именно квитанции почты и подшить их в дело вместе с копиями уведомления об отправке и сопроводительного письма. Также обратите пристальное внимание, что при увольнении следует расписаться не только за трудовую, но и отдельно за вкладыш.
Ведение книги в электронном формате
Многие компании прибегают к тому, что ведут персонификацию двумя способами:
- Электронный.
- Бумажный формат.
Позволено так вести документооборот трудовых книжек, личных дел, книг выпущенных приказов. Начиная с 2002 года после издания соответствующего постановления это приобрел законную силу. Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel вести не запрещено и это личная инициатива компании и такой способ гораздо удобнее для больших фирм, когда срочно нужно что-то найти. Электронный документооборот по закону вполне реально вести, а значит и архив в компании будет электронный. Любое действие с электронными бумагами должно быть задокументировано:
- сжатие;
- перезапись;
- конвертация.
Носитель считается за электронную единицу учета программных данных, сопроводительные бумаги Вы вправе вести по своему желанию в бумажном или электронном формате. Не лишним будет завести спецжурнал по фиксации в нем сведений относительно приходы и выбытия электронный файлов. Еще предлагается завести журнал мигрирования электронных бумаг как внутри Вашей компании, так и при передачи бумаг по запросу регуляторам. Период хранения бумаг независимо от их формата одинаковы и ничем не отличаются. Законодательство никак не разграничивает такие бумаги между собой и все требования к ним едины. При глубоком изучении привил и методики заполнения книги у Вас не возникнет никаких сложностей в работе с ней.
Загрузка...