Приказ: виды и особенности оформления

Приказ – стандартная форма поручения и оформления документации внутри организации. В данной статье мы разберем понятие приказа, его виды и особенности оформления, чтобы вы могли его отличить от другой документации и, при необходимости, правильно заполнить. А в конце статьи вы сможете рассмотреть пример приказа.

Понятие приказа

Приказ – это документ, который носит распорядительный характер и издается исключительно руководством организации в рамках его полномочий. Приказ в обязательном порядке должны исполнить подчиненные.

В зависимости от вида деятельности организации, издание приказов передается в полномочия определенному лицу. Например, в акционерных сообществах приказы может издавать генеральный директор, а вот в медицинских организациях приказы имеет право издавать только главный врач. На предприятиях приказы издает директор. 

Приказы могут иметь силу только в том случае, если они правильно оформлены документально.

Задача приказа

Приказы созданы специально для того, чтобы выполнять одну конкретную задачу – осуществлять быстрое управление процессами в организации или на производстве. Посредством приказов оформляется и подписывается множество документов, например, утверждается график отпусков всех подразделений и штатное расписание для каждой позиции. Кроме того, через приказ проходит и возможность создания рабочих групп.

Форма приказа

Сейчас все приказы унифицированы – соответствуют единой форме и применяются в кадровом делопроизводстве. Приказы единой формы обязательны для компаний, входящих в госсектор. А вот частные коммерческие организации получили возможность создания своих приказов на основе существующих и утвержденных стандартов.

Частные организации хоть и получили такое право, однако, в силу привычки, они продолжают использовать для оформления процедур кадрового отдела уже готовые бланки.

Единые формы существуют для приказа:

• О приеме на работу (Т-1; Т-1а)
• О переводе на другую работу (Т-5; Т-5а)
• О предоставлении отпуска (Т-6;Т-6а)
• Об увольнении (Т-8;Т-8а)
• О направлении сотрудника в командировку (Т-9;Т-9а)
• О поощрении (Т-11;Т-11а)

Буква «а» сигнализирует о том, что приказ составляется на определенную группу людей, но если приказ составляется на одного сотрудника, тогда это формы без “а”: Т-1, Т-5, Т-6, Т-8, Т-9.

Как правильно оформить и утвердить приказ

Процесс оформления и утверждения подобной документации сводится к единой схеме действий, в которую входит: подготовка приказа, его утверждение, регистрация в документообороте и тиражирование, а последний этап – передача копий заинтересованным лицам.

Одним из самых ответственных этапов в этой цепи выступают подготовительные работы. Во время них, ответственный человек составляет черновой вариант и относит на согласование руководителю организации, а после его правок документ переделывается.

Важно! Сейчас существует единый ГОСТ (Р 7.0.97-2016) оформления организационно-распорядительных документов, в число которых входит приказ. 

Вне зависимости от организации и ее вида деятельности, приказ должен быть структурирован и обязан содержать необходимую информацию, а именно:

• О наименовании организации.
• Название документа.
• Дату и место издания документа.
• Заголовок к тексту.
• Номер регистрации в документообороте. 
• Подпись руководителя.
• Визы согласования.

Это все, что касалось рамочного оформления приказа, а вот «тело» или текст приказа должен состоять из двух частей:

1. Вводной – прописывается необходимое действие или решение.
2. Распорядительной  — прописывается распоряжение руководителя организации.

Обратите внимание! Именно из-за содержания распорядительной части нередко она начинается со слова «Приказываю», важно это помнить при составлении документа.

Правила составления приказа

Ниже мы привели те правила и советы, которые рекомендуют соблюдать квалифицированные специалисты:

1. Первое правило заключается в «разбивке» и отделении мыслей, если в приказе затрагивают несколько вопросов. Текст при этом должен быть четко сформулирован, чтобы приказ не стал “кашей”.
2. Второе правило – для каждого действия в распорядительной части необходимо назначать ответственное лицо и сроки выполнения работы. 
3. Третье правило – если поручение выполняется с установленной периодичностью, например, ежемесячно, ответственное лицо может быть любым. Здесь большее внимание уделяется именно реализации задач.
4. Четвертое правило – если в приказе нужно показать какие-то схемы и графики, лучше их делать приложением к приказу на отдельном листе. Это поможет не загромождать текст самого приказа и позволит лучше разбирать схемы, на отдельном листе они будут отчетливее и разборчивее видны.
5. Пятое правило – не забывать визировать приказ у ответственных лиц. К таким приказам можно отнести, например, приказ об отправке в командировку. Срок согласования приказов с этим ответственным лицом не может превышать срока в пять дней с момента обращения к сотруднику.
6. Шестое правило – контроль норм по Трудовому законодательству Российской Федерации. В пример можно привести ситуацию увольнения. При увольнении нужно обязательно указывать в приказе и причину такого управленческого решения, и статью, в соответствии с которой принято решение об увольнении. 

А вот при переводе из организации в другую компанию в приказе необходимо указать причину перехода, название должности, на которую сотрудник планирует перейти, и название отдела, в который он уходит. Также указывается и информация о размере заработной платы. 

Обратите внимание! Приказы начинают свое действие с того момента, как их утвердили. Исключением являются те приказы, в которых прописываются сроки действия.

Как зарегистрировать приказ, и где он будет находиться  

Каждому приказу, как и любому другому документу, в организации дают определенный номер, который указывается в документообороте. Обычно это номер с использованием каких-либо буквенных символов.

Все приказы регистрируются и попадают в специальные хранилища – журналы. Можно выделить два вида журналов: те, которые фиксируют моменты по основной деятельности, и те, которые фиксируют приказы индивидуальные, касающиеся отдельных ситуаций с сотрудниками. В журналах все приказы находятся в хронологическом порядке, то есть, по порядку, соответственно, номер указывается последовательно с каждым новым приказом. Это полезно с точки зрения контроля за документооборотом – благодаря такому учету нельзя будет незаметно изъять приказ или «под шумок» внести новый. 

В силу того, что журналы физические, бумажные, они имеют свойство заканчиваться. После того, как это случилось, журнал архивируют (ставят период выпуска приказов на ребре обложки) и заводят новый.

Систематизация и хранение приказов

Все приказы, как и другая документации в организации, составляет общую систему архивных документов. Хранение приказов реализуется на основе приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

В соответствии с законодательством и утвержденными актами, существует ряд особенностей в отношении некоторых приказов. Например, приказы о трудоустройстве или увольнении, по закону, организация должна хранить в течение 50 лет минимум. Это очень важный критерий, ведь именно оригиналы могут закрыть запросы, касающиеся социально-правовых вопросов. 

Есть и категория документов, которую нужно хранить не больше 5 лет. К ним относятся документы, которые решают вопросы оперативного регулирования рабочих процессов организации. Далее мы подробнее разберем сроки хранения каждого из видов приказов.

Приказы с распоряжением о  приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении. А также об оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении; об изменении анкетно-биографических данных; отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы необходимо хранить в документообороте организации 50 лет.

Приказы, в которых указывается распорядительная часть о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; служебных проверках; направлении в командировку работников – организация обязана хранить всего 5 лет, так как это «текущая» информация, и она обновляется с определенной периодичностью.

Приказы с информацией о дисциплинарных наказаниях необходимо сохранять не более 3 лет.

С какими ошибками в оформлении приказа сталкиваются чаще всего

Основных ошибок — семь:

1. Первая ошибка – игнорирование единой формы оформления приказа.
2. Вторая ошибка – ошибки в заполнении информации (контактные данные, реквизиты и так далее).
3. Третья ошибка – размытые формулировки распоряжения. 
4. Четвертая ошибка – визирование человеком, не относящимся к приказу и к выполнению распоряжения.
5. Пятая ошибка – отсутствие визы ответственного лица.
6. Шестая ошибка – отсутствие подписей заинтересованных лиц.
7. Седьмая ошибка – отсутствие ссылок на законодательное основание для принятия кадрового решения.

Возможность отмены действия приказа

Случаются разные ситуации на производстве и в любой организации, поэтому вопрос отмены приказа поднимается достаточно часто. Но решение все же есть – чтобы отменить действующий приказ, достаточно издать новый, который останавливает действие предыдущего.

Есть некоторые особенности приказа по отмене старого, в нем необходимо зафиксировать:

• Номер, дату и название приказа, который необходимо отменить.
• Причину отмены приказа.
• Новый порядок действий, исходя из сложившейся ситуации.
• Контактные данные ответственного лица.

Пример приказа (об увольнении)

Пример приказа приведен ниже: