Внутренний контроль — защита бизнеса. Контроль в деятельности организации

Бесконтрольная деятельность может привести к разорению компании. Внутренний контроль – это тот инструмент, который способен обеспечить эффективную, безопасную и рациональную деятельность компании. Для стабильной работы организации нею следует управлять как единой системой. Без контроля бизнес будет нежизнеспособным.

Бизнес-среда является довольно агрессивной для предпринимательства. Выжить в ней и развиваться может компания, если у нее хорошо развита защитная функция контроля. Контроль бывает внешним и внутренним. К внешним факторам относятся государственные органы, контрагенты, участники рынка, общественность.

• Внешний контроль – это побочный эффект рыночной деятельности, поскольку все субъекты в первую очередь заняты решением своих задач. Он заставляет предприятия держать оборону. 

Контроль, организованный внутри компании, не такой враждебный. Его производят все, кто связан с предприятием: учредители, собственники, руководители, акционеры. Нужно понять, что внутренний контроль нужен не для уличения в неправильности действий. Его задача – не дать отклониться от выбранного курса, которым идет предприятие. Каждый вносит свой вклад в соответствии с четко обозначенными требованиями и правилами.

• Внутренний контроль мобилизует силы и гармонично выстраивает защиту от внешних угроз, позволяет выстоять в агрессивной конкурентной среде, не боясь рисков и продолжая сохранять продуктивность труда и устойчивость, развиваясь в перспективе.

Внутренний контроль и внутренний аудит – это не тождественные понятия. Задачей аудита является проверка отчетности и выявление ошибок в ведении учета. Аудит позволяет обнаружить несоответствие законодательству, локальным актам предприятия. Аудиторская проверка проводится по итогам деятельности за определенный период времени.

Внутренний контроль позволяет на основании собранной информации предотвратить проблему, дать возможность обнаружить нарушения, устранить опасность. Задачей внутреннего контроля является доведение до руководства предприятия эффективного и правильного решения.

В ходе организации внутреннего контроля в компании могут быть выявлены негативные тенденции, нарушения законодательства. Расчет рисков даст возможность проводить хозяйственную деятельность безопасно и с минимальными потерями. 

Когда будет дана оценка законности и правомерности, в случае выявления нарушений, компания не понесет штрафы, сохранит свою репутацию. В этом и заключается задача внутреннего контроля – внести коррективы для ведения эффективной и рациональной деятельности.

Значимость внутреннего контроля

Пользу, которую дает этот вид проверки дел в компании, трудно переоценить. Значимость внутреннего контроля из года в год растет. Законодательная база постоянно меняется, конкуренция на рынке очень суровая, уследить одновременно за всем бывает невозможно. Система внутреннего контроля способна справиться с трудностями и защитить интересы бизнеса, как крупного, так и мелкого. 

Важно! Создать внутреннюю систему контроля – это обязанность каждого субъекта хозяйствования. В 2013 году был введен в действие ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете». До этого момента организация имела право на создание внутренней системы контроля. Но с 2013 года подобное требование стало обязанностью. 

Те предприятия, которые должны проходить аудиторскую проверку, обязательно должны предпринимать шаги по внутреннему контролированию процессов, проистекающих в сфере бухучета. Предварительное обнаружение ошибок в отчетности внутренней системой контроля позволит не допустить проблем при проведении аудита. 

Внутренний контроль: принципы и виды

Внутренний контроль на предприятии должен соответствовать следующим принципам:

• Своевременности. Ценность информации заключается в том, что она предоставляется оперативно. Только в этом случае ответственное лицо сможет быстро принять нужное решение.  
• Комплексности. Чтобы получить эффективную работу службы контроля, ей нужно предоставить доступ ко всем видам и аспектам деятельности фирмы. Если какая-то область закрыта от контролеров, об эффективности не может идти и речи.
• Непрерывности и постоянства. Нельзя время от времени делать проверки и иметь стабильно работающее предприятие. Только постоянный контроль всех процессов даст хороший результат: проблемы будут вовремя обнаружены, а риски снижены.
• Целесообразности. Стоимость контрольных мероприятий не должна быть дороже, чем рассчитанные потери от обнаруженных ошибок. Если в ходе контроля возникают лишние процедуры, их можно упростить или исключить.  
• Ответственности. Контролеру доверена важная миссия на предприятии, от которого может зависеть жизнеспособность компании. Если контролер недостаточно добросовестно выполняет свои задачи, то он может понести ответственность как дисциплинарную, так и экономическую. Наряду с ответственностью, контролер должен быть честным, компетентным и добросовестным.
• Приоритетности. Не все сферы производства подвергаются одинаковому контролю. Некоторые из них отличаются частотой и периодичностью. Все зависит от уровня риска. Постоянно держать все процессы под тотальным контролем нерационально. Максимум внимания нужно уделять высокорисковым секторам, и не отвлекаться от действительно важных проблем;
• Достоверности. Итоги проверки должны быть зафиксированы. Информация должна отображать действительность. Факты контроля должны быть легко проверяемы.
• Совершенствования. Чтобы не устаревать морально, систему контроля нужно постоянно улучшать. В ней должны учитываться все изменения во внешней и внутренней среде. Настройка на решение новых задач должна проходить гибко. 
• Заинтересованности. В первую очередь внутренний контроль и его результаты должны интересовать собственников и управляющих компании. Руководство в первую очередь должно настаивать на  устранении ошибок и нарушений. 

Виды внутреннего контроля:

• По полноте. Проводить сплошной или выборочный контроль – зависит от поставленных задач. 
• По периодичности. Контроль может проводится через определенные периоды, постоянно или в зависимости от сложившейся ситуации. 
• По времени проведения. Проверки с целью контроля могут выполняться предварительно, в текущий момент времени или последовательно.
• По глубине охвата. Контрольные мероприятия могут охватывать комплексно все сферы деятельности компании, а могут выбираться тематически.
• По функциональной нагрузке. Контроль можно направить в какое-то одно русло, например, изучить подробно административный блок, работу бухгалтерии, проверить систему безопасности, пересмотреть кадры.

Цифровые технологии на службе контроля

Не все формы контроля обязательно проводить вручную. Некоторые процессы можно автоматизировать. Внедряя цифровые решения, можно организовать контроль за движением документов. Применяя различные алгоритмы, можно отслеживать и подсчитывать общие суммы, анализировать сопоставимые данные.

Система для онлайн-мониторинга может включать множество опций, которые можно настроить под свои потребности, нужно только правильно поставить задачу. Как бы ни была адаптивна система контроля, она не сможет полностью заменить специалиста. Не все процессы поддаются автоматизации. Человек должен выполнять хотя бы некоторые контрольные процедуры. Профессионалы могут воспользоваться платформой 1С — «Управление делами внутреннего контроля и аудита».

Автоматизация контроля позволяет экономить время на проведение аудита до 25%. При большом выборе программных средств можно подобрать себе продукт по потребностям и по возможностям.

Чтобы организовать систему контроля на предприятии, первое, с чего нужно начать, это составить локальный стандарт по проведению контроля. Контрольные процедур должны быть описаны максимально подробно. Это напрямую влияет на результат.

В основном системы внутреннего контроля выстраивают предприятия среднего и крупного бизнеса. Но в малом бизнесе тоже существует такое понятие, хотя и в более простой форме. Как правило, функцию контролера выполняет руководитель или главный бухгалтер компании.

Способ организации системы контроля в компании руководство выбирает самостоятельно. На этот процесс влияют разные факторы: учитывается организационная структура предприятия, разнообразие видов деятельности, автоматизация бизнес-процессов, готовность руководства закладывать в бюджет сумму на организацию контроля и прочее. 

В крупных акционерных обществах с усложненной структурой и большой сетью филиалов создаются даже целые отделы и департаменты по контролю. Возглавляет службу контроля ревизор. Также функции контроля могут быть переданы на аутсорсинг. 

Важно! Внутренний контроль должен отображать реальную ситуацию в компании на момент проверки, а не формальную процедуру. Деньги, выделяемые на контроль компании, должны окупаться за счет решения проблем, которые в будущем могли бы принести крупные убытки. Эффект от внедрения контроля должен превосходить уровень на его затраты.

Внутренний контроль – это очень полезное решение, которое может принять и внедрить руководство компании. Его задача заключается в том, чтобы заблаговременно обнаруживать проблемы внутри системы, принимать быстрые и адекватные решения и устранять ошибки. Контролировать свою деятельность компании обязало государство. С одной стороны, это предшествует снижению нарушений в законодательной сфере, в другой стороны, минимизирует убытки компании и снижает шанс банкротства.