Унифицированная форма ТОРГ-31, она же сопроводительный реестр сдачи документов, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998. Применяется на территории российской Федерации начиная с 1.01.1999 и по сей день. ТОРГ-31 является формой первичной отчетной документации и обязателен для юрлиц всех форм собственности, занятых в отраслях экономики. Код документа по ОКУД — 0330231.
Итак, ТОРГ-31 используется для документирования операций торговых организаций, в частности, с целью регистрирования приходной и расходной документации. В зависимости от вида торговой деятельности организации последовательный учет операций по приходу и расходу можно вести разными способами:
- На предприятиях оптовой торговли (сч. 41.1, товары на складах) — по каждой торговой точке и в общем по предприятию.
- На предприятиях розничной торговли (сч. 41.2, товары в рознице) — по всему предприятию.
Приход и расход последовательно учитываются на одном бланке либо каждому типу операций отводится отдельный лист. По поставщикам и покупателям ведется также раздельное оформление.
ТОРГ-31 заполняет уполномоченное ответственное лицо за каждый отчетный период в 2 экземплярах. Один вариант остается у него, другой вкупе с сопроводительными документами отдается бухгалтерской службе под расписку либо для обрабатывания информации посредством вычислительной техники.
Форма ТОРГ-31: особенности документирования операций торговых организаций
Структура сопроводительного реестра сдачи документов состоит из нескольких частей, каждую из которых следует обязательно заполнять.
| Структура сопроводительного реестра сдачи документов | Обязательные для заполнения реквизиты документа |
| «Шапка» (группа верхних реквизитов формы) | Сведения об организации (наименование, код ОКПО) и структурном подразделении (название),
вид деятельности и операции, № и название документа, дата заполнения, отчетный период |
| Содержательная часть в виде таблицы (текстовая информация по приходной и расходной документации) | Типовые реквизиты: №, название, дата заполнения, число листов приходного (расходного) документа;
постоянные реквизиты поставщика (покупателя) — название, код; примечание (носит прикладной характер, содержит пояснения, уточнения) |
| Заключительная часть (группа нижних реквизитов формы) | Суммированное число листов и документов (прописью);
сведения о лицах, принимавших, сдававших, проверявших форму ТОРГ-31 (должность, подпись с расшифровкой каждого из них с указанием даты) |
Назначенное ответственное лицо, занимавшееся документированием операций прихода и расхода, будет сдавать форму ТОРГ-31. Принимает документ бухгалтер, а проверяет обычно руководитель организации.
Рекомендации по документированию торговых операций в сопроводительном реестре сдачи документов
При оформлении сопроводительного реестра сдачи документов следует соблюдать ряд общепринятых правил. Унифицированный документ должен содержать точную информацию, без исправлений, зачеркиваний. Все указанные выше реквизиты сопроводительного реестра подлежат обязательному заполнению. При необходимости организация вносит в форму дополнительные реквизиты.
Типовые реквизиты (название документа, его код, номер формы), которые утверждались Госкомстатом РФ, изменять нельзя. Также не допускается удалять отдельные обязательные реквизиты.
Заполнять форму можно в рукописном либо электронном варианте. Данные вносятся от руки шариковой ручкой чернилами синего, черного, фиолетового цвета либо печатаются на компьютере.
Если в организации применяется электронный документооборот, то процесс упрощается. Оформляется электронный вариант документа, после чего визируется электронными подписями.
В процессе документирования можно использовать онлайн программу Бизнес.Ру для быстрого заполнения документов. Поджходит она и для учета в оптовых и розничных торговых точках.
Распространенные ошибки при заполнении сопроводительного реестра сдачи документов и возможности исправления
Недостоверные сведения либо отсутствие обязательных данных, неправильное оформление —типичные ошибки при оформлении ТОРГ-31.Не допускается принимать к учету документацию с арифметическими, орфографическими недочетами, при наличии стираний либо дописываний текста.
| Типичные нелочеты при заполнении ТОРГ-31 | Пояснения и возможность исправления |
| Нет всех подписей в конце формы либо нет расшифровки подписей | Сопроводительный реестр сдачи документов — форма, обязательная для рассмотрения бухгалтером и проверки руководителем. Наличие подписей ответственного лица, а также бухгалтера, принявшего документ, и директора, который проверял его, обязательно, т. к. без них документ не имеет юридической силы, т. е. не действителен; расшифровка подписей — непременное требование, которые предъявляется к форме, следовательно, его нужно соблюдать |
| Отсутствие некоторых реквизитов в содержательной части формы | Данный факт признается нарушением в документообороте, который требует корректировки; первичный учетный документ, не содержащий всех нужных реквизитов, не принимается к учету |
| Свободные строки формы ТОРГ-31 не прочеркнуты | Нарушение малозначительное, но допускать его не рекомендуется. При заполнении формы надо указывать все реквизиты, а оставшиеся свободными строчки прочеркивать |
| Реквизиты поставщика написаны простым карандашом | Простой карандаш при заполнении форм использовать нельзя |
Корректировка рукописного текста документа осуществляется в следующем порядке:
- Тонкой чертой перечеркивается ошибка.
- Сверху, рядом пишется правильный вариант.
- Делается пометка «исправлено», ставится дата правки за подписью лиц, завизировавших документ ранее.
- После корректировки на документе, если нужно, ставится печать организации.
Исправления делаются в каждом экземпляре документа. Ответственный за оформление исполнитель, чтобы избежать ошибок, должен придерживаться норм действующего законодательства, действовать в пределах своей компетенции и учитывать требования по оформлению подобного рода документов (Читайте также статью: → Унифицированная форма KM-1).
Ответственность за нарушение правил учета трат, доходов, объектов налогообложения
Если обнаружено грубейшее нарушение учета трат, доходов, объектов налогообложения, отсутствие первичных документов, то НК РФ предусмотрены штрафные санкции. Грубейшим нарушением требований по ведению бухучета и сдачи отчетности бухгалтерской службы считаются:
- искаженные цифровые значения показателей по налогам от 10%;
- погрешности статьи (строк) бухгалтерской формы от 10%.
| Периодичность совершения грубых нарушений (нет счет-фактур, не ведется первичная документация и др.)
|
Штрафные санкции (руб.) |
| В 1 налоговом периоде | 10 000 |
| Более 1 налогового периода | 30 000 |
Следует знать, что хранение первичной документации на компьютере при не использовании электронной подписи, равносильно их отсутствию. К учету принимается лишь та документация, которая заверена квалифицированными электронными подписями. За подделку документации предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Пример 1. Выявление ошибок по офомрлению сопроводительного реестра сдачи документов (ТОРГ-31)
Утвержденное ответственное лицо Фадеев Д. Л. , сотрудник торговой организации, оформил сопроводительный реестр сдачи документов. При внесении реквизитов поставщика он неправильно указал наименование организации и ее код по ОКП (неверная цифра в коде). Записи вносились разными чернилами.
Бухгалтер, которому был передан документ, сразу выявил ошибки. В итоге Фадеев Д. Л. перезаполнил форму. Новый вариант документа был заполнен вручную синими чернилами. Сведения о поставщике указаны верно. Текст документа заверили бухгалтер и директор организации (Читайте также статью: → Аудиторское заключение к бухгалтерскому балансу).
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Кто имеет право подписывать формы первичных учетных документов (В том числе и форму ТОРГ-31)?
Круг ответственных лиц, которые вправе подписывать подобные документы, определяет и утверждает руководитель организации и главбух.
Если документация связана с хозяйственными операциями, где фигурируют денежные средства, то ее подписывает директор с главбухом.
Вопрос №2: Обязательно ли нужно применять в бухучете такие первичные учетные документы, как ТОРГ-31?
Проводимые хозяйственные операции на момент их совершения (либо по их окончании) подтверждаются первичной учетной документацией в непременном порядке.
Вопрос №3: Кто и в какие бухгалтерские документы может вносить исправления?
Вносить исправления в документы бухучета вправе только ответственные лица. Порядок одинаков для всех. Рядом с внесенной правкой проставляется дата корректировки и подпись лица, санкционировавшего исправление. Подпись расшифровывается. Все действия согласовываются с лицами, оформлявшими и подписывавшими документ.
Не разрешается вносить правки в банковскую либо кассовую документацию. При выявлении ошибок, эти документы переоформляются.
Вопрос №4: Какие реквизиты любого первичного бухгалтерского документа считаются обязательными?
Обязательные составляющие формы:
- название документа, субъекта хозяйствования;
- дата оформления;
- содержание хозяйственной операции (сделки) с его характеристикой в единицах измерения;
- подписи ответственных лиц с расшифровкой и указанием должностей.
Загрузка...