Пример заполнения книги доходов и расходов ИП на ОСНО

Каждый ИП с начала осуществления своей деятельности обязан вести КУДиР либо, как еще ее называют, книгу учета. В ней он должен фиксировать все совершаемые по факту хозяйственные операции о доходах и тратах. Об этом свидетельствует главный правовой документ, который регулирует вопросы, связанные с налоговым учетом ИП на ОСНО. Речь далее пойдет о Порядке учета доходов и расходов и хоз. операций для ИП (далее по тексту сокращенно – Порядок). Настоящий Порядок введен Приказом Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (ныне применяется с изм. от 19.06.2017).

Как установлено, ИП приобретает КУДиР самостоятельно и использует для целей обобщения, систематизации, накопления сведений, которые зафиксированы в первичной документации. До начала внесения записей в книгу учета ИП на ОСНО обязан заверить ее в ИФНС. Если он решает вести КУДиР на электронном носителе, что не возбраняется Порядком, то по завершению налогового периода он должен вывести ее на бумагу и опять же заверить у полномочного должностного лица в ИФНС.

Важно! Порядок, утв. Приказом Минфина и МНС РФ от 13.08.2002, не распространяется на ИП, которые работают на УСН, ЕНВД либо ЕСХН. Следует также принять во внимание, что юрлица на ОСНО вести КУДиР не должны.

Между тем отсутствие у ИП на ОСНО книги учета либо наличие в ней грубых ошибок, влечет за собой наложение штрафа по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ. Штрафные санкции применяются ИФНС по факту обнаружения указанных нарушений.

Общие требования к оформлению КУДиР для ИП на ОСНО

В общем случае ИП на общем режиме ведет стандартный налоговый учет. Тем не менее, при оформлении, ведении книги учета предприниматель должен принять во внимание, что:

1. В основе КУДиР лежит хронологический порядок, внесение записей помесячно, нарастающим итогом и так от начала до конца текущего года.
2. Хоз. операции регистрируют в ней по факту позиционным способом по первичной документации за конкретный налоговый период.
3. Выполненные и регистрируемые хоз. операции могут и должны подтверждаться конкретными первичными документами, составленными по требуемой форме.
4. При фиксации операций по приобретению любого товара, помимо прочего, необходимо приобщать документ, удостоверяющий его оплату (чеки, платежку, документы строгой отчетности).
5. Все стоимостные показатели фиксируются в российских рублях. Посему инвалюта подлежит пересчету по курсу ЦБ РФ на дату получения фактического дохода либо осуществления действительных трат.
6. Учет доходов, трат, сопутствующих хоз. операций с применением КУДиР надлежит вести постоянно, в полной мере. Нельзя допускать наличие неточных, недостоверных показателей, т. к. они используются при исчислении базы налога.
7. Учет осуществляется кассовым способом. Т.е попросту говоря, если товар отгружен, но деньги на счет ИП не пришли, то доход в учетной книге не отображают. Аналогично поступают и с тратами. Основание: ст. 251 НК РФ.
8. «Невостребованные» суммы, которые были возвращены партнерам, снижают налоговую базу и тоже заносятся в КУДиР, но уже с отрицательным показателем.
9. Все траты, которые подлежат учету, должны быть аргументированы и зафиксированы в надлежащих документах. Если траты не приводят к доходу, то их отображать в книге учета не нужно.
10. ИП, работающие в сфере образования, здравоохранения, а также в области спорта, культуры, заполняя КУДиР, должны записывать в ней персональные данные физлица, которому они оказывают услуги (т. е. ФИО, его адрес, ИНН, паспортные данные).

Это основной перечень требований, которого следует придерживаться ИП на ОСНО при формировании налогового учета. Что касается оформления КУДиР, то ее, как принято, изначально следует пронумеровать, прошнуровать. В конце книге нужно указать общее число страниц. Далее ее должен заверить полномочный сотрудник ИФНС, проставив свою подпись и скрепив печатью. Только после этого в ней можно делать первые записи.

Формат КУДиР для ИП на ОСНО

Актуальная форма КУДиР в MS-Excel представлена Приложением к Порядку, утв. Приказом Минфина и МНС РФ (ссылку на распоряжение см. выше). Ее структура включает титульный лист и 6 разделов.

Как принято, ИП заводит (приобретает) одну такую книгу, а учет осуществляет порознь по каждому виду деятельности. Следует заметить, что представленная форма книги учета является примерной. Если на то есть необходимость, ИП вправе самостоятельно, но с согласия ИФНС, разработать собственную форму КУДиР. Обычно такая потребность возникает, когда ИП высвобождается от уплаты НДС либо в силу специфики деятельности, которой он занимается.

При компиляции формы книги учета ИП должен предусмотреть в ней место для показателей, которые нужны для исчисления базы налога. Сюда же он должен включить графы для новых показателей, связанных с особой спецификой его деятельности. При этом учет и реализация ТМЦ придется вести в количественном и стоимостном отображении (по виду товаров, услуг, работ).

Заполнение разделов КУДиР для ИП на ОСНО

Процесс заполнения начинается с титульного листа. На нем прописывают №, серию, том КУДиР. Далее ИП должен записать свои стандартные персональные данные, как-то: ФИО, ИНН, код и название своей ИФНС, контакты, № регистрационного свидетельства, виды деятельности, лицензию, №№ банковских счетов. Заполнив титул, в завершение ИП проставляет дату и свою подпись, подтверждая тем самым, что с требованиями по ведению КУДиР ознакомлен.

За титулом следует страница, которая представляет собой содержание книги учета. Это своеобразный перечень разделов и имеющихся таблиц. Тут заполнять ничего не требуется. Последующее занесение данных осуществляется в зависимости от наличия необходимых показателей по доходам, тратам, и регистрируемых хоз. операций. Рассматривая структуру постранично, следует отметить, что для заполнения КУДиР могут потребоваться следующие сведения:

1. Разд. 1 отображает понесенные по факту траты (сырья, полуфабрикатов и т. д.) и действительные доходы, полученные за конкретный период работы. Подразделы предназначены для производственников. Те из них, которые помечены буквой «А», заполняют ИП–плательщики НДС. Те подразделы, которые помечены буквой «В», заполняют те, кто высвобожден от уплаты НДС.
2. Разд. 2–4 отображают доходы от реализации ОС и НА, а также амортизацию производственных активов, которые приобретены ИП самостоятельно, за свои собственные средства.
3. Разд. 5 заполняется на основании данных по зарплате и вознаграждениям, выплаченным работникам, и по удержанным с них налогам. Сведения заносятся помесячно.
4. Разд. 6 – заключительный, в нем определяется база налога. Это сводные данные и итоги по доходам, тратам ИП.

Общие требования, предъявляемые к ИП при заполнении книги учета, имеются в конце последнего шестого раздела. Ими надлежит руководствоваться при оформлении КУДиР, занесении в нее всех записей. Следует помнить, что вести ее нужно постоянно. Стандартно ИП заполняют ее каждый раз во время совершения хоз. операций. Те, кто, реализуя товары (услуги, работы), использует ККТ, ведет при этом учетную книгу кассира–операциониста, вправе заполнить нужные разделы КУДиР в конце рабочего дня.

Пример 1. Образец КУДиР для ИП на ОСНО

Найти, скачать, бланк книги учета и варианты его заполнения можно посредством интернет–ресурсов. В предложенном распространенном варианте показано, как заполняются разд. 1, 2, 5 и 6 для ИП, который занимается оптовой торговлей. ИП прошел регистрацию в 2015 г., а КУДиР завел только в 2024.

Распространенные ошибки ИП на ОСНО при заполнении КУДиР

Ошибка 1. Корректировать данные в КУДиР следует правильно, с применением норм установленного Порядка.

Следует знать, что все исправления в книге учета делаются только вручную. Поэтому если нужно исправить ошибку либо внести изменения в КУДиР, все необходимые записи следует делать от руки. Как установлено, рядом надо указать дату правки и заверить все подписью ИП. Использовать корректирующие средства, закрашивать, «маскировать» ошибки, записи, буквы, слова запрещается.

Ошибка 2. Вносить правки в первичную учетную документацию можно, но только путем согласования данных исправлений непосредственно с составителем документа. Причем внесенная правка признается действительной, если она заверена подписью этого составителя с указанием даты ее занесения.

Исключением являются банковские и кассовые документы – в них делать правки не разрешается.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Как автоматизировать ведение КУДиР для ИП на ОСНО?

Существует достаточное количество интернет–сервисов, которые позволяют автоматизировать как бухгалтерский, так и налоговый учет одновременно. Суть автоматизации состоит в применении специальных программ, которые позволяют вести электронную КУДиР. Для этого нужно всего лишь загрузить документ с информацией о фактических доходах и тратах либо вручную ввести нужные по ним показатели. Далее система на основании этих сведений автоматически сформирует КУДиР. Ее всегда можно будет распечатать, подписать, сдать ИФНС.

Следует заметить, что этим возможности автоматизации, как правило, не ограничиваются. Подобные сервисы также предлагают своим пользователям:

• автоматически подсчитать нужный налог;
• сформировать платежки;
• подготовить декларацию.

Таким образом ИП на ОСНО может использовать для целей автоматизации, к примеру, интернет–бухгалтерию «Мое дело», программный продукт «Контур. Эльба».

Вопрос №2: Должен ли ИП, применяя общий режим, представлять ИФНС первичную документацию, на основе которой ведется КУДиР?

ИП на ОСН обязан будет предъявить ее ИФНС по первому требованию. Первичную документацию нужно правильно оформлять, хранить не менее 3 лет. ИП должен визировать каждый такой документ, кроме фискальных чеков.