Прием на работу в 2024 году: пошаговая инструкция, полный список документов

С 2024 года в нашей стране применяются новые правила приема на работу. Специалисту по кадрам и бухгалтеру необходимо получить и проверить ряд документов от новичка на предприятии. В статье мы поясним, как нанять сотрудников в 2024 году, какие нужны документы, и как быть с трудовыми книжками.

В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Законодатели скорректировали порядок, правила приема на работу в 2024 году. Основное нововведение связано с переводом работников на электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с ними изменился перечень документов для подачи заявления о приеме на работу, а также правила их оформления. А комплект документов для приема на работу сотрудников состоит не менее чем из 3-х документов (приказ, трудовой договор, согласие на обработку персональных данных).

Найм в 2024 году: пошаговое руководство

Шаг 1. Получить все необходимые документы от новичка при приеме на работу в 2024 году, в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Важно! Мы не рекомендуем хранить копии личных документов работника в организации. Это может вызвать опасения у контролеров данных в отношении соблюдения законодательства об обработке персональных данных.

Шаг 2. Ознакомьте нового работника с внутренними местными порядками работодателя. Это правила, касающиеся осуществления труда и оплаты труда персонала. Например:

• с регулированием заработной платы;
• ПВТР;
• коллективным соглашением;
• положением о бонусах;
• поездками в командировку;
• положением о расчетах с ответственными лицами;
• другими документами.

Шаг 3. Подпишите трудовой договор.

Шаг 4: Утвердите приказ о найме на 2024 год (или другую форму приказа).

Шаг 5. Сделайте запись в трудовой книжке, если за сотрудником сохранено право на сохранение бумажной формы.

Шаг 6. Оформите персональную карту. Вы можете использовать стандартную форму (Т-2) или разработать и утвердить собственную форму.

Шаг 7. Представить СЗВ-ТД 2024 для приема на работу не позднее одного рабочего дня со дня утверждения приказа о приеме на работу.

Обратите внимание, что процедура отличается для иностранных работников. В частности, необходимо подать уведомление о приеме на работу иностранного работника в Департамент миграции МВД.

Перечень документов для устройства на работу в 2024 году

Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2024 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.

Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2024 году — важный перечень и условия:

1. Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
2. Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2024 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.

Важно! С 1 января 2024 г электронные трудовые книжки выдаются только при приеме на работу впервые. Работодатель не имеет права заводить бумажную форму, это регулируется п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

3. Страховое свидетельство СНИЛС (пластиковая зеленая карта) или новая форма АДИ-РЕГ, подтверждающая регистрацию граждан в системе обязательного пенсионного страхования. Такие документы при приеме на работу в 2024 году предоставляют опытные работники. Образец формы АДИ-РЕГ в 2024 году:

Если у новичка нет опыта работы, первый работодатель должен зарегистрировать его в ПФР. Эти правила найма 2024 года не распространяются на удаленных работников. Им придется самостоятельно получать АДИ-РЕГ в территориальном отделении Пенсионного фонда по месту жительства.

4. Документы о воинском учете. В статье 65 ТК РФ, регламентирующей перечень документов, которые требуются при приеме на работу в 2024 году, указано, что работник предоставляет сведения о воинском учете. Требование является обязательным только для лиц, подлежащих призыву на военную службу, и лиц, подлежащих обязательной воинской повинности. Остальные работники не обязаны подавать документы на воинский учет.
5. Сведения об образовании (при необходимости). Документы об образовании, опыте работы, квалификации предоставляются работодателю в случае необходимости подтверждения уровня профессионализма для выполнения трудовых функций. Ориентировочный перечень документов для устройства на работу в 2024 году, для подтверждения профессиональных навыков:

• диплом об образовании (высшее, среднее специальное и т.д.);
• сертификаты и дипломы о получении/повышении/подтверждении квалификации; 
• квалификационные аттестаты по окончании профессиональных курсов, тренингов, семинаров;
• иные документы, подтверждающие уровень образования, квалификации, знаний, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

6. Дополнительная документация. В зависимости от спецификации будущей должности, от работника могут потребовать предоставить дополнительный перечень документов при приеме на работу в 2024 году. Это могут быть справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии административной ответственности за употребление наркотиков и другие документы, предусмотренные ТК РФ и др. законодательными актами.

Важно! Работодатель не вправе требовать представления документов и сведений, не предусмотренных статьей 65 ТК РФ..

Трудоустройство в 2024 году: нужна ли трудовая книжка

Самый главный вопрос при приеме на работу в 2024 году — трудовая книжка: нужна она, или нет. Как изменились правила трудового законодательства с введением электронных трудовых книжек? Законен ли отказ в приеме на рабочее место, если новичок не предоставил информацию о трудовой деятельности? Вот три наиболее сложных ситуации с трудовой книжкой при приеме на работу:

Вариант 1. Прием на работу работника впервые

Если человек принимается на работу впервые в 2024 году, трудовая книжка в этом случае не нужна. Работодатель обязан открыть электронную ТК для новичка без опыта работы. В 2024 году первый раз для работников нельзя заводить бумажную форму. Чтобы зарегистрировать работника без трудовой книжки в 2024 году, нужно одновременно подать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД на нового работника. Срок представления СЗВ-ТД — не позднее одного рабочего дня со дня утверждения приказа о приеме на работу.

Вариант 2. Сотрудник с трудовой книжкой, с записью о выборе ЭТК

Если вы принимаете на работу опытного работника, вы обязаны предоставить информацию о его трудовой деятельности. В этом случае потребовать от работника: 

• бланк СЗВ-Р, который должен быть выдан предыдущим работодателем;
• форму СЗВ-ПФР, которую гражданин получит в территориальном отделении пенсионного ведомства;
• бумажная трудовая книжка, с отметкой о том, что работник выбрал ЭТК (подал соответствующее заявление на предыдущем рабочем месте).

Так нужно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу в 2024 году, если работник выбрал ЭТК? Да, нужно. Бумажная книжка предоставляется новому работодателю только для ознакомления и/или подтверждения опыта и квалификации работника. Кроме того, только на основании записей из трудовой книжки новый работодатель сможет получить информацию о страховом стаже.

Важно! При наличии в трудовой книжке записи о том, что работник выбрал ЭТК на прежнем месте работы, новый работодатель не имеет права брать бумажную книжку на хранение, как и вносить записи в этот документ.

Когда вы принимаете на работу работника в 2024 году, вы трудовую книжку с отметкой об избрании ЭТК переносите в личную карточку. То есть, переписать все трудовые записи из книжки в личное дело работника (форма Т-2). Эта информация может потребоваться, если вы получите запрос от ПФР на предоставление информации по форме СЗВ-К. Работодатель сохраняет полученные от работника формы СЗВ-Р и СВЗ-ПФР.

Вариант 3. Сотрудник с трудовой книжкой без отметки о выборе ЭТК

Если вы принимаете на работу опытного сотрудника, который решил сохранить трудовую книжку в бумажном формате, потребуйте этот документ при приеме на работу в 2021 году. Помните, что было возможно сохранить бумажную форму в 2024 году в трех случаях:

• если гражданин не работал весь 2024 год;
• подал соответствующее заявление предыдущему работодателю;
• не представил каких-либо заявлений по определению способа заполнения книжки.

При подаче заявления о приеме в 2024 г. трудовая книжка остается у работодателя. С этого момента работодатель несет ответственность за сохранность документа и правильность учета трудовой деятельности работника.

Важно! Работник может в любой момент отказаться от внесения записей в документе в бумажном виде. Хотя переходный период закончился в 2021 году. Право перехода на ЭТС для сотрудников не ограничено во времени. Воспользоваться этим правом можно у любого работодателя (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).