Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?
Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками. Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.
Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия. Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре. Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.
Читайте также статью⇒Претензия по дебиторской задолженности — образец.
Кто составляет приказ
Составление номенклатуры обычно осуществляется отделом делопроизводства. А составление приказа об утверждении номенклатуры дел занимается или юрист, или кадровый работник, или секретарь предприятия. То есть простыми словами, той человек, который наделен правами, а так же имеет навыки и знания по составлению распорядительных документов.
Важно!!! Вне зависимости от того, кто составил приказ, он в обязательном порядке должен быть завизирован руководителем предприятия. Без этого он не имеет никакой юридической силы
В течение, какого срока действует приказ?
Приказ составляется на тот срок, в течение, которого действует номенклатуре дел, обычно он составляет один год. Но иногда бывают случаи, что этот срок может, как увеличиваться, так и уменьшаться.
Основные правила составления приказа об утверждении номенклатуры дел
Законодательством не разработано и не утверждено единой формы, а так же стандартов по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел. Поэтому предприятиям разрешено составлять его в произвольной форме, или по образцу, только для этого его необходимо разработать и утвердить в учетной политики предприятия.
Независимо от того, какой способ выберет предприятие по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел, он должен содержать обязательные параметры, а именно:
- Номер и дату, когда составлялся приказ;
- Полное наименование предприятия;
- Сведение об утвержденной номенклатуре: ее номер, год на который она составляется, а так же другие данные, если в них есть необходимость;
- Указываются ответственные лица, которые отвечают за исполнение данного приказа.
Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.
Важно!!! Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.
Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел
На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.
К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.
Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2016 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.
Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.
Образец составления приказа утверждения номенклатуры дел
Приказ состоит их трех частей, рассмотрим подробно каждую в виде таблице:
| Наименование части приказа | Какая информация указывается в каждой части приказа |
| Первая часть, иными
словами «шапка» |
Полное наименование предприятия, на котором создается приказ;
Проставляется номер приказа согласно внутреннему документообороту; Дата составления приказа; Наименование населенного пункта, где составляется приказ. |
| Основная часть | С начало указываются основание для приказа, то есть необходимо указать конкретную цель приказа;
После слова «Приказываю» перечисляются факты отдельными пунктами, где даются указания начальникам структурных подразделений, а так же назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за исполнения приказа. Данный приказ можно расширить путем добавления дополнительных распоряжений. Например, если действует предыдущий приказ по номенклатуре его можно в данном приказе отменить. |
| Заключительная часть | В данной части приказа руководитель компании заверяет своей подписью составленный приказ , а так же лица назначенные ответственными за его составления. |
Пример составленного приказа утверждения номенклатуры дел
ООО «Мебельный дом»
Приказ №25
Об утверждении номенклатуры дел на 2024 год
19.12.2017 г. Краснодар
Для реализации законодательно установленных норм по содержанию и хранению документов, а так же систематизации их учета
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить номенклатуру дел ООО «Мебельный дом» и ввести его в действие с 01.01.2024 года;
- Руководителям отделов, а так же структурных подразделений формировать дело, в соответствующему утвержденному порядку и действующей номенклатуре;
- Контроль за исполнения приказа возложить на секретаря-делопроизводителя Шестакову Оксану Викторовну.
Директор ООО «Мебельный дом» Ширяев Ширяев К.С.
С приказом ознакомлена Шеставкова Шестакова О.В.
Читайте также статью ⇒ Приказ о списании дебиторской задолженности – образец.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляет собой номенклатура дел?
Ответ: Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Вопрос №2 Какое предназначение номенклатуры дел?
Ответ: предназначение номенклатуры дел заключатся в том, что предприятия с помощью номенклатуры дел производиться упорядоченность всей документации в соответствии срокам хранения, а так же других общих признаков.
Вопрос №3 Кем составляется приказ об утверждении номенклатуре дел, какой порядок его составления?
Ответ: Приказ составляется или юридическим сотрудником, или кадровым сотрудником , или секретарем предприятия, но при это он должен обладать определенными знаниями и умениями по составлению приказа. Приказа составляется в произвольной форме, так как законодательством не предусмотрено каких либо стандартов по составлению приказа. Его можно составить на на листе А4, А5 или на фирменном бланке. Параметры, которые необходимо соблюдать при составлении приказа таковы: полное наименование предприятие, номер и дату приказа, цель приказа, назначаются ответственные лица за выполнение данного приказа. Так же необходимо заверить приказ подписью руководителя предприятия.
Вопрос№4: Если создается новый приказ, но при этом еще действует старый приказ по номенклатуре, как можно отменить старый приказ?
Ответ: Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.
Загрузка...