Приказ на замещение на время отпуска (генерального директора, главного бухгалтера)

Автор статьи

Амина С.

10 минут на чтение
765 просмотров
Содержание Содержание

Без главного бухгалтера и генерального директора деятельность предприятия, если и не будет окончательно приостановлена, то как минимум будет существенно нарушена. Но и тот, и другой имеют право на больничный и ежегодный отпуск, как любой трудящийся, защищаемый трудовым законодательством. А потому законом предусмотрено временное замещение директора и главбуха – их обязанности могут быть временно переложены на заместителей. Даже в том случае, если в компании отсутствует штатная позиция заместителя генерального директора и/или заместителя главного бухгалтера, выполнить их функции на временной основе может другой работник фирмы. Чтобы переложить обязанности гендиректора или главбуха на работника в соответствии с законом, требуется издать соответствующий документ – приказ на замещение на время отпуска. Рассмотрим вопрос формирования этого распоряжения подробно.

Замещение на время отпуска гендиректора и главбуха: общие сведения

Компаниям, в штате которых имеется заместитель генерального директора и заместитель главного бухгалтера, проще разбираться с делами во время отсутствия указанных ключевых фигур организации. Назначить временного заместителя несколько сложнее. Рассмотрим порядок действий на примере замещения главбуха:

В штате организации имеется заместитель главного бухгалтера В штате компании нет заместителя главбуха
Как правило, в трудовом договоре заместителя главного бухгалтера уже говорится о том, что он будет исполнять обязанности главбуха на время его отсутствия по причине ухода в отпуск. Функции главного бухгалтера передаются другому сотруднику бухгалтерии (например, ведущему бухгалтеру, бухгалтеру по зарплате).
Порядок действий:

  1. Руководитель издает приказ (или подписывает сформированный отделом кадров приказ) о передаче дел заместителю на время отсутствия главбуха.
  2. В тексте приказа указывается срок, на который заместитель получает полномочия главного бухгалтера.
  3. Заместитель подписывает все документы, подписанием которых занимался главный бухгалтер. Около подписи указывается должность лица, подписавшего документ.
Порядок действий:

  1. Сотрудник, которого руководство планирует сделать временным заместителем главного бухгалтера, оповещается об этом. Он должен дать письменное согласие.
  2. Директор оформляет временное замещение (или распоряжается об оформлении временного замещения).
  3. Составляется и принимается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем прописывается срок, на протяжении которого предполагается замещение, а также размер доплаты за временное совмещение профессий. С его текстом необходимо ознакомить сотрудника-заместителя.

Кто вправе издать приказ на замещение на время отпуска (генерального директора, главного бухгалтера)

Составить сам документ (в данном случае – приказ на замещение) имеет право любой сотрудник компании, который занимается вопросами формирования документации или просто располагает знаниями о грамотном создании распоряжений. Это может быть:

  • сотрудник отдела кадров,
  • секретарь руководителя,
  • юрист-консультант (штатный или нештатный),
  • бухгалтер, занимающийся кадровыми вопросами и т.д.

Важно не то, кто сформировал приказ, а то, что готовый распорядительный документ в итоге должен быть заверен личной подписью директора – иначе никакой юридической силы приказ иметь не будет. При этом:

  • подпись может поставить не только сам руководитель, но и его заместитель (но при этом нужно указать ссылку на доверенность или другой правоустанавливающий документ);
  • печать организации ставить не требуется, если только данная норма не закреплена во внутренних актах компании;
  • факсимильные подписи ставить на приказе запрещено;
  • экземпляр приказа должен быть один (если документ понадобится бухгалтеру, необходимо сделать копию).

Какую роль играет приказ на замещение на время отпуска гендиректора и главбуха

Приказ – это распорядительный документ компании. При помощи приказом руководство на законном основании регулирует внутренние правовые отношения между работниками фирмы.

Несмотря на то, что в большинстве случаев приказ может быть сформирован фирмой самостоятельно, без применения унифицированных форм, отнестись к его написанию необходимо со всей серьезностью. Причина тому – возможность того, что любой из работников обратится с претензией к работодателю в Роструд или в судебные инстанции. Если не будет приказа, регламентирующего распоряжение начальства по каждому вопросу, сотруднику легко удастся оспорить любое указание руководства в случае недовольства чем-либо.

Какой работник может замещать генерального директора на время отпуска

Директор компании вправе предложить временное заместительство любому сотруднику предприятия, который по мнению руководства обладает достаточными навыками управления коллективом и приемлемым уровнем образования. Логично, что в подавляющем большинстве случаев временными заместителями становятся руководители среднего звена (менеджеры). Но в более или менее крупных фирмах в штатном расписании предусмотрена должность заместителя гендиректора.

Важно! В связи с тем, что работник, временно исполняющий обязанности гендиректора, должен будет на протяжении определенного периода времени подписывать серьезные для компании документы (а также ходить на деловые встречи, общаться с персоналом, поддерживать отношение с подрядчиками, заказчиками и партнерами фирмы), к нему у генерального директора должно быть полное доверие.

Исходя из вышесказанное, делаем вывод о том, что на должность временного заместителя (помимо непосредственно заместителя гендиректора – если таковой на фирме имеется), подойдет любой сотрудник компании, который:

  1. Вызывает полное доверие у генерального директора.
  2. Имеет опыт управленческой деятельности (в идеале – является руководителем среднего звена на этой же фирме, знает “в лицо” сотрудников и знаком с деятельностью предприятия).
  3. Обладает достаточным уровнем образования.
  4. Умеет вести деловые переговоры и налаживать отношения в коллективе.

Как составить приказ на замещение на время отпуска гендиректора

Важно! В качестве обоснования необходимости издания приказа на замещение можно указать обеспечение бесперебойной работы компании и осуществление руководства фирмой на время отсутствия генерального директора на рабочем месте.

Какой-либо утвержденной на официальном уровне формы приказа на замещение генерального директора на время отпуска нет. Распорядительный документ закон позволяет формировать в произвольной форме (можно разработать единый шаблон и утвердить его как локальный нормативный акт предприятия). Следующая информация должна фигурировать в приказе в обязательном порядке:

Сведения, указываемые в приказе на замещение Пояснения
1 Стандартные данные
  • Номер документа согласно внутренней порядковой нумерации,
  • место формирования приказа,
  • ДД.ММ.ГГГГ составления документа,
  • полное название компании.
2 Основание для издания приказа Ссылка на № и дату приказа об отпуске генерального директора, график отпусков.
3 Срок замещения Конкретный период времени, на протяжении которого сотрудник будет исполнять обязанности гендиректора.
4 Список обязанностей замещающего сотрудника Если необходимо – в приказе можно перечислить и ограничения на полномочия заместителя.
5 Право подписи Необходимо упомянуть о том, имеет ли право заместитель подписывать документы, которые обычно подписывает генеральный директор.
6 Трудовые функции Нужно уточнить, будет ли сотрудник, на которого временно возлагаются полномочия гендиректора, продолжать исполнять свои привычные обязанности, или на время отпуска генерального директора он будет являться исключительно его заместителем.
7 Принцип доплаты за совмещение профессий Желательно прописать конкретную сумму денежных средств, которая причитается заместителю за временное исполнение обязанностей генерального директора. Если сделать это невозможно – нужно как минимум описать порядок компенсирования.
8 Перечень прилагаемых к приказу документов Например, письменное согласие сотрудника, на которого планируется переложить обязанности гендиректора.

Важно! Приказ на замещение необходимо зарегистрировать в журнале учета локальной документации компании.

Приказ на замещение на время отпуска генерального директора (бланк, образец)

Важно! Готовый приказ (сформированный, завизированный, изданный) подшивается в папку с текущей распорядительной документацией. Когда актуальность приказа утрачивается, документ сдается в архив на срок, регламентированный законом или внутренними правилами фирмы.

Чтобы скачать пустой бланк приказа на замещение на время отпуска гендиректора, перейдите по следующей → ссылке.

Бланк приказа на замещение на время отпуска гендиректора

Бланк приказа на замещение на время отпуска гендиректора

Перед формированием приказа на замещение на время отпуска генерального директора обратите внимания на образец документа – это поможет вам избежать ошибок. Образец приказа вы можете скачать по следующей → ссылке.

Образец приказа на замещение на время отпуска гендиректора

Образец приказа на замещение на время отпуска гендиректора

Распространенные ошибки по теме “Приказ на замещение на время отпуска”

Ошибка: Сотрудник бухгалтерии (бухгалтер по зарплате) узнал о том, что его назначают временным заместителем главного бухгалтера за день до ухода главбуха в ежегодный отпуск.

Ни один работник (если только его должность называется не “заместитель главного бухгалтера”) не может быть принужден к временному исполнению обязанностей главного бухгалтера или генерального директора фирмы без его предварительного письменного согласия. И уж тем более сотрудник не может быть застигнут таким известием врасплох.

Ошибка: Главный бухгалтер компании не стал назначать себе временного заместителя на период ежегодного отпуска. Главбух принял решение подписывать бухгалтерские документы во время отдыха, поскольку все равно собирался провести отпуск дома.

Главный бухгалтер не имеет права исполнять свои должностные обязанности во время пребывания в отпуске, в отличие от генерального директора (поскольку второй является единоличным исполнительным органом предприятия).

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Приказ на замещение на время отпуска”

Вопрос: Обязана ли организация назначать временного заместителя генерального директора или главного бухгалтера с правом подписи первичной документации? Руководитель нашей фирмы убежден в том, что отсутствие на рабочем месте главбуха на протяжении 25 календарных дней не скажется негативно на рабочем процессе.

Ответ: Написание приказа о назначении сотрудника временным заместителем главного бухгалтера с правом подписи документов – это только право компании, но не ее обязанность. Но лучше все же оставить заместителя, чтобы не накапливались дела, и чтобы избежать возможных неприятностей.

Вопрос: Можно ли поступить следующим образом? Компания не будет назначать приказом сотрудника, который бы временно замещал главного бухгалтера, а главбух по возвращении из отпуска подпишет все первичные документы задним числом.

Ответ: Так лучше не делать. Подписанные задним числом документы вызывают вопросы у представителей Роструда.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи