Повышение эффективности удаленных сотрудников. Как действовать руководителю в период пандемии

Автор статьи

Амина С.

4 минуты на чтение
70 просмотров
Содержание Содержание

Пандемия нанесла удар по бизнесу. Многим работодателям пришлось в срочном порядке переводить своих сотрудников на удаленную работу. Если у кого-то организация дистанционного формата трудовых отношений не вызвала затруднений, то некоторые компании, ранее никогда не применяющие онлайн работу, столкнулись с большими трудностями. Чаще всего руководители не понимают, как вести себя с работниками и стимулировать их к более эффективному исполнению трудовых обязанностей.

Инструменты для дистанционного соединения людей – это еще не все

В период пандемии компании начали массово переводить работников на дистанционный формат трудовых взаимоотношений. Для поддержания сотрудничества были использованы инструменты, позволяющие соединить людей в онлайн режиме. Например, к ним относят Trello или Slack. Однако организации одного контакта между работниками, находящимися далеко друг от друга не достаточно. Нужно использовать дополнительные инструменты дистанционной работы.

  1. Например, для обеспечения защиты тайны корпоративной информации рекомендуется использовать безопасные источники связи.
  2. Для того чтобы отследить диалоги и работу сотрудников, промониторить ее советуется применять такс-менеджеры, такие как Asana, Flow или Jira.

Не каждая компания сможет выдержать длительный период удаленной работы. В это время начинается трудовое выгорание работников. Кроме того, становятся непонятными некоторые важные юридические вопросы, например, как проставлять подписи на официальных документах. Организуя дистанционный формат трудовых отношений, эксперты рекомендуют обратить внимание на несколько правил.

  1. В первую очередь создайте комфортное удаленное рабочее место для сотрудника. Позаботьтесь о том, чтобы у него был выход в интернет, а также гаджеты для экстренной и бесперебойной связи.
  2. Составьте план перехода на удаленку. Продумайте каждый пункт до мелочей.
  3. Оцените возможности трафика корпоративного пакета интернета. В процессе дистанционной работы объем пользования им увеличится. В случае необходимости нужно перейти на другой тариф.
  4. Разработайте чек-лист, по которому будут работать удаленные сотрудники. Ознакомьте с ним каждого из работников и дайте личные пояснения по непонятным моментам.

Важно не забыть установить время работы и отдыха. Работая даже дома, человек должен чувствовать ответственность за надлежащее исполнение трудовых функций.

Чрезмерный контроль – это только хуже

Удаленная работа не должна являться поводом усиления контроля над исполнением сотрудниками своих обязанностей. Руководитель в принципе не должен чрезмерно следить за каждым шагом работников. Нужно предоставить им волю, конечно, в разумных пределах. Опирайтесь на конечный результат деятельности сотрудника. Для этого сразу определите инструменты предоставления отчетности.

По результатам проведенного статического исследования, 93% опрошенных испытывали больший страх во время усиления контроля руководства над их работой. Опасаясь совершить ошибку, они не предпринимали никаких рискованных действий и обходились лишь стандартным исполнением трудовых функций по чек-листу без собственной инициативы.

Неформальное общение

Руководителям рекомендуется поддерживать с сотрудниками неформальное общение. Организовать его можно следующим образом:

  • созваниваться с работниками и интересоваться его личными обстоятельствами;
  • обсуждать в общем чате интересную для всех тему;
  • интересоваться о здоровье работников, их боевом настрое на работу;
  • отправлять в общий чат юмористические картинки.

Не нужно бояться того, что отношения с сотрудниками могут выйти за рамки делового общения. Подобный подход к руководству облегчает взаимодействие с ними и стимулирует сотрудников на более качественное исполнение трудовых функций.

Работа с конфликтными ситуациями

Конфликты в коллективе могут возникать и в процессе удаленной работы. Спорные ситуации – это обыденные обстоятельства и пугаться их не стоит. Рекомендуется научиться разряжать обстановку между работниками в удаленном режиме. Для этого можно попросить каждую сторону выразить свое несогласие в письменном виде, а потом, так же, на бумаге ответить на аспекты противной стороны. Не нужно уговаривать работников помириться или мотивировать их согласиться с доводами второй стороны при помощи угроз или выделения премии. Конфликт утихнет, но полностью не погасится. Через некоторое время ситуация может вновь обостриться.

Выстраивание работы с командой

Постройте эффективный план работы с командой. Разработайте несколько правил, которым должны придерживаться все сотрудники.

Период выполнения Вид трудовых отношений Пояснения
Начало рабочего дня Запуск общего чата Все работники появляются в чате и приветствуют друг друга. Первым рекомендуется отписаться руководителю
Через 5 – 20 минут после начала рабочего дня Видеосвязь с группой работников Обсуждение плана на день, получение отчетов
Через 30 – 50 минут после начала рабочего дня Созвон или видеосвязь с конкретными работниками Обсуждение рабочих моментов
В течение рабочего дня Активное участие в общем чате Руководитель может отвечать на вопросы работников, подбадривать их, а в перерывы – налаживать неформальное общение
За 1 – 2 часа до окончания рабочего дня Видеосвязь с группой работников или одним из них На онлайн встрече рекомендуется поинтересоваться о продвижении работы, а также обозначить трудовые моменту на следующий рабочий день

Во время связи с удаленными сотрудниками эксперты советуют руководителю в первую очередь спрашивать работников об их самочувствии, о здоровье близких и родных, о настроении и так далее.

Анализ всего происходящего внутри команды

В процессе адаптации работников к новым условиям, например при  организации удаленной работы, руководителю, как никогда раньше, необходимо анализировать все, что происходит в команде. Для этого рекомендуется использовать специальные платформы, которые позволяют:

  • оценить соответствие фактического исполнения трудовых функций работников с планом;
  • узнать, на какой стадии находится реализация того или иного задания;
  • проконтролировать, не совершил ли ответственный работник ошибки и др.

Платформы, на подобии Process Intelligence, помогают анализировать ситуацию независимо от места исполнения трудовых обязанностей работниками.

Борьба с проблемой выгорания

Творческое выгорание работников – это одна из основных причин снижения его работоспособности, а соответственно и эффективности деятельности отдела или компании в целом. Отслеживать профессиональное выгорание сотрудников можно при помощи специализированных платформ, таких как Yva.ai. Приложение позволит определить, на какой стадии дефлогации находится работник и разработать план по восстановлению его нервного состояния, снижения психического перенапряжения.

Тщательная подготовка к переводу сотрудников на удаленку

Прежде чем перевести работников на удаленный формат трудовых отношений, тщательно подготовьтесь. Руководителю необходимо:

  • наладить дистанционное взаимоотношение, софт;
  • организовать доступ к серверам;
  • решить проблемы с копроративным интернетом;
  • обеспечить всех работников необходимыми для исполнения трудовых обязанностей предметами труда;
  • наладить систему контроля над выполнением сотрудниками рабочих функций.

Важно! Предупредите своих партнеров о переходе на дистанционный формат работы. Некоторые компании против удаленного заключения контрактов, поэтому лучше сразу обозначить все моменты.

Сохранение привычного порядка

Сохранение привычного порядка является неотъемлемой частью удаленной работы. Некоторые компании используют специальные программы, которые позволяют создать онлайн версию офиса. Она представляет собой геймерскую структуру с подразделениями. В нее включены этажи здания, гардеробная-вахта, кухня, переговорная, рабочий кабинет и так далее. Схема удаленной работы в такой программе заключается в следующих аспектах.

  1. Сотрудник, который появился на рабочем месте, регистрируется на вахте, путем нажатия на определенную кнопку.
  2. Каждый отдел компании и конкретные помещения находятся на разных этажах. Для переключения между ними используют меню.
  3. В онлайн переговорной предусмотрена система видеосвязи. Нет необходимости применять иные мессенджеры.
  4. В личном кабинете работник находит план задач и выполняет его. В нем он может совещаться с работодателем, а также отправлять и получать личные письма.
  5. Во время обеденного перерыва сотрудник переходит в онлайн кухню. В таком случае руководитель понимает, что работник воспользовался законным правом на отдых в течение рабочего дня.
  6. При окончании работы, сотрудник вновь отмечается в онлайн вахте и закрывает программу.

Данный способ сохранения привычного распорядка дня очень удобен, как для работников, так и для руководителей.

Планирование нагрузки и инфраструктуры

Распланируйте нагрузку на коллектив. Распределяйте задания между работниками равномерно. Если руководитель знает, что какой-то из сотрудников выполняет трудовые функции быстрее, то ему можно поручить другую работу, но только после выполнения плана. За исполнение заданий сверх нормы, сотрудника нужно вознаградить, желательно финансово, путем назначения премии.

Планирование инфраструктуры – очень важный момент при организации удаленной работы. Нужно позаботиться о доступности связи, интернета, взаимодействия между работниками. Рекомендуется организовать доставку продуктов, медицинских принадлежностей и лекарств до квартиры по заявкам работников.

Перекличка по утрам

Эксперты советуют организовать утреннюю перекличку по видеосвязи. После того, как начался рабочий день можно перейти общий чат, где каждый работник появится в привычном для офиса облике. Поговорите с работниками об их внешнем виде. Они должны одеваться хоть не по офисному, но и не по домашнему. Во время переклички сотрудник должен находиться на основном рабочем месте, а не в кровати, в обнимку с мягкой игрушкой.

Стоп-сигналы от прокрастинации

Рекомендуйте работникам организовать рабочее место с указанием стоп-сигналов для домочадцев. Например, можно использовать различные значки, которые обозначают конкретное действие: красный круг знаменуют о том, что человек занят выполнением важной работы, и беспокоить его крайне не рекомендуется, синий – сотрудник отдыхает, желтый – человек может оторваться от дела в любой момент.

Поддержание духа

Руководитель – главное звено отдела или компании. Именно он должен заниматься поддержанием духа в коллективе. Можно организовать онлайн занятия физической культурой, заняться совместным прослушиванием музыки или просмотром кроткого фильма, а затем обсудить его. Обязанность по организации развлекательной программы для удаленных сотрудников можно возложить на специализирующуюся, на подобных форматах работы, компанию.

Типичные ошибки

В процессе организации удаленной работы руководители часто совершают ошибки, которые могут повлиять на эффективность исполнения сотрудниками трудовых функций.

Ошибка 1. Руководитель перевел работников на дистанционный формат отношений, но не предоставил сотрудникам доступа к корпоративной связи.

Решение 1. Обязанность по организации рабочего места удаленных работников полностью лежит на руководстве фирмы. В 2020 году утвержден законопроект, который регламентирует правила предоставления сотрудникам предметов труда и компенсации затрат, связанных с исполнением трудовых функций онлайн.

Ошибка 2. Руководство компании в срочном порядке перевело работников на дистанционный формат трудовых отношений. Для работы была внедрена специальная программа, но часть сотрудников так и не смогли разобраться в ее функционале.

Решение 2. Работодатель обязан обучить работников навыкам удаленного исполнения трудовых функций, особенно тогда, когда используются малоизвестные программы. Для этого можно нанять человека, который по видеосвязи расскажет об особенностях использования того или иного сервиса.

Ответы на часто задаваемые вопросы

В процессе организации удаленной работы, у многих руководителей возникают вопросы, которые носят распространенный характер.

Вопрос 1. Во время карантина мы ввели дистанционный формат работы. Сейчас работники постепенно возвращаются в офис. Можем ли мы, с законодательной точки зрения, оставить часть сотрудников на удаленке.

Ответ 1. Для полного или частичного перевода работников в дистанционный формат необходимо получить от них согласие, а затем заключить дополнительное соглашение.

Вопрос 2. Я хочу перевести один отдел в удаленный формат сотрудничества, но работники не соглашаются переходить на удаленку. Как в таком случае правильно поступить?

Ответ 2. Если сотрудники не желают переходить на удаленный формат работы, а с ними заключен трудовой договор об исполнении трудовых функций в онлайн режиме, то придется договариваться с ними. Принудительный перевод работников на удаленку возможен только в исключительных случаях, когда иная форма исполнения трудовых обязательств не может быть применена.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи