Заполнение книги учета доходов и расходов при УСН доходы минус расходы

ИП и юрлица, которые выбрали режим УСН, обязаны корректно вести налоговый учет. Для этой цели они должны использовать книгу учета доходов и расходов (сокращенно – КУДиР).

Важно! Обязанность по применению КУДиР установлена ст. 346.24 НК РФ. Исключений по ней не имеется.

КУДиР (либо книга учета) – особая типовая форма отчетности, по которой плательщик исчисляет налоговую базу.  Обобщая, следует отметить, что

• все обязанные лица (ИП, юрлица) должны вести КУДиР с первых дней применения «упрощенки»;
• на ее основании плательщик подтверждает все свои хозяйственные расходные и доходные операции, которые имели место;
• все сведения отображаются в КУДиР на основе первичной документации позиционным способом;
• порядок оформления требует внесения записей в нее нарастающим итогом с начала и до конца отчетного периода, после чего учетную книгу надо будет поменять;

Представлять в ИФНС ее не нужно. Вместе с тем, если понадобится, ИФНС вправе затребовать ее с целью проведения проверки на предмет правильности заполнения.

Форма КУДиР и порядок ее заполнения: общие требования Минфина РФ

Как следует из вышесказанного, обойтись без книги учета нельзя. Налогоплательщик должен не только завести ее, но и правильно заполнять, соблюдая все требования законодательства.

Формат книги, а также порядок ее заполнения для всех случаев установлен Приказом Минфина РФ № 135н от 22.10.2012. Последние изменения в него были внесены 07.12.2016, поэтому следует руководствоваться нормами уже обновленной редакции данного распоряжения.

Типовая форма КДУиР включает титульный лист и 5 разделов. Тем не менее плательщику, применяющему упрощенный режим «Доходы минус траты», заполнять все не требуется. Основные разделы, с которыми он «работает» на УСН «Доходы минус траты» – это 1, 2, 3.

Итак, титульный лист оформляется всеми – он содержит информацию о плательщике. В рассматриваемой ситуации титул заполняется общим порядком, но с одним отличием: в стр. «Объект налогообложения» записывается, дословно: «Доходы, уменьшенные на величину расходов».

При подготовке КУДиР следует понимать, что, например, разд. 3 заполняется только теми, у кого в предыдущих периодах были убытки. Если данных по нему нет, т. е. убытки отсутствуют, то, соответственно, и заполнять его не требуется. Аналогичное правило применяется в отношении всех налогоплательщиков. Также Минфин РФ требует, чтобы:

1. Все показатели, записанные в КУДиР, были достоверными, точными, полными, а все сведения заносились в нее непрерывно.
2. Записи в КУДиР делались только на русском. К сведению, первичная документация на иностранном языке подлежит построчному переводу на русский.
3. Исправления, сделанные в КУДиР, были аргументированы, датированы, заверены подписью и печатью (при наличии) полномочного руководителя (ИП).

Как установлено, книгу учета надо пронумеровать, прошнуровать. Далее, на последней странице полномочный руководитель (ИП) должен указать общее число страниц и заверить все своей подписью и печатью.

Что следует знать при заполнении первого раздела КУДиР

В первом разделе книги учета следует поквартально отображать сведения о доходах и тратах. Все записанные здесь показатели подлежат учету при определении базы налога.

Для каждого квартала отведена отдельная таблица. Операции записываются везде построчно на основании первичной документации. Если строк не хватает, их можно добавлять. Все таблицы сформированы одинаково и включают 5 граф.

Графу 5 должен обязательно заполнять плательщик на УСН «Доходы минус траты». И так далее аналогичным порядком заносятся сведения в остальные таблицы по каждому кварталу. В конце к данному разделу оформляется справка – своего рода подведение итогов за налоговый период, выставление конечных показателей.

Что указывают во втором разделе КУДиР

Как предписывает общий порядок, второй раздел должен заполнять плательщик на УСН «Доходы минус траты», у которого есть основные средства (ОС). Поскольку речь идет о расчетах, то обратиться за помощью по заполнению лучше к бухгалтеру. Как принято, заполнить нужно будет 4 таблицы, с учетом того, что сведения сюда заносятся за 1 кв., 6 мес., 9 мес., год. Стандартно указывают:

• порядковый № хозяйственной операции;
• название ОС;
• дату его оплаты, представления документов на госрегистрацию, введения в эксплуатацию;
• начальную цену приобретенного объекта;
• действительный срок полезного использования;
• остаточную цену объекта;
• число кварталов, на протяжении которых будет использоваться объект;
• списанную долю стоимости ОС за указанное выше количество кварталов;
• опять же списанную долю по цене ОС, но только за 1 квартал и т. д. по необходимости записывают остальные сведения.

Все траты по ОС, нематериальным активам (НА), которые учитывают согласно п. 3 ст. 346.16 НК РФ, нужно отображать по разд. 2 на последнее число конкретного периода. По факту прописывают величину уплаченных сумм. Но на протяжении самого периода траты принимают одинаковыми долями.

Возвращаясь к вопросу о заполнении граф второго раздела, следует также обратить внимание, что из них гр. 14 и 15 не заполняются по ОС и НА, которые приобретены (созданы и т. д.) плательщиком во время применения им УСН.

Ключевые особенности заполнения третьего раздела КУДиР

Данный раздел предназначен для тех, кто применяет УСН «Доходы минус траты». Но заполнять его нужно только тогда, когда у плательщика за предшествующие периоды были убытки. Ничего особенного в занесении данных нет. Нужные показатели записывают стандартно по кодам строк.

ИП (и юрлицо) просто должен помнить, что он может переносить имеющийся убыток на протяжении 10 лет после того, как он образовался. Помимо этого, если ущерб возник в прошедшем периоде, то плательщик имеет право перенести его на текущий период. Если он этого не сделает сейчас, то сможет осуществить этот перенос (полностью либо частично) на любой последующий год (из числа положенных 9 лет).

В ситуациях, когда ИП (юрлицо) получает убытки в нескольких периодах, перенести их тоже можно, но в той очередности, в которой они изначально образовались. По сути, на этом процесс заполнения КУДиР заканчивается.

Остальные разделы подлежат заполнению в случае применения УСН «Доходы». Следует также отметить, что, в принципе, порядок заполнения КУДиР для всех упрощенцев, будь то ИП либо юрлицо, одинаков. Для того, чтобы ознакомиться с ним более досконально рекомендуется обратиться к первоисточнику (ссылку на Приказ Минфина РФ № 135н см. выше).

Пример 1. Образец занесения данных во второй раздел КУДиР

Заполнение данного раздела, как правило, вызывает у плательщиков больше всего вопросов, хотя на самом деле сделать это не так уж и сложно. В предложенном варианте заполнения использованы следующие условные данные.

ИП, до перехода на УСН («Доходы минус траты»), 15.01.2024 приобрел компьютер, остаточная цена которого составляет 20 тыс. рос. руб. Эксплуатировать его он начал с 31.01.2024. Согласно ПП РФ № 1 от 01.01.2012 срок полезного действия ПК (машины офисные прочие, код по ОК 013-2014 значится как 330.28.23.23) варьируется от 2 до 3 лет. Соответственно, остаточная цена данного ОС (компьютера) списывается за первый же год.

Отсюда следует, во втором разделе КУДиР следует записать: № операции, название ОС («ПК»), дату его приобретения и начала эксплуатации. Т. к. компьютеры госрегистрации не подлежат, то в гр. 4 проставляют прочерк. Далее, в гр. 5 (начальная цена ПК) тоже ставится прочерк, поскольку ОС приобретено во время применения другого режима.

ИП должен также указать: остаточную цену (гр. 8), количество кварталов, на протяжении которых будет эксплуатироваться ПК (гр. 9), а также сведения по долям стоимости ПК (гр. 10 и 11).

Распространенные ошибки ИП, юрлиц при заполнении КУДиР

Ошибка 1. Плательщик на УСН вправе вести КУДиР не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Об этом свидетельствует Порядок заполнения, утв. Приказом ФНС РФ № 135н. Но в конце отчетного периода он должен вывести электронную версию КУДиР на бумагу.

Ошибка 2. Разделы 4 и 5 КУДиР заполняют только те ИП (юрлиц), которые избрали объект налогообложения «Доходы». Основание: ч. 5 и 6 Прил. 2 Приказа Минфина РФ № 135н. Следовательно, на упрощенном режиме «Доходы минус траты» их пропускают при заполнении КУДиР.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Должен ли ИП отображать в КУДиР доходы в натуральном выражении? Если да, то как это следует делать?

Да, должен. В книге учета следует отображать все имеющиеся доходы. При этом любой доход в натуральном выражении изначально подлежит переводу в денежную форму по рыночной цене на момент принятия имущественных активов.

Вопрос №2: Как заполнять КУДиР, если юрлицо, наряду с УСН применяет иной режим либо если организация недавно перешла на «упрощенку» с иного режима?

И в первом и во втором случае вести, заполнять КУДиР нужно обязательно. При этом следует учесть два нюанса.

Первый. Если вместе с УСН применяется еще и второй режим, то в книгу учета нужно заносить данные, которые касаются только УСН. Хозяйственные операции по второму режиму здесь не фиксируются.

Второй. Если организация только что перешла на УСН, то она вправе заносить сведения в КУДиР по, условно говоря, промежуточным договорам. Т. е. тем, выполнение которых началось до перехода на «упрощенку». Но если эти данные уже включались ранее в налоговую базу по предыдущему режиму, который организация применяла до перехода на УСН, то, соответственно, в КУДиР их заносить не нужно.