Расходы на арендованный автомобиль: расчет, отражение в учете

Автор статьи

Амина С.

6 минут на чтение
2 750 просмотров
Содержание Содержание

Арендуя личный автомобиль сотрудника и используя его в производственных целях, компания обязана компенсировать работнику расходы на ГСМ, ремонт, обслуживание. В статье разберем, какие расходы на арендованный автомобиль учитываются в целях налогообложения, как рассчитать расходы по аренде ТС, каков порядок отражения данных расходов в учете.

Расходы на арендованный автомобиль: документальное оформление

Расходы на арендованный автомобиль

Расходы на арендованный автомобиль

Право сотрудника на получение возмещения расходов по обслуживанию личного авто в случае, когда ТС используется в производственных целях, закреплено в ст. 188 ТК РФ. Данный порядок касается ситуаций, когда работник компании использует свое авто для доставки продукции, поездок в командировки, сопровождения должностных лиц фирмы и в прочих случаях, когда ТС принимает непосредственное участие в производственных процессах организации.

Оформить аренду личного авто сотрудника можно одним из следующих способов:

  1. Компенсация в рамах трудового договора. На этапе заключение трудового соглашения с сотрудником, в тексте документа необходимо указать об условиях аренды авто, а также зафиксировать порядок учета и компенсации расходов на обслуживание ТС. Если собственник авто уже является сотрудником компании, то информацию об условиях аренды ТС следует оформить в виде дополнительного соглашения к действующему договору.
  2. Договор аренды. Организация может заключить с сотрудником отдельный договор аренды ТС, условиями которого будет регламентирован порядок использования авто и механизм выплаты работнику вознаграждения. Образец составления договора можно скачать здесь ⇒ Договор аренды автомобиля без экипажа (образец).
  3. Безвозмездное пользование. Если авто сотрудника передается в пользование предприятию на безвозмездной основе, то работник не может рассчитывать на выплату вознаграждения (за исключением компенсации расходов на обслуживание ТС). Кроме того, в рамках договора безвозмездного пользования работодатель обязан уплатить налог, рассчитанный на основании рыночной стоимости автомобиля. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем (бланк).

Сразу отметим, что в действующей практике передача авто по договору безвозмездного пользования встречается достаточно редко. Причина тому – отсутствие в данном формате взаимоотношений практической выгоды как для работодателя, так и для работника. С одной стороны, по договору собственник авто не может потребовать от работодателя ничего, кроме компенсационных выплат за ГСМ и обслуживание ТС. С другой стороны, работодатель, помимо выплат сотруднику, получает дополнительные обязательства по уплате налога.

Ниже мы подробно остановимся на порядке выплаты и учета расходов на арендованный автомобиль на основании трудового соглашения и договора аренды.

Читайте также статью ⇒ «Аренда авто у сотрудника»

Аренда автомобиля на основании трудового договора

При заключении трудового договора либо внесение в него изменений касательно аренды авто, в тексте документа следует отразить:

  • информация об автомобиле (марка, модель, номер, технические характеристики);
  • дата передачи в пользование организации;
  • сумма вознаграждения за использование авто;
  • перечень возмещаемых расходов (ГСМ, ремонт, стоянка, т.п.);
  • расчетный период (в общем порядке – календарный месяц).

Читайте также статью ⇒ «Личный автомобиль директора для командировок«.

Ограничение суммы расходов для компенсцации

Сумма расходов, компенсируемых в рамках договора, не имеет каких-либо ограничений и устанавливается по согласованию сторон. При заключении договора стороны определяют порядок компенсации — в твердой форме (фиксированная сумма) либо на основании фактических расходов (ГСМ по путевым листам, расходы на обслуживание – согласно подтверждающим документам).

Основанием для выплаты компенсации является акт выполненных работ, оформленный в соответствующем порядке и подписанный сторонами. В случае если размер выплаты определяется по фактическим расходам, то к акту необходимо приложить путевые листы за отчетный период, а также платежные документы, подтверждающие оплату сотрудником расходов на обслуживание авто.

При расчете компенсации расходов на арендуемый автомобиль в целях налогообложения следует руководствоваться постановлением Правительства №92 от 08.02.02 г. (пункт 1), согласно которому нормативные расходы определяются по объему двигателя:

  • 600 руб. – мотоциклы;
  • 200 руб. – легковые авто с объемом до 2.000 куб.;
  • 500 руб. — для легковых ТС с объемом свыше 2.000 куб.

Если организация арендует у сотрудника грузовую машину, то в составе расходов на компенсацию можно учесть всю сумму, без ограничений.

НДФЛ и страховые взносы

На основании ст. 217 НК РФ (пункт 3), сумма средств, выплачиваемая сотруднику в виде компенсации за пользование ТС, не является объектом налогообложения НДФЛ.  Аналогичное правило действует в отношении страховых взносов. Обоснование данной позиции содержится в разъяснениях ПФР (письмо №30-21/10260 от 29.09.2010 года) и ФСС (письмо №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011 года).

Читайте также статью ⇒ «Учет расходов на служебный автомобиль«.

Отражение в учете

Для пояснения порядка бухгалтерского учета операций по компенсации за пользование авто сотрудника, рассмотрим пример.

Менеджер по продажам ООО «Канцелярия +» Никулин Н.Н. использует собственный автомобиль Рено Меган (объем двигателя 1598 куб.) с служебных целях.

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору, «Канцелярия +» возмещает Никулину амортизационные расходы на автомобиль в размере 1.200 руб./мес., а также стоимость фактически затраченных ГСМ.

По итогам апреля 2024 года Никулин предоставил в бухгалтерию путевые листы, на основании которых была рассчитана стоимость ГСМ к возмещению – 4.815 руб.

Бухгалтер «Канцелярия +» отразил в учете следующие записи:

Дебет Кредит Сумма Описание
26 73 1.200 руб. Отражены расходы на компенсацию за пользование авто
26 73 4.815 руб. Отражены расходы на ГСМ

73

51 6.015 руб. На счет Никулина выплачена компенсация за пользование авто и возмещение стоимости ГСМ
99 ПНО 68 Налог на прибыль 963 руб.

Начислено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль (4.815 руб. * 20%).

Использование автомобиля сотрудника на основании договора аренды

Выплата вознаграждения за пользования авто сотрудника по договору аренды осуществляется на основании договоренности сторон, зафиксированной в данном соглашении. В соответствии с договором стороны утверждают:

  • сумму арендной платы за пользование авто (зависит от технических характеристик и состояния ТС);
  • перечень возмещаемых расходов (ГСМ, стоянка, мойка, ремонт, т.п.);
  • порядок подтверждения расходов к возмещению (отчет собственника авто, к которому прилагаются квитанции об оплате расходов);
  • отчетный период (в общем порядке – месяц);
  • порядок и срок перечисления возмещения (к примеру, ежемесячно не позднее 3-х рабочих дней с момента подписания акта выполненных работ).

Образец заполнения акта выполненных работ по договору аренды авто можно скачать здесь ⇒ Акт оказания услуг по аренде автомобиля.

Порядок налогообложения

Доходы, полученные сотрудником в рамках договора аренды авто, признаются налогооблагаемыми. Работодатель, выполняя обязанности налогового агента, обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ в размере 13% от суммы арендной платы. Если собственник авто – сотрудник-нерезидент, ставка НДФЛ возрастает до 30%.

Расходы на аренду, ГСМ, обслуживание авто, арендованного у сотрудника,  можно учесть при расчете налога на прибыль. Однако, перечисленные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль при условии наличия подтверждающих документов (квитанции, акты выполненных работ, т.п.). Данная позиция высказана в разъяснении Минфина (письмо № 03-03-06/1/81 от 13.02.2007).

Учет расходов на авто в аренде

Киров С.Д. сдает собственный автомобиль работодателю (ООО «Магнум») на основании договора аренды.

По итогам июня 2024 Кирову надлежит оплатить арендную плату в размере 1.730 руб. и возместить расходы на ГСМ согласно чекам (3.880 руб.).

В учете ООО «Магнум» отражены такие записи:

Дебет

Кредит Сумма

Описание

26

73 1.730 руб. Отражена арендная плата за пользование авто
73 68 НДФЛ 224,90 руб.

Удержан НДФЛ от суммы аренды (1.730 руб. * 13%)

73

51 5.385,10 руб. На счет Кирова выплачена арендная плата и возмещение стоимости ГСМ (3.880 руб. + 1.730 руб. – 224,90 руб.)
10 ГСМ 60 3.880 руб.

Оприходованы ГСМ согласно чекам

26

10 ГСМ 3.880 руб.

Стоимость ГСМ отражена в составе расходов

 

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи