Использование программного обеспечения для управления кадровыми документами может защитить вашу организацию от напрасной траты времени, административных головных болей и даже поможет сократить расходы компании. Но с чего начать оцифровку и какие моменты нужно учесть? Разберем в этой статье.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — документирование трудовых отношений и всех сопутствующих процессов в цифровом формате при помощи специализированного программного обеспечения.
Управление кадровыми документами включает в себя управление всем жизненным циклом документов сотрудников для обеспечения надлежащего хранения необходимых записей, контролируемого доступа к документам и информации и своевременного удаления устаревших файлов.
Как перевести кадровые документы в цифру
Одно из самых важных решений, которое необходимо принять для перехода на электронный кадровый документооборот — это выбор системы КЭДО. На рынке программного обеспечения представлен большой ассортимент всевозможных решений для автоматизации hr процессов, поэтому важно выбрать именно ту систему, которая идеально подойдёт под бизнес-процессы вашей компании.
Рассмотрим основные шаги автоматизации кадров:
- Необходимо составить перечень документов, которые вы планируете оцифровать;
- Подготовить локальный нормативный правовой акт, устанавливающий правила работы с программой КЭДО;
- Официально уведомить работников компании о переводе кадровых процессов в электронный вид;
- Выбрать корпоративную систему электронного кадрового документооборота, в которой в дальнейшем будет осуществляться вся работа с документами в компании;
- Организовать выпуск электронных подписей для всех сотрудников, которые будут работать с КЭДО;
- Познакомить сотрудников с системой КЭДО и провести обучение.
Успешная стратегия управления кадровой документацией защищает конфиденциальные данные, повышает эффективность администрирования и защищает ваш бизнес от рисков. Он также предоставляет вашим руководящим командам данные для принятия более эффективных решений.
Резюмируем
Процесс создания безопасной, защищенной и соответствующей требованиям среды для обмена электронными документами должен быть методичным и стратегическим. К выбору системы нужно подойти ответственно и осознанно, чтобы она стала для вашей компании эффективным инструментом, а не очередной головной болью.
Советуем вам обратить внимание на ELMA365 КЭДО — решение для кадрового документооборота, которое позволяет комплексно автоматизировать кадровый документооборот и упорядочить все процессы в единой среде. В течение 14 дней к системе предоставляется бесплатный тестовый период, чтобы вы могли изучить все ее возможности и проверить на соответствие вашим требованиям.
Загрузка...