Замена отпуска денежной компенсацией

Законодательные основы для организации процесса замены прописаны в следующих статьях ТК РФ:

• ст.21 — обязанность работодателя предоставлять ежегодный отпуск;
• ст.115 –длительность отпуска каждый год;
• ст.126 указывает на возможность отпуска в ситуации, когда он превышает норматив 28 дней;
• ст.127 указывает на необходимость и обязанность выплаты компенсационных сумм.

В трудовом  законодательстве  четко прописано  право сотрудника на отдых раз в год в течение 28  дней  по календарю (ст.21, 115 ТК РФ). Это не просто  право, но и обязанность работника. Желание заменить  отпуск  на выплату  финансовых средств, продолжая при этом работать, не будет удовлетворено  по закону.

Некоторые категории имеют возможность более длительного отпуска:

• инвалиды: (не менее 30 дней по календарю), что указано в  ФЗ -181 от 24.11.1995 г.;
• трудящиеся по ненормированному графику;
• работающим в условиях Крайнего Севера (ст.116 ТК РФ).

В данном случае разница между стандартным количеством дней отпуска (28 днями)  и продолжительность дополнительного отдыха может быть  компенсирована материального при желании  самого сотрудника.

         Важно! Отпуск в 28  дней, предоставляемы каждый год, не компенсируется финансовыми средствами. Исключением является случай увольнения. За нарушение работодателю грозит ответственность   по ст. 5.27 КоАП.

         Таким образом, закон позволяет:

• период 28 дней отдыхать в обязательном порядке;
• дни сверх нормы 28 дней, то есть дополнительные дни, за каждый год «брать деньгами» сразу общей суммой или частями (абз. 2 ст.126 ТК РФ).

В ситуации  дополнительного отпуска

Дополнительный  отпуск положен определенным категориям граждан. Он выше  установленного лимита в 28 дней.

Эти дополнительные дни по закону могут быть возмещены сотруднику  материальными средствами при его желании. Необходимо написание заявления сотрудником.

В ст.1 26 ТК РФ прописаны условия, при реализации которых возможно произвести замену:

• работник изъявляет собственное желание получить деньги и пишет соответствующее заявление с просьбой;
• сотрудник имеет право на дни свыше 28;
• работник старше 18 лет;
• работница не является беременной;
• профессиональная деятельность не связана с опасными и вредными факторами.

Запрещено компенсировать дополнительный отпуск деньгами по следующим категориям трудящихся:

• беременным сотрудницам;
• несовершеннолетним;
• тем, кто работает на вредных  производствах (ст.126 ТК РФ).

Процедура начисления компенсации за дополнительные отпускные дни:

• Сотрудник обязан написать заявление с просьбой о замене дней отдыха материальными средствами. Образец заявления можно скачать тут.
• Издается приказ о начислении компенсационных выплат со стороны руководителя на имя сотрудника. Скачать образец приказа о начислении компенсационных выплат можно тут.
• Происходит материальная компенсация исходя из расчета среднего заработка.

Важно! Если отпуск не был использован на протяжении нескольких лет  подряд при его продолжительности свыше 28 дней, то все неиспользованные дни свыше можно просуммировать за  несколько лет и заменить денежной суммой.

         Пример № 1.  Исходные данные для расчета:

• Дата начала трудовой деятельности Петрова С.С. — 09.2012;
• Петров С.А. является инвалидом 111 группы;
• ежегодный основной отпуск 30 календарных дней;
• количество использованных дней отпуска за первый год: 20, за второй год: 21;
• оклад 30 т.р.

Сколько дней можно заменить компенсацией?

Расчет:

• за два полных года количество календарных отпускных дней: 60;
• Петровым С.А. использовано: 21+20 = 41 день;
• Петров С.А. имеет право по ст.126 ТК РФ заменить часть отпуска компенсацией, ту, которая превышает 28 дней. Для 1 года: 2 дня (30-28), для 2 года 2 дня (30-28);
• сумма компенсации может быть выплачена только за 4 дня (2+2), а оставшиеся 15 дней отпуска от может отгулять;
• Петров С.А. обращается к руководителю с заявлением;
• работодатель выполняет следующие действия:  издает приказ о выплате компенсации, вносит информацию в личную карточку  сотрудника;
• расчетный период: с 01.11.2017 по 31.10.2018;
• средний заработок за день: (30 * 12)/12/29,3 = 1,024 т.р.
• сумма компенсации: 1,024 * 4 = 4,096 т.р.

В ситуации увольнения

Процедура увольнения относится к единственному случаю, когда неиспользованный ранее отпуск 28 дней может быть возмещен материально всем категориям граждан.  Начисления осуществляются за все  неиспользованные дни суммарно  (абз. 1 ст.127 ТК РФ).

         Важно! Компенсация производится при любой причине увольнения в обязательном порядке.

Правила выплат компенсации:

• сотрудник должен проработать в компании более полмесяца;
• предоставление отпуска возможно только через полгода (письмо № 5921-ТЗ Роструда от 31.10.2008г.);
• компенсация за полный год возможна в ситуации, когда  сотрудник отработал  полные 11 месяцев.

При ликвидации предприятия выплат компенсации за весь год  возможна уже при стаже от 5,5 до 11 месяцев.

В остальных ситуациях назначение компенсации  происходит с учетом трудового стажа из расчета 2,33 дня за  каждый месяц трудовой деятельности.

Срок менее 0,5 месяца в расчет не берется, а более 0,5 принимается равным одному месяцу.

Следует вычесть при расчете компенсации те, дни  отпуска, которые уже были использованы.

Методология расчета при отработке полного года (ст.139 ТК РФ):

• суммируют всю зарплату за год;
• делят на 12 месяцев;
• делят на среднее число дней в месяце – на 29,3;
• получают сумму среднего заработка.

Методология расчета при неполном отработанном периоде:

• расчет количества дней в полностью отработанных месяцах путем умножения 29,3 на число месяцев;
• подсчет числа дней в месяцах, которые отработаны не полностью. Для этого значение 29,3 делят на число дней определенного месяца по календарю. Полученное значение умножают на  фактическое число  календарных отработанных дней;
• суммируют значения дней по не полностью отработанным месяцам;
• расчет общего периода отработанных дней;
• суммарную оплату труда следует разделить на количество подсчитанных дней;
• получают средний заработок за день.

Далее получено среднее значение умножают на количество дней неиспользованного отпуска. Исключением являются периоды и сумма,  соответствующие следующим условиям (Положение № 922 от 24.12.2007):

• сотрудник не работал, но средний заработок ему причитался (отпуск);
• период больничного;
• период простоев по работе;
• период забастовок.

Дата выдачи компенсационных выплат:  день увольнения или на следующий после его просьбы о выдаче сумм (ст. 140 ТК РФ)

Важно! Компенсация является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника (ст.127 ТК РФ).

         Пример № 2. Исходные данные:

• дата начала работы сотрудника: 10.03.2011;
• ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника: 2017 год: 20 день, 2018 год: 15 дней, 2021 год: 20 день;
• дата увольнения: 08.07.2021.

Расчет количества  дней компенсации отпуска при увольнении:

• сотруднику полагается дней отпуска по периодам:

с 10.03.2016 по 09.03.2017 – 28 дней;

с 10.03.2017 по 09.03.2018 -28 дней;

с 10.03.2018 по 09.03.2021 – 28 дней.

• общее количество положенных дней отпуска: 28 *3 =84 дня;
• фактически отгуляно: 20+15+20 = 55 дней;
• денежная компенсация полагается за: 84-55 = 29 дней;
• в 2021 году сотрудник отработал еще 4 месяца, дополнительная компенсация полагается за: 4*2,33 = 9,32 дня;
• общее количество дней компенсации отпуска: 29 + 9,32 = 38,32 дня.

Документация  при компенсациях

Основным документом является заявление сотрудника, в котором отражается следующая информация:

• ссылка на статьи закона;
• период отпуска;
• указание количества дней для расчета компенсаций.

При увольнении используется форма Т-61, а заявление не заполняется, так как расчет ведется автоматически по дням неиспользованного периода отпуска.

Скачать форму записки-расчета Т-61 можно тут

         Важно! Если сотрудник не хочет получать компенсацию, а побыть в отпуске и уволиться, то требуется писать заявление (ст.127 ТК РФ). После чего  издается приказ,  и выдается компенсация.

Общие заключительные положения

Обобщающие тезисы по компенсационным выплатам неиспользованного отпуска:

• замена отпуска денежными суммами возможно только по тем  дням, которые превышают стандартное значение 28 дней;
• сотрудникам, которые трудятся на вредных и опасных производствах заменять компенсацией дополнительный отпуск нельзя;
• в заявлении пишется просьба о замене всех дней дополнительного отпуска суммой компенсации или только части дней;
• работодатель имеет право выплачивать компенсации, ног это не его обязательство;
• при увольнении сотрудника компенсация выплачивается в обязательном порядке без подачи заявления;
• расчет компенсации ведется по среднедневному заработку сотрудника по фактически отработанным дням. Учитывается стаж, который дает право на отпуск. При работе свыше 0, 5 месяца компенсация отпуска составит уже 2,33 дня.

Особые ситуации

Первая ситуация касается вредных условий трудовой деятельности.

Работнику, осуществляющему свои функции в подобных условиях, согласно ст. 117 ТК РФ положены 7 дней дополнительного отпуска. То есть суммарный отпуск  для него составляет 28+7 = 35 дней.

Важно! Осуществлять замену 7 дней на выплату деньгами в виде компенсации запрещено.

Бывает и такое, что в локальных документах компании прописано большее количество дополнительных дней отпуска (свыше 7). В такой ситуации возмещать деньгами дополнительными дни свыше 7, возможно. С этой целью пишется заявление от работника с просьбой.

Вторая ситуация касается ненормированного рабочего дня.

При подобном графике работы в соответствии со ст. 119 ТК РФ сотруднику положено 3 дня дополнительного отпуска.  В локальных актах  компании может быть прописано большее количество дней.

         Важно! Все добавочные отпускные дни можно заменить  денежной компенсацией при написании соответствующего заявления сотрудника.

Алгоритм оформления

В таблице ниже отражены основные этапы замены отпускных дней.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Выплачиваются  ли компенсации за отпуск при совместительстве?

Ответ: выплата компенсаций  в такой ситуации производится только при внешнем совместительстве, то есть у другого работодателя.  Однако в соответствии  со ст. 287 ТК РФ при увольнении работник может рассчитывать на выплаты   на основном месте работы, а также при  любом виде совместительства

Вопрос № 2.  Можно ли работодателю по производственной необходимости заменить отпуск сотрудников (ежегодный) денежной компенсацией?

Ответ: нет. По производственной необходимости по согласованию с работниками отпуск может быть перенесен не позднее чем на 12 месяцев.  Замена  возможна только в отношении той части отпуска, которая превышает 28 дней.

         Вопрос № 3. Можно ли заменить денежными выплатами дополнительный отпуск работникам – северянам?

Ответ: да.  У таких работников есть право на дополнительные отпускные дни в размере 24 и 16 календарных дней (ст. 302,321 ТК РФ). Эти дни по просьбе  сотрудников могут быть заменены денежными выплатами.

Вопрос № 4. Нужно ли сотруднице, которая уходит в отпуск по  БиР, выплачивать компенсацию за неиспользованные дни отпуска?  При этом продолжительность очередного отпуска составляет 28 дней, в течение года отпуск не брала.

Ответ: нет.  Данная ситуация не попадает под действие возможных случаев выплаты компенсации (ст. 127 ТК РФ). Кроме того, такая замена запрещена в отношении беременных работниц (ч.3 ст. 126 ТК РФ).

Вопрос № 5. Как оформить замену части отпуска сотрудника, которая не связана с увольнением?

Ответ: Сотрудник пишет заявление  в произвольной форме ( ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Решением принимается руководителем, далее оформляется приказом.

         Вопрос № 6. Чем грозит работодателю замена компенсацией отпуска?

Ответ: За подобные нарушения ответственным является и работодатель, и должностное лицо (ч.1ст.5.27 КоАП).

Размеры штрафов:

• для ИП и должностных лиц: от 1 до 5 т.р.;
• для организации: от 30 до 50 т.р.

Наиболее распространенные ошибки

         Ошибка № 1. Воспользоваться правом замены отпуска можно исключительно в отношении дополнительных дней свыше норматива 28.   Заменять ежегодный отпуск в 28 дней денежными выплатами запрещено.

         Ошибка № 2. В ситуации увольнения замена всех видов отпусков (даже ежегодного) производится в обязательном порядке.

         Ошибка № 3. Работник требует выплатить компенсацию за 3 дня неиспользованного удлиненно отпуска.

Комментарий: Требовать по закону нельзя, можно только просить. Замена отпуска является не обязанностью, а только правом работодателя на  его усмотрение.

Подведем итоги. В ситуации, когда сотрудник имеет дополнительные дни отпуска свыше установленного норматива в 28 дней, то они могут быть заменены  компенсацией  в виде выплат исходя из среднего заработка.   С этой целью сотрудником составляется заявление и предоставляется руководству. Исключением являются некоторые категории ( беременные, несовершеннолетние, те, кто трудится в опасных и вредных факторах производства).