Арендуя личный автомобиль сотрудника и используя его в производственных целях, компания обязана компенсировать работнику расходы на ГСМ, ремонт, обслуживание. В статье разберем, какие расходы на арендованный автомобиль учитываются в целях налогообложения, как рассчитать расходы по аренде ТС, каков порядок отражения данных расходов в учете.
Расходы на арендованный автомобиль: документальное оформление
Право сотрудника на получение возмещения расходов по обслуживанию личного авто в случае, когда ТС используется в производственных целях, закреплено в ст. 188 ТК РФ. Данный порядок касается ситуаций, когда работник компании использует свое авто для доставки продукции, поездок в командировки, сопровождения должностных лиц фирмы и в прочих случаях, когда ТС принимает непосредственное участие в производственных процессах организации.
Оформить аренду личного авто сотрудника можно одним из следующих способов:
- Компенсация в рамах трудового договора. На этапе заключение трудового соглашения с сотрудником, в тексте документа необходимо указать об условиях аренды авто, а также зафиксировать порядок учета и компенсации расходов на обслуживание ТС. Если собственник авто уже является сотрудником компании, то информацию об условиях аренды ТС следует оформить в виде дополнительного соглашения к действующему договору.
- Договор аренды. Организация может заключить с сотрудником отдельный договор аренды ТС, условиями которого будет регламентирован порядок использования авто и механизм выплаты работнику вознаграждения. Образец составления договора можно скачать здесь ⇒ Договор аренды автомобиля без экипажа (образец).
- Безвозмездное пользование. Если авто сотрудника передается в пользование предприятию на безвозмездной основе, то работник не может рассчитывать на выплату вознаграждения (за исключением компенсации расходов на обслуживание ТС). Кроме того, в рамках договора безвозмездного пользования работодатель обязан уплатить налог, рассчитанный на основании рыночной стоимости автомобиля. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем (бланк).
Сразу отметим, что в действующей практике передача авто по договору безвозмездного пользования встречается достаточно редко. Причина тому – отсутствие в данном формате взаимоотношений практической выгоды как для работодателя, так и для работника. С одной стороны, по договору собственник авто не может потребовать от работодателя ничего, кроме компенсационных выплат за ГСМ и обслуживание ТС. С другой стороны, работодатель, помимо выплат сотруднику, получает дополнительные обязательства по уплате налога.
Ниже мы подробно остановимся на порядке выплаты и учета расходов на арендованный автомобиль на основании трудового соглашения и договора аренды.
Читайте также статью ⇒ «Аренда авто у сотрудника»
Аренда автомобиля на основании трудового договора
При заключении трудового договора либо внесение в него изменений касательно аренды авто, в тексте документа следует отразить:
- информация об автомобиле (марка, модель, номер, технические характеристики);
- дата передачи в пользование организации;
- сумма вознаграждения за использование авто;
- перечень возмещаемых расходов (ГСМ, ремонт, стоянка, т.п.);
- расчетный период (в общем порядке – календарный месяц).
Читайте также статью ⇒ «Личный автомобиль директора для командировок«.
Ограничение суммы расходов для компенсцации
Сумма расходов, компенсируемых в рамках договора, не имеет каких-либо ограничений и устанавливается по согласованию сторон. При заключении договора стороны определяют порядок компенсации — в твердой форме (фиксированная сумма) либо на основании фактических расходов (ГСМ по путевым листам, расходы на обслуживание – согласно подтверждающим документам).
Основанием для выплаты компенсации является акт выполненных работ, оформленный в соответствующем порядке и подписанный сторонами. В случае если размер выплаты определяется по фактическим расходам, то к акту необходимо приложить путевые листы за отчетный период, а также платежные документы, подтверждающие оплату сотрудником расходов на обслуживание авто.
При расчете компенсации расходов на арендуемый автомобиль в целях налогообложения следует руководствоваться постановлением Правительства №92 от 08.02.02 г. (пункт 1), согласно которому нормативные расходы определяются по объему двигателя:
- 600 руб. – мотоциклы;
- 200 руб. – легковые авто с объемом до 2.000 куб.;
- 500 руб. — для легковых ТС с объемом свыше 2.000 куб.
Если организация арендует у сотрудника грузовую машину, то в составе расходов на компенсацию можно учесть всю сумму, без ограничений.
НДФЛ и страховые взносы
На основании ст. 217 НК РФ (пункт 3), сумма средств, выплачиваемая сотруднику в виде компенсации за пользование ТС, не является объектом налогообложения НДФЛ. Аналогичное правило действует в отношении страховых взносов. Обоснование данной позиции содержится в разъяснениях ПФР (письмо №30-21/10260 от 29.09.2010 года) и ФСС (письмо №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011 года).
Читайте также статью ⇒ «Учет расходов на служебный автомобиль«.
Отражение в учете
Для пояснения порядка бухгалтерского учета операций по компенсации за пользование авто сотрудника, рассмотрим пример.
Менеджер по продажам ООО «Канцелярия +» Никулин Н.Н. использует собственный автомобиль Рено Меган (объем двигателя 1598 куб.) с служебных целях.
На основании дополнительного соглашения к трудовому договору, «Канцелярия +» возмещает Никулину амортизационные расходы на автомобиль в размере 1.200 руб./мес., а также стоимость фактически затраченных ГСМ.
По итогам апреля 2024 года Никулин предоставил в бухгалтерию путевые листы, на основании которых была рассчитана стоимость ГСМ к возмещению – 4.815 руб.
Бухгалтер «Канцелярия +» отразил в учете следующие записи:
Дебет | Кредит | Сумма | Описание |
26 | 73 | 1.200 руб. | Отражены расходы на компенсацию за пользование авто |
26 | 73 | 4.815 руб. | Отражены расходы на ГСМ |
73 |
51 | 6.015 руб. | На счет Никулина выплачена компенсация за пользование авто и возмещение стоимости ГСМ |
99 ПНО | 68 Налог на прибыль | 963 руб. |
Начислено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль (4.815 руб. * 20%). |
Использование автомобиля сотрудника на основании договора аренды
Выплата вознаграждения за пользования авто сотрудника по договору аренды осуществляется на основании договоренности сторон, зафиксированной в данном соглашении. В соответствии с договором стороны утверждают:
- сумму арендной платы за пользование авто (зависит от технических характеристик и состояния ТС);
- перечень возмещаемых расходов (ГСМ, стоянка, мойка, ремонт, т.п.);
- порядок подтверждения расходов к возмещению (отчет собственника авто, к которому прилагаются квитанции об оплате расходов);
- отчетный период (в общем порядке – месяц);
- порядок и срок перечисления возмещения (к примеру, ежемесячно не позднее 3-х рабочих дней с момента подписания акта выполненных работ).
Образец заполнения акта выполненных работ по договору аренды авто можно скачать здесь ⇒ Акт оказания услуг по аренде автомобиля.
Порядок налогообложения
Доходы, полученные сотрудником в рамках договора аренды авто, признаются налогооблагаемыми. Работодатель, выполняя обязанности налогового агента, обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ в размере 13% от суммы арендной платы. Если собственник авто – сотрудник-нерезидент, ставка НДФЛ возрастает до 30%.
Учет расходов на авто в аренде
Киров С.Д. сдает собственный автомобиль работодателю (ООО «Магнум») на основании договора аренды.
По итогам июня 2024 Кирову надлежит оплатить арендную плату в размере 1.730 руб. и возместить расходы на ГСМ согласно чекам (3.880 руб.).
В учете ООО «Магнум» отражены такие записи:
Дебет |
Кредит | Сумма |
Описание |
26 |
73 | 1.730 руб. | Отражена арендная плата за пользование авто |
73 | 68 НДФЛ | 224,90 руб. |
Удержан НДФЛ от суммы аренды (1.730 руб. * 13%) |
73 |
51 | 5.385,10 руб. | На счет Кирова выплачена арендная плата и возмещение стоимости ГСМ (3.880 руб. + 1.730 руб. – 224,90 руб.) |
10 ГСМ | 60 | 3.880 руб. |
Оприходованы ГСМ согласно чекам |
26 |
10 ГСМ | 3.880 руб. |
Стоимость ГСМ отражена в составе расходов |