Представительские расходы в 2024 году

Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса. С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы. В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2024 году, а также порядок их нормирования.

Что относят к представительским расходам

Под представительскими расходами согласно статье 264 НК РФ понимают затраты компании, которые связаны с проведением официальных приемов, обслуживанием представителей контрагентов, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания крепкого сотрудничества. В качестве примера можно привести переговоры с другими организациями, а также заседания высшего руководства компании (Читайте также статью ⇒ Списание представительских расходов).

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
2. Трансфер до места приема и обратно.
3. На буфет.
4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
3. На проживание и размещение гостей.

Пределы для нормирования представительских расходов

Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

Важно! Норма представительских расходов составляет не более 44% от расходов по оплате труда за налоговый период, в котором мероприятие проводилось.

Порядок списания представительских расходов

Представительские расходы списываются по итогам отчетного периода. К примеру, по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев или года.

Иногда представительские расходы за один налоговый период превышают указанный лимит. Но при этом в течение года база по определению нормы расходов может увеличиваться. Это говорит о том, что затраты, не учтенные в связи с нормой в одном периоде могут быть приняты к учету в следующем (Читайте также статью Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета).

Порядок подтверждения представительских расходов

Для подтверждения затрат для целей налогообложения требуется документальное подтверждение.Оно включает в себя всю сопутствующую первичку, то есть чеки, акты накладные и т.д. также потребуется составить приказ о проведении приема, смету расходов (она является предварительной) с установленным лимитом, отчет о проведении приема. Отчет о проведенном мероприятии должен быть утвержден руководителем компании и содержать следующее:

• дату и место проведения приема;
• программу приема;
• всех участников;
• стоимость приема.

Важно! Для того, чтобы компания могла экономически обосновать понесенные затраты, при оформлении затрат указывается цель проведения мероприятия.

Представительские расходы в командировке

Если работник находится в командировке, то у него также могу возникнуть расходы, которые могут быть отнесены к представительским. Например, сотрудник в командировке может понести следующие расходы:

• на официальную встречу с контрагентами;
• обеспечение представителей транспортом до места приема и обратно;
• услуги переводчика, привлеченного со стороны.

Важно! Документальное подтверждение расходов в данном случае сопровождается авансовым отчетом по понесенным затратам. К отчету прикладываются первичные документы, а также отчет о проведенном мероприятии. Утверждает документы руководитель компании.

Пример оформления представительских расходов

Предположим, что ООО «Континент» в первом квартале 2024 года провело прием представителей компании ООО «Веста». Для этого ООО «Континент» оформило такие документы:

• Приказ о проведении мероприятия;

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРОВЕДЕНИИ ОФИЦИАЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

• Смету расходов на прием, которая содержит предварительные общие суммы по расходам на официальное мероприятие, например:

• Отчет о проведенном приеме, который составляется уже после проведенного мероприятия. Утверждает отчет руководитель организации.

ОБРАЗЕЦ ОТЧЕТА О ПРОВЕДЕНИИ ОФИЦИАЛЬНОГО ПРИЕМА