Все организации разные. Есть такие, где кроме директора работают всего несколько человек и руководитель выполняет функции бухгалтера сам. А есть крупные компании, в которых штат укомплектован бухгалтерами, в том числе есть и главный. Как поступить, если директор решил самостоятельно вести учет на постоянной основе или временно, рассмотрим ниже.
Как может быть организовано ведение бухучета в компании
Вся деятельность в области бухгалтерского учета регламентирована законодательными актами. Статья 7 закона №402-ФЗ от 06.12.2011 года, пункт 2 статьи 6 закона №129-ФЗ от 21.11.1996 года допускают следующие способы организации ведения учета:
- Чаще всего организации имеют в своем штате бухгалтера, который занимается всеми вопросами учета. Если компания достаточно крупная, то набирается целый штат бухгалтеров во главе с главным бухгалтером. Это наиболее удобный и правильный способ учета всех операций, происходящих в компании. Такие бухгалтеры обычно знают все нюансы работы конкретной организации
- Директор может привлечь к ведению учета стороннюю организацию, которая оказывает услуги по бухгалтерскому обслуживанию. Огромный минус такого обслуживания в том, что в работе каждого бухгалтера такой организации множество организаций. В связи с этим совершается много ошибок в учете
- Директор может самостоятельно выполнять функции главного бухгалтера. Хорошо, если он разбирается в вопросах учета. Но зачастую директор не обладает нужными знаниями и последствия такого ведения учета плачевны. Директор также может пользоваться специальными сервисами для ведения учета
Директор выполняет обязанности главного бухгалтера: общие вопросы
Законодательно закреплено, что руководитель имеет право заниматься учетом в организации самостоятельно только в двух случаях:
- Если компания относится к малому или среднему бизнесу
- Если организация некоммерческая
Эти организации ведут учет в упрощенном порядке.
Отказ от услуг бухгалтера позволяет сэкономить, но зачастую такая экономия приводит к плачевным последствиям. Кроме того, отсутствие бухгалтера не всегда удобно, директору часто не хватает знаний в этой области.
Если директор ведет учет самостоятельно, то в штатном расписании не должно быть ставки главного бухгалтера. Если такая ставка прописано, ее нужно убрать.
В случае отсутствия главного бухгалтера все документы, в том числе и банковские, подписывает лично директор.
В некоторых случаях в учетной политике компании закрепляется положение, что учет осуществляет бухгалтерия. Если такая запись есть, а учет ведет сам директор, то нужно изменить учетную политику и убрать положение о работе бухгалтерии.
Составление приказа о возложении обязанностей
Для того чтобы возложить обязанности на работника, составляется приказ.
Приказ издается от имени директора. Такой документ состоит из нескольких составных частей:
| Раздел приказа | Какая информация отражается |
| Шапка приказа | Обычно приказ составляется на фирменном бланке организации. В этой части приводится информация о названии компании, ИНН/КПП, адресе. Здесь же проставляется номер приказа, дата и место его составления |
| Основная часть | В основной (текстовой) части прописывается причина, по которой издается приказ, указывается на кого именно и какие конкретно полномочия возлагаются |
| Заключительная часть | В этой части проставляется подпись директора, ставится отметка об ознакомлении с документом |
| ВАЖНО! Приказ о возложении обязанностей может быть составлен не лично директором. Обычно этим занимаются специально обученный сотрудник, на которого возложены такие полномочия. Директор в обязательном порядке подписывает приказ |
Можно ли оформить совмещение должностей главного бухгалтера и генерального директора
Совмещение таких должностей обычно достаточно неоднозначно и здесь может быть две ситуации:
- В организации изначально не предусмотрена ставка главбуха и директор самостоятельно занимается ведением бухучета
- Главный бухгалтер временно отсутствует и директор выполняет его обязанности в виде совмещения должностей
В первом случае директор издает приказ о том, что берет на себя функции главного бухгалтера. Часто это делается в момент создания организации. При этом ставка главного бухгалтера отсутствует в штатном расписании. В этой ситуации споров с проверяющими не возникает. Очень много компаний, особенно совсем маленьких, работают именно по такой схеме. При этом по факту учет ведется рядовым бухгалтером или обслуживающей организацией. В редких случаях директор самостоятельно может вести полноценный бухгалтерский учет. Следует помнить, что в соответствии со статьей 57 ТК РФ, в договоре с директором должен быть пункт о том, что руководитель занимается ведением учета как главбух. Приказ может выглядеть, например, так:
Вторая ситуация возникает в том случае, когда главный бухгалтер отсутствует, но не долго. Например, по причине болезни или ухода в отпуск. В такой ситуации генеральный директор может совмещать свою работу с функциями главного бухгалтера. Для этого нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору с работниками, а затем издать приказ, который закрепляет совмещение обязанностей по двум рабочим местам. Приказ может иметь следующий вид:
Согласно статье 151 ТК РФ, при совмещении обязанностей отсутствующего работника, исполнителю положено начислить заработную плату.
Когда невозможно возложить обязанности главного бухгалтера на генерального директора
Существует несколько случаев, при которых невозможно делегировать обязанности главного бухгалтера:
- При проведении ежегодной проверки деятельности компании (аудите)
- Если компания является юридической консультацией
- Если организация является микрофинансовой компанией или ЖСК
- Если генеральный директор является иностранцем и в нашей стране находится временно
- Иные случаи, предусмотренные пунктом 5 статьи 6 закона №402-ФЗ от 06.12.2011 года
Порядок хранения приказа о возложении обязанностей
После составления приказа он хранится среди распорядительных документов компании. По окончании года все бумаги подшиваются. Зачастую бумаги небольших предприятий не сдаются в архив, а хранятся в специально организованном для этого месте. Приказы о возложении обязанностей находятся вместе с другими документами, срок хранения которых не менее 75 лет.
Передача дел генеральному директору при увольнении бухгалтера
Приказ о ведении учета генеральным директором может быть составлен и в том случае, если главный бухгалтер увольняется и прием нового сотрудника на эту должность не планируется или будет производиться чуть позже. В таком случае необходимо обязательно передать дела и имеющиеся ценности.
Передача проводится на основании приказа руководства. На передаваемые документы и ценности составляется опись, а так же акт приема – передачи. Чтобы впоследствии не было недоразумений, необходимо очень ответственно и внимательно подойти к данному вопросу.
Ошибки и вопросы по теме
Ошибка
Организация относится к категории среднего бизнеса, является жилищным кооперативом. После увольнения главбуха директор решил не принимать на работу нового, а осуществлять бухгалтерский учет своими силами. Такие действия директора незаконны, поскольку в соответствии с положениями закона 402-ФЗ, директора жилищных кооперативов не могут возлагать на себя обязанности главного бухгалтера и вести учет самостоятельно. В такой ситуации генеральный директор в кратчайшие сроки должен исправить ошибку и принять на работу главного бухгалтера.
Вопрос
Как правильно составить приказ о передаче полномочий бухгалтера, если бухгалтерский учет в организации будет вести аутсорсинговая компания?
Аутсорсинговая компания – это сторонний помощник, который помогает составить отчетность на основании переданных заказчиком услуги данных. Такая организация в какой – то степени ведет учет, но получает документы уже готовыми. Вся первичная документация изначально попадает в организацию заказчика услуги, где директор или уполномоченное лицо их подписывает. Кроме того у специалистов обслуживающей организации нет доступа к банку клиента. В связи с этим многие операции проводятся непосредственно в организации, которая заказывает ведение учета. Поэтому приказ о выполнении функций главного бухгалтера составляется на директора компании, а по факту основные операции учета проводит обслуживающая организация.
В настоящее время главного бухгалтера в организации может и не быть, часто такую функцию выполняет генеральный директор компании. При этом, как правило, учет ведется рядовым бухгалтером, либо аутсорсинговой организацией. Однако, возложить обязанности бухгалтера на директора можно не всегда. Законодательство в этом случае накладывает некоторые ограничения.
Загрузка...