Представим ситуацию. Предприятие общественного питания (кафе) установило онлайн-кассу. Разрешено ли фирме иметь разменный фонд в кассе? И если можно, то какие необходимо оформить документы?
Мнение экспертов к вопросу о том, можно ли иметь разменный фонд в кассе
Действующее законодательство России не полностью регулирует вопрос обеспечения разменными купюрами и монетами кассира на контрольно-кассовой технике. Разменный фонд, безусловно, оказывается полезным при проведении расчетов. Существует 3 варианта решения проблемы обеспечения разменным фондом операционной кассы:
- Выдача разменной монеты и купюр в подотчет на длительный срок кассирам-операционистам. Сложность подобного подхода заключается в том, что кассиры не имеют права размещать в кассе личные деньги, как и денежные средства, не учтенные через ККМ (кроме наличности, выданной им перед началом рабочей смены). Деньги, которые выдаются в подотчет, рассматриваются как личные средства кассира, поскольку считаются задолженностью физлица.
- Выдача размена на длительный срок. С этой целью руководитель издает приказ с распоряжением о выдаче кассиру разменного фонда с указанием срока, суммы и причины необходимости осуществления операции. Оформление выдачи производится в обычном порядке — путем составления РКО (расходно-кассового ордера). Такой метод не нарушает кассовую дисциплину, если обратить внимание на Постановления судов по данному вопросу.
- Ежедневная выдача разменного фонда перед началом смены из центральной кассы предприятия. Оформляется РКО, остаток размена возвращается по окончании рабочего дня с составлением ПКО. Закон никак не препятствует такому способу выдачи разменной монеты и купюр. Однако, подобный подход иногда осложняется тем, что время работы центральной кассы и кафе (а значит, и кассы) не совпадает.
Разменный фонд в кассе иметь можно — обоснование вывода
Документооборот центральной кассы фирмы регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Подразумевается, что в главной кассе находится вся наличность юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 № 104 утверждены Типовые правила эксплуатации ККМ при проведении расчетов с клиентами. Они регламентируют оформление операций, осуществляемых при помощи контрольно-кассовой техники и оформление данных операций. П. 3.8 правил указывает на то, что перед началом работы на ККМ кассир получает все необходимое для работы под роспись (разменную купюру и монеты в том количестве, которое обычно необходимо для удобства расчетов с клиентами, ключи от кассовой кабины, принадлежности для обслуживания ККМ, ключи от привода ККМ и от денежного ящика) у директора, его заместителя или старшего кассира.
Важно! Деньги, выданные в начале рабочего дня кассиру-операционисту, по-прежнему являются наличностью, которая числится на счете 50 «Касса». Что меняется, так это место хранения денег. Когда наличные средства передаются кассиру в начале смены, бухгалтер отражает данную операцию следующей проводкой:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Осуществлена передача денежных средств в качестве разменного фонда | 50 субсчет «Операционная касса» | 50 субсчет «Центральная касса» |
| Осуществлен возврат разменного фонда в центральную кассу | 50 субсчет «Центральная касса» | 50 субсчет «Операционная касса» |
Кассир должен осуществлять записи в кассовой книге по каждому ПКО и РКО, которые были составлены при получении и выдаче денежных средств. Соответственно, выдача и возврат разменных купюр и монет также оформляется с применением унифицированных форм первичной учетной документации. Если не отразить указанные операции, будет нарушена кассовая дисциплина. Возможно привлечение руководства организации к административной отвественности на основании ст. 15.1 КоАП при отказе от оформления ПКО и РКО каждый раз, как выдавалась/изымалась разменная монета.
Важно! Сведения о принятых в начале смены разменных монетах/купюрах не следует отражать в журнале (№ КМ-4) кассира-операциониста — в журнал заносятся данные учета операций по расходу и приходу наличности по каждой кассе (здесь должны быть отражены исключительно данные о выручке). Если указать общую сумму, которая сдается по окончании смены (вместе с деньгами разменного фонда), юридическое лицо обвинят в неоприходовании выручки.
Вопрос об обеспечении кассира-операциониста разменной монетой и купюрами в случае, когда главная касса работает в другие часы, не регулируется законодательством. П. 6.1 Типовых правил указывает на необходимость снятия показаний секционных и контрольных счетчиков (регистров), получения Z-отчета или выемки из ККМ не использованной за смену контрольной ленты представителем администрации в присутствии кассира при закрытии кафе на ночь. В обязанности представителя руководства входит заверение распечатки путем проставления подписи, указание на контрольной ленте типа и номера кассы, показания контрольных и секционных регистров, объема дневной выручки, даты и времени конца смены. По окончании дня отчетные ведомости вписываются в «Книгу кассира-операциониста».
Чтобы определить сумму выручки, находится разница между показаниями секционных счетчиков на начало и конец смены. Величина выручки должна соответствовать показаниям контрольной ленте и показаниям денежных суммирующих счетчиков. Найденная сумма должна совпадать с суммой наличности, уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым кассовым чеком (сданной кассиром старшему кассиру). Запись о сданной сумме необходимо произвести в «Книге кассира-операциониста». Необходимо, чтобы была подпись кассира и представителя администрации. Получается, что из кассы за рабочий день по факту должна изыматься сумма наличности (в конце смены или частями в течение дня), совпадающая по размеру с выручкой за этот день.
В то же время п. 4.7 Типовых правил указывает на то, что личные деньги кассира храниться в кассе не могут, если они не учтены через ККМ (кроме наличности, выданной на начало смены). А значит, оставлять в кассе остаток денег нельзя. На конец смены остаток равен нулю — так положено.
А в п. 3.8.1 говорится о том, что кассира необходимо обеспечить разменом, достаточным для проведения расчетов с покупателями, значит, перед началом смены необходимо выдать разменные монеты и купюры. А вот что делать, если центральная касса не работает в тот момент, когда начинается рабочий день кассира, законы не уточняют. Рассмотрим варианты решения такой проблемы:
| Выдать разменные монеты и купюры на длительный срок (к примеру, на смену, неделю или месяц) | Чтобы осуществить такой подход, руководитель издает приказ с указанием суммы выданных денег, срока, причины выдачи.
Изучив Письмо УФНС РФ по г. Москве от 18.06.2008 № 22-12/057947, можно понять, что ведомство не запрещает поступать подобным образом, но и не видит возможности осуществления такого подхода. Как показывает судебная практика, если оформить передачу денег приказом, РКО и вкладным листом кассовой книги, суд становится на сторону налогоплательщика. |
| Выдать разменную наличность в подотчет на длительный срок | Необходимо, чтобы работник написал заявление в произвольной форме с указанием суммы денег, срока выдачи. Заявление подписывается руководителем, проставляется дата. По окончании указанного в документе срока (максимум в течение 3 дней после его истечения или с момента выхода на работу), предъявляется авансовый отчет и подтверждающие документы (в бухгалтерию). Подотчетных средств в кассе быть не может, но если они выданы для передачи их в кассу, это допустимо. Необходимо оформить ПКО и РКО.
Когда срок, на который выданы деньги, закончится, нужно вернуть наличность в главную кассу и заполнить авансовый отчет. В графе «Назначение аванса» записать «Разменный фонд». Суммы, выданные кассиру, бухгалтер отражает с использованием счета, предназначенного для обобщения сведений о расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам на административно-хозяйственные и операционные затраты. Возможны споры с ФНС, поскольку выданные таким образом деньги являются задолженностью кассира перед предприятием, а такие средства храниться в кассе не могут, т.к. они не учтены ККМ. |
Законодательные акты по теме
| Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У | О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства |
| Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 № А56-7698/2007, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 № 13АП-11809/11, от 05.07.2011 № 13АП-8422/11, от 16.07.2009 № 13АП-7408/2009 | Решения, подтверждающие нарушение кассовой дисциплины в случае отказа от оформления выдачи и возврата разменного фонда при помощи унифицированных форм учетной документации |
Типичные ошибки
Ошибка: На начало рабочего дня кассира не обеспечили достаточным количеством разменной монеты и купюр для проведения расчетов с покупателями.
Комментарий: Несмотря на то, что разъяснений по поводу выдачи разменного фонда закон не предусматривает, руководство предприятия обязано обеспечивать кассиров-операционистов разменной монетой и купюрами.
Ответы на распространенные вопросы про разменный фонд в кассе
Вопрос №1: Стоит ли составлять разные приходные кассовые ордера на возврат разменного фонда и возврат выручки?
Ответ: Да, стоит. Это будет являться подтверждением того факта, что лишняя сумма денег в кассе не является выручкой, а является разменом. Такую позицию подтверждает Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 № Ф04-61/2008(443-А70-43).
Вопрос №2: Является ли наличие в ККТ денег в виде размена сверх суммы выручки административным нарушением, предусмотренным ст. 15.1 КоАП РФ?
Ответ: Нет, это не является административным нарушением.
Загрузка...