Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Все чаще о бизнесменов сегодня можно услышать информацию о том, что они прибегают к услугам аутсорсинга. Компании доверяют сторонним специалистам ведение, например, бухгалтерии или кадрового делопроизводства. При этом компании при передаче дел сторонней организации задаются вопросом о возможности ведения трудовых книжек сторонними специалистами. В статье рассмотрим, как осуществляется ведение трудовых книжек при аутсорсинге.

Аутсорсинг

В последнее в время в нашей стране все большее распространение получает такое явление, как аутсорсинг. При заключении договора с аусорсинговой компанией часть обязанностей передаются ей. Это позволяет сэкономить денежные средства компании на содержание собственного штата специалистов, например, бухгалтеров, юристов или кадровых работников.

Передача определенных обязанностей профессионалам имеет некоторые преимущества и недостатки:

Важно! Как правило, аутсорсеры — это профессионалы, имеющие высокую квалификацию. Они имеют свое рабочее место и программное обеспечение. Владельцы аутсорсинговых компаний заинтересованы в повышении уровня квалификации своих специалистов, так как это позволяет развиваться и привлекать новых клиентов.

Аутсорсинг представляет собой следующее: специалист числится в компании-аутсорсере, которая получает задание от организации-заказчика. Подчиняется этот специалист своему непосредственному начальству, однако контролируют его обе стороны: и заказчик и непосредственный  работодатель.

Предоставив возможность заниматься вспомогательными процессами сторонней компании, организация может все силы направить на решение своих основных задач. Некоторые бизнесмены полностью передают в руки третьих специалистов и бухгалтерию и кадровое делопроизводство. Но другие пока опасаются это делать, так как при передаче дел возникнет необходимость доверится чужой компании и показать ей все свои денежные потоки. Поэтому, прежде чем выбрать аутсорсинговую компанию, стоит обратить внимание на ее репутацию и доверие со стороны других бизнесменов (Читайте также статью ⇒ Договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг).

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Если кадровое делопроизводство передается в аутсорсинг, то необходимо соблюдать требования законодательства относительно прав работников. То есть обеспечить конфиденциальность персональной информации работников, а также их защиту. Для этого сведения о конфиденциальности вносятся в основной договор, либо заключается специальное отдельное соглашение.

Трудовое законодательство не ограничивает возможности работодателей по привлечению третьих лиц с целью обработки персональных данных. Аутсорсинговой компании для обработки персональной информации сотрудников потребуется получить их согласие на обработку.

Кроме того, если компания привлекает сторонних сотрудников, то ей следует помнить о некоторых ограничениях:

• если количество привлекаемых специалистов превышает 10% среднесписочного числа работников, то договор может заключаться только с учетом мнения профсоюзной организации;
• если привлечение сторонних специалистов происходит с нарушением законодательства, то это считается уклонением от оформления работников на работу, а данные специалисты будут признаваться штатными сотрудниками;
• компания в случае нарушения законодательства в отношении сторонних специалистов может привлекаться к административной ответственности, а должностным лицам в этом случае грозит дисквалификация.

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Важно! Если лицо не состоит в трудовых отношениях с компанией, то она не может применять к нему распорядительные акты. То есть руководитель компании не вправе возлагать какие либо обязанности на лицо, с котором он не состоит в трудовых отношениях.

Не каждая кадровая функция может передаваться компании-аутсорсеру. К примеру, ведение трудовых книжек может осуществлять только то лицо, которое было назначено распоряжением руководителя. Однако, руководитель компании вправе издавать приказы только в отношении своих сотрудников. Что касается лиц, с которыми руководитель фирмы не состоит в трудовых отношений, то и назначить его ответственным за ведение трудовых книжек он не вправе. Ответственность за приобретение, хранению и выдаче трудовых книжек ложиться на работодателя (Читайте также статью ⇒ 2 примера когда необходим аутстаффинг персонала).

Прием на работу сотрудника-аутсорсера

На аутсорсинг трудовые книжки передавать не следует. Но компания может принять к себе на работу специалиста-аутсорсера на полставки.

Работать с трудовыми книжками могут следующие лица:

• работодатель, либо уполномоченные им лица;
• сотрудники кадровой службы, либо иного отдела компании;
• бухгалтерия.

Важно! Данный перечень включает в себя уполномоченного сотрудника, однако им не может быть сторонний специалист.

Поэтому выход из данной ситуации может быть следующим: оформить специалиста из аутсорсинговой компании по совместительству и назначить его тем самым уполномоченным лицом, ответственным за ведение трудовых. В этом случае он может вести все, что касается трудовых книжек, то есть регистрировать их в соответствующей книге учета, заполнять книжки, а также выдавать их работникам.

Особенности заключения договора при передаче кадрового документооборота на аутсорсинг

При заключении договора на аутсорсинг, довольно часто заключается договор возмездного оказания услуг или о техническом и абонентском обслуживании. При составлении такого договора важно составить его таким образом, чтобы у проверяющих компаний не возникло подозрения, что он является прикрытием обналичивания денежных средств. Кроме того, при составлении договора следует прописать все так, чтобы сторонняя компания выполняла работу как следует. Все будет зависеть от того, что конкретно передается аутсорсинговой компании для ведения. Например, только самые трудоемкие функции, а те, что не занимают много времени – можно оставить у себя. Иногда на компанию-аутсорсера возлагаются только функции по приему и увольнению работников, а также все, что касается отпусков. Но многие компании возлагают на сторонних специалистов все, включая и разработку должностных инструкция, составление штатного расписания, а также оформления командировок. В зависимости от этого будет различаться и цены на обслуживание: в случае первого варианта стоимость будет достаточно низкой, а при втором – уже высокой. Помимо этого на цену также будет оказывать влияние размер штата компании. При большом штате, соответственно, и нагрузка на специалистов будет значительно выше.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: От чего зависит стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства, помимо числа сотрудников компании?

Ответ: Помимо численности сотрудников компании, которая обратилась за услугами аутсорсинга, цена также будет зависеть от того, есть ли в компании иностранные сотрудники, наличие особых графиков работы и вредного производства. Кроме того, каждая функция будет иметь свою цену.

Вопрос: Если кадровое делопроизводство компании передано на аутсорсинг, то кто в компании будет заполнять трудовые книжки сотрудников?

Ответ: Это может делать сам руководитель компании, либо путем издания приказа назначить лицо, ответственного за их ведение. Это, например, может быть работник из отдела канцелярии или сотрудник бухгалтерии.

Заключение

Таким образом, доверить аутсорсинговой компании ведение трудовых книжек законодательством не предусмотрено. Это может делать только сам руководитель или назначенное им лицо соответствующим распоряжением. Распоряжения руководителя распространяются только исключительно на персонал компании, а значит у компании есть только следующие пути решения вопроса: назначить ответственным за ведение трудовых сотрудника компании, либо принять на полставки специалиста-аутсорсера и назначить его ответственным за ведение книжек.