Ведение личных дел работников: формирование, правила ведения

Автор статьи

Екатерина Иванова

6 минут на чтение
1 просмотров
Содержание Содержание

В личное дело, как правило, входит специальная документация, в которой отражена информация о сотруднике и его трудовой деятельности за определенный период времени. Или о студенте и его учебе в конкретном ВУЗе. Обычно обучение и ведение личных дел сотрудников осуществляется в течение длительного периода времени. Так или иначе, личные дела входят в число документов по личному составу. В каком порядке они формируются сегодня? Какую информацию содержит образец дела сотрудника? Ответы на эти и другие не менее серьезные вопросы вы сможете найти, прочитав эту статью.

Общие сведения

Для начала, следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным процессом по отношению ко всем категориям работодателей. В соответствии с российским законодательством, личные дела должны храниться только в отношении граждан, занимающих государственные должности. Необходимо добавить, что соответствующий порядок регламентируется Указом Президента РФ «О порядке ведения дел лиц, занимающих государственные должности в России, в порядке назначения, а также государственных должностей по отношению к служащим федерального правительства» от 01.06.1998 г.

Обязанность, включая обучение и ведение личных дел сотрудников, может быть возложена на работодателя – государственное предприятие (организацию) также посредством отраслевого нормативного акта. Например, это может быть Постановление Российской Федерации о надзоре за потребителями от 16 марта 2005 г., утверждающее положение Федеральной государственной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (согласно п. 7.7 настоящего документа, ведение личных дел возложено на руководителя), а также постановление «О Федеральной таможенной службе» от 21.08.2004, которым утверждено Положение ФТС. На основании этого документа сформировано и введено в обращение Положение о Главном управлении кадрами. Согласно статье пятнадцатой Положения, Главное управление ФТС отвечает за управление личными делами всех сотрудников службы.

Кроме того, порядок ведения личных дел сотрудников может устанавливаться управляющей компанией (то есть, головной организацией). В остальных предприятиях и организациях менеджмент наделен правом принимать решение о необходимости проведения рассматриваемого процесса, а также (в случае положительного решения) – о том, в отношении каких категорий сотрудников целесообразно вести личные дела. Положение об управлении делами сотрудников предусматривает, что анализируемая процедура обычно касается следующих категорий граждан:

  • Сотрудники, выполняющие работу на руководящих должностях (главный директор объекта, его заместители, руководство по отношению к структурным подразделениям и др).
  • Сотрудники компании, которые согласно действующему российскому законодательству, несут материальную ответственность (например, главный бухгалтер, его заместители, кассир и т.д.).

Правила ведения личных дел сотрудников, как выяснилось, не предполагают никаких обязательств. Однако многие частные компании предусматривают ведение личных дел по отношению ко всем своим сотрудникам. Это не зависит от статуса и звания, а также от проделанной работы (кстати, поэтому сюда входит и технический персонал). Почему? Дело в том, что хранение личных дел сотрудников – очень удобный источник информации. Кроме того, это положение распространяется на всех сотрудников. В единой папке собраны самые важные копии заказов на сотрудника, его личная документация и другие необходимые документы. Важно отметить, что именно инструкция по работе с личными файлами сотрудников личного характера служит инструментом для консолидации информации.

Создание личного дела

Сегодня создание дел личного характера осуществляется для организованной группировки документально подтвержденных данных о работнике, переданных им работодателю при переводе или приеме на определенную должность. Инструкция о порядке хранения личных файлов сотрудников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возложены на специально уполномоченного специалиста или кадрового органа, который несет индивидуальную ответственность за организацию справедливого обращения с этой документацией.

Создание бизнеса личного характера осуществляется сразу после приема или перевода работника на руководящую должность или должность, при которой согласно законодательству обеспечивается установление материальной ответственности. Порядок ведения личных дел сотрудников не исключает иной должности, если она прописана инструкциями относительно порядка выполнения определенных операций с личными делами сотрудников.

Согласно методическим рекомендациям Московского городского архива, а также ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела так или иначе включаются документы, предоставленные сотрудниками при приеме на работу, а также прошедшие обучение в процессе их последующей профессиональной деятельности на конкретный бизнес или организация. Таким образом, сюда входят следующие документы:

  • Личный лист по штатному расписанию или соответствующей анкеты.
  • Приложение к анкете или личному делу.
  • Автобиография сотрудника.
  • Копии дидактической документации.
  • Второй экземпляр трудового договора.
  • Соглашение об ответственности.
  • Рекомендательные письма с прошлых мест работы (характеристики).
  • Заявление о приеме на работу (перевод на соответствующую должность).
  • Копии приказов или выписки из них, соответствующие приему на работу или переводу на другую должность.
  • Выписки из документации (или копии документов), относящиеся к назначению или дисциплинарной процедуре в отношении сотрудника.
  • Копии (выписки) сертификационной документации (аттестационные листы, обзоры и др).

Сохранность личного дела

Положение об управлении личными делами сотрудников предполагает, что для обеспечения их абсолютной безопасности и простоты обращения с ними во время формирования бумаги они хранятся (т. Е. Сшиты нитью и иглой на четыре прокола) в отдельном папка.

важно отметить, что помимо документации, указанной выше, в личные дела могут быть включены другие документы (например, документы, относящиеся к прохождению конкурса сотрудником на замещение вакантной должности; копии документов, относящихся к назначение сотрудника, присвоение ему почетных званий и т д.). Кроме того, заверенные фотографии аттестата сотрудника помещаются в личные файлы, но не архивируются.

Порядок ведения личных дел сотрудников также подразумевает их первичную регистрацию. Этим способом:

  • Каждому личному файлу присваивается индивидуальный номер счета.
  • Заполнив соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой стороне обложки.
  • Внутренняя инвентаризация должна быть включена в личное дело.

Ведение трудовых книжек и личных дел работников

Следует отметить, что ведение личного дела не прекращается в течение всего периода работы каждого из сотрудников той или иной структуры, когда ее правила ему не противоречат. Таким образом, ведение личного дела в каждом случае предусматривает следующие моменты:

  • Ведите записи в необходимых разделах кейса.
  • Размещение сохраненной документации как часть личного дела.
  • Изъятие документации, необходимость в которой прошла.
  • Периодическая проверка статуса личного дела в соответствии с темой защищенности карт, входящих в него.

Ведение личного дела сотрудника в организации предполагает, что включение в документацию личного дела производится на основании определенных документов или их заверенных копий. Важно добавить, что уполномоченный сотрудник может уточнить нюансы, необходимые для проведения процедуры, перед внесением конкретных пунктов в личную беседу с сотрудником. Абсолютно все примечания, относящиеся к документации при ведении личного дела, делаются вручную шариковой или перьевой ручкой синего, черного или пурпурного цветов. Дисциплина к ведению личных поступков сотрудников подразумевает исключение исправлений в документации, а также актуальность разборчивого почерка. Затем, когда возникает реальная необходимость, эти записи заверяются подписью должностного лица, уполномоченного службой управления персоналом. Кроме того, проставляется печать компании.

Дополнительные сведения

В предварительном порядке предусмотрено хранение личного дела сотрудника по следующему правилу: следовательно, при накоплении документации она подлежит обязательному распространению в личном деле по разделам. Кроме того, в разделах документы расположены в хронологическом порядке. Важно отметить, что отдельные документы, хранящиеся в личном деле, так или иначе подлежат нумерации. Информация об этих заголовках (с учетом нумерации страниц), в пределах которой они находятся в личном деле, в любом случае отражает внутреннюю инвентаризацию.

Типовая инструкция по работе с личными делами сотрудников Республики Беларусь гласит, что сотрудники обязуются своевременно предоставлять информацию в службе персонала. Эта информация, как правило, интерпретирует изменения индивидуальных данных, которые включены в личный файл. Обычно это делается в письменной форме в виде заявления. Кроме того, приложением является документация, подтверждающая внесенные изменения. Чуть позже, когда все записи помещены в личное дело, документация так или иначе возвращается сотруднику. Кстати, при необходимости сначала делаются и заверяются копии этих документов, которые впоследствии приобщаются к личному делу.

Хранение и учет личных дел

Тщательно изучив ведение личных дел сотрудников, целесообразно рассмотреть вопрос ведения делопроизводства и бухгалтерского учета. Таким образом, эти процедуры организованы для быстрого и безошибочного поиска личных вещей, гарантируя их абсолютную безопасность, а также конфиденциальность информации, содержащейся в документации, от несанкционированного доступа.

важно отметить, что личные дела сотрудников конкретной компании входят в номенклатуру файлов отдела кадров под общим названием «Личные дела». Кроме того, указаны сроки их консервации. Обычно срок хранения титулов достигает семидесяти пяти лет.

Постановление об управлении личными архивами сотрудников требует, чтобы документация хранилась в кадровой службе (обычно для этой цели создаются помещения) отдельно от других документов. Следует добавить, что в отделе кадров хранятся только личные дела реальных сотрудников. Дела уволенных работников передаются в установленном законом порядке на хранение в архив структуры или территориальный архив.

Следует отметить, что условия хранения, так или иначе, должны гарантировать абсолютную безопасность личных файлов, а также содержащейся в них документации (информации) от разглашения или кражи. Поэтому сегодня рекомендуется обеспечивать сохранность личных файлов через сейфы (шкафы), размещая их в вертикальном положении на полках (спинкой наружу).

Что же еще?

Кстати, сводные опись, относящиеся к сохраненным личным файлам, можно разместить внутри шкафа или в сейфе на двери. Важно, чтобы доступ к информации имели только уполномоченные должностные лица, а также их руководители. Затем, когда количество личных файлов превышает допустимое, они записываются в специализированный журнал или журнал. Систематизация дел осуществляется одним из следующих методов:

  • По порядку номеров.
  • В прямом алфавитном порядке.
  • По разделам по наименованиям подразделений объекта согласно штатному расписанию, по разделам – в алфавитном порядке прямого подсчета или в порядке номеров.

Для уменьшения общего количества учетных единиц личные файлы можно архивировать в составе так называемых заказов – алфавитных групп для архивирования. Поэтому абсолютно каждому личному файлу, входящему в комплект одежды, предшествует лист бумаги с полным именем сотрудника. Следует добавить, что личные файлы, входящие в комплект одежды, также сгруппированы в алфавитном порядке. В начале костюма приводится сводная опись личных дел, включенных в него.

Выдача личного дела на время

Выдача дел личного характера сотрудникам определенной структуры во временное пользование для ознакомления с внесенной в нее информацией, как правило, осуществляется исключительно с разрешения руководства кадровой службы. Знакомство сотрудника с его личным делом под расписку обычно осуществляется непосредственно в присутствии сотрудника, ответственного за ведение документации этого плана.

Следует отметить, что ознакомление сотрудников с личными делами происходит не реже одного раза в год, а также по запросу этих людей в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации. При ознакомлении с личными делами сотрудников той или иной организации категорически запрещается:

  • Внесите какие-либо исправления в любые личные файловые записи, которые вы уже сделали.
  • Добавляйте новые записи в личные файлы.
  • Извлекайте документацию из личных файлов или вставляйте в них новые документы.
  • Храните личные файлы сверх срока, указанного уполномоченными лицами.

Важные нюансы

В случае выявления неточностей в документах или обнаружения устаревшей документации в личном деле, работник имеет право обратиться в кадровый офис структуры. Необходимо добавить, что к заявке должны быть приложены документы, на основании которых будет целесообразно внести некоторые изменения в ранее сделанные регистрации, либо копии отдельных единиц документации для замены.

важно знать, что передача личного дела во временное пользование осуществляется именно на период времени, необходимый для выполнения необходимых операций, согласно списку лиц, уполномоченных на получение личных файлов, который утверждается управление объектом. Кстати, факт оформления дела личного характера так или иначе фиксируется в контрольной карте (дневнике).

важно знать, что ознакомление (работа) с личным делом проводится в специально отведенном для этих целей помещении. Кроме того, время знакомства (работы) так или иначе ограничено рамками рабочего дня. Поэтому в конце рабочего дня сотрудник, ответственный за управление личными файлами, обязан обеспечить, чтобы все личные файлы, переданные во временное использование, были возвращены в место хранения. В случае необходимости офицер соглашается предпринять соответствующие шаги для возврата или поиска документации.

Передача личных дел или отдельных актов в их составе во временное пользование другим учреждениям (организациям, компаниям) осуществляется только в случае получения разрешения от руководства объекта на основании надлежащим образом оформленного запроса.

важно знать, что в отношении выдачи личного дела формируется акт, копия которого так или иначе передается вместе с личным делом или отдельным документом уполномоченному лицу запрашивающей стороны. Вторая копия хранится в архивах учреждения сразу до тех пор, пока личное дело или отдельный документ не будет возвращен в исходное место хранения.

Изъятие бумаг из личного дела

важно отметить, что удаление отдельных единиц документации из личного дела осуществляется только после авторизации руководства, после заполнения соответствующей записи в столбце «Примечание» внутренней инвентаризации. В случае временного изъятия карты на ее место (то есть между соседними бумагами), согласно правилам, вставляется новая карта (т.е замещающий сертификат) с указанием даты и причины изъятия с подписью того, кто выдал акт, а также с подписью работника, получившего его по правилам временного пользования, действующим на объекте.

Чтобы обеспечить абсолютный контроль над безопасностью личных файлов в конкретном учреждении (организации, компании), их состояние и доступность проверяются ежегодно (то есть в течение первого квартала, следующего за отчетным кварталом). Необходимо знать, что недостатки и недостатки, выявленные в ходе контрольных мероприятий, в любом случае фиксируются в акте, который сразу после утверждения председателем комиссии предоставляется руководству организации на рассмотрение и последующее решение по делу об утерянной или неточной документации.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи