Перевод сотрудника на другую должность внутри организации в 2024 году: как оформить

Каждая компания время от времени сталкивается с ситуацией, когда сотруднику необходимо изменить трудовую функцию или структурное подразделение. Причины разные: как просьба работников, так и состояние здоровья гражданина, увольнение персонала, чрезвычайные обстоятельства и т. д. В то же время, в наши дни нередки случаи переезда работника с работодателем в другом месте. Как правило, эти операции выполняются путем перевода сотрудников на другую должность.

Переводы могут быть как временными, так и постоянными, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника или без такового. При этом, в зависимости от вида и причины перевода, порядок их оформления различается. В этой статье мы расскажем, как кадровик может оформить перевод сотрудников на другую работу. Рассмотрим подробно следующие виды переводов:

• временные и постоянные,
• по инициативе работника и по инициативе работодателя,
• с согласия работника и без получения его согласия.

Особое внимание мы также уделим процедуре перевода работника на работу в другую местность совместно с работодателем. Такой перевод также считается внутренним несмотря на смену локации.

Какие документы подготовить при переводе на постоянную работу в организации

Вне зависимости от того, какая сторона является инициатором перевода, в первую очередь необходимо получить согласие работника и составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ТД). После этого работодатель издает приказ, кадровик вносит сведения в трудовую книжку и личную карточку работника. 

Рассмотрим особенности каждого этапа оформления постоянного перевода и приведем примеры необходимых документов.

Этап 1

Постоянный перевод работника на другую должность в организации подразумевает изменение условий трудового договора. При этом должно выполняться хотя бы одно условие:

1. Изменилась трудовая функция, указанная в трудовом договоре.
2. Сменилось структурное подразделение, в котором работал сотрудник.
3. Структурное подразделение указывалось в трудовом договоре как рабочее место.

4 правила, которые следует помнить кадровику при переводе на другую должность внутри организации:

• Если работника переводят на другую работу, это считается переводом.
• Условия трудового договора и трудовая функция остаются прежними, если работа не включена в качестве условия в трудовой договор.
• Получение письменного согласия работника на перевод не требуется.
• Работник не может быть переведен на работу, выполнение которой ему противопоказано по состоянию здоровья.

Данные правила установлены статьей 72.1 ТК РФ и разъяснены пунктом 16 постановления Пленума Верховного Суда от 17 марта 2004 г п. 1 ст. 2.

Постоянный перевод на другое рабочее место в пределах той же организации возможен:

• по инициативе работника;
• по инициативе работодателя.

Такой порядок предусмотрен статьями 72 и 72.1 ТК РФ. Главное, чтобы с этом были согласны и работник, и работодатель. Если одна сторона не согласна, другая не имеет права настаивать на переводе.

Этап 2. Оформление документов для перевода работника

№. 1. Письменное заявление

Если инициатором перевода является работник, подайте работодателю письменное заявление. Если инициатором является администрация организации, сотрудник оформляет письменное согласие. На практике чаще всего в приказе достаточно указать: «Согласен на перевод», поставить подпись.

Следует иметь в виду, что уведомление должно быть получено работником до издания приказа (с учетом статьи 72, 73 ТК РФ). Уведомление составляется в произвольной форме, в нем работник выражает свое письменное согласие или отказ от предложения работодателя.

№ 2. Презентация

При переводе работника в другой отдел внутри организации часто руководитель структурного подразделения готовит презентацию: документ, характеризующий профессиональные и деловые качества работника, обосновывает причину перевода. Руководитель компании должен поставить свою резолюцию на презентации.

№ 3. Дополнительное соглашение

Независимо от того, кто оформляли перевод, необходимо оговорить дополнительное соглашение к трудовому договору. Приказ оформляется по форме №. Т-5. Вместо типовых форм вы можете использовать самостоятельно разработанные формы.

Примечание! При переводе работника в пределах одной организации он не вправе быть поставленным на испытательный срок (с учетом статьи 70 ТК РФ). Необходимо обратить внимание на условия заключаемого ТД, характер будущих трудовых отношений. Например, если отношения были срочными, а исходя из нового положения они бессрочные, необходимо будет изменить тип ТД. Но поменять постоянный трудовой договор на срочный нельзя. Поэтому организовать постоянный перевод в другое место невозможно, если планируется временная работа. В этом случае мы приступаем к увольнению и повторному трудоустройству. Но сделать это можно только с согласия самого работника.

Как оформить постоянный перевод работника из одного филиала в другой

При расположении филиалов в разных местах, при сохранении должности работника порядок перевода на другую работу будет таковым. Переводом является смена структурного подразделения, даже если оно находится за пределами административно-территориальной границы соответствующего населенного пункта. Правила остаются прежними:

• получено письменное согласие работника; 
• дать письменное уведомление; 
• издать приказ; 
• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Важно! Если перевод осуществляется из отделения в отделение в том же месте, то перевод проводится по правилам перевода, когда в ТД подразделение не было указано, а местонахождение остается прежним.

Как оформить постоянный перевод на другую работу на должность начальника 

Организация вправе назначить руководителем предприятия работника, работавшего на другой должности. Но такое решение должно полностью соответствовать учредительным актам. Собрание акционеров, совет директоров или наблюдательный совет утверждают кандидатуру работника на должность руководителя (на основании пункта 1 статьи 40 Закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года).

При переходе на такую ​​должность соблюдается ряд ограничений. Работодатель не имеет права изменять срок действия ТД, если в соответствии с уставом компании начальник избирается на определенный срок. Перевод работника на другую руководящую должность происходит путем увольнения. С работником заключается новый ТД с конкретным сроком действия и установленным испытательным сроком. Во время перевода это невозможно. Неопределенный ТД не может быть изменен на срочный, а также не может быть установлен льготный период. Предыдущее ТД может быть разрешено самостоятельно или по соглашению сторон.

Если сотрудника переводят на другую должность начальника, можно организовать процедуру иначе. В ряде случаев локальными нормативными актами или актами самой организации устанавливаются специальные процедуры, предшествующие заключению ТД с руководителем. Это может повлиять на документирование перехода. Каков порядок перевода на другую работу на основании медицинского заключения Перевод работника на другую работу должен осуществляться на основании выданной работнику медицинской справки. При невозможности выполнения работником прежних функций с его согласия администрация переводит его на другую работу, выполнение которой не противопоказано по состоянию здоровья.

Работодатель должен предложить в письменной форме все вакансии, имеющиеся в организации. Предложение составляется в произвольной форме. Сотрудник должен предоставить письменный ответ независимо от того, согласен он с переводом, или нет. Трудовой кодекс не содержит требований к предложению вакансии, а только соответствующей квалификации работника, поэтому работодатель вправе предлагать как должности, соответствующие квалификации, так и более низкие должности, имеющиеся в компании. При согласии работника производится перевод на другую должность. Как организовать такой перевод, читайте в начале статьи. В основном регистрация осуществляется в общем порядке:

• дополнительное согласование с ТД;
• написание приказа;
• регистрация происходит в рабочей и личной карточке сотрудника.

При отказе в приеме на работу или отсутствии вакансий в компании работник увольняется (с учетом части третьей статьи 73 ТК РФ). Основанием для увольнения является пункт восьмой части первой статьи 77 ТК РФ. На этом основании вас могут уволить и в период болезни, так как данный вид увольнения не является увольнением с работы по инициативе организации.

Правила перевода на другую работу

Переводом на другую работу является постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), при сохранении на работе у того же работодателя, а также переезд на работу в другую местность вместе с работодателем (статья 72.1 ТК РФ).

Переводы могут быть временными или постоянными, по инициативе работника и по инициативе работодателя, с согласия работника и без его согласия. Под структурными подразделениями в данном случае понимаются филиалы, представительства, а также отделы, цеха, участки и т.п.

Обратите внимание, что перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 ТК РФ). Исключением являются некоторые случаи временного перевода, которым мы уделим особое внимание ниже. При этом соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора должно быть заключено в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Обратите внимание, что согласие работника не требуется для перевода его от того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное на той же территории, для поручения ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменений в Условия договора подряда определяются сторонами. В любом случае запрещается переводить работника на работу, которая ему противопоказана по состоянию здоровья. Кроме того, по письменному заявлению работника или с его письменного согласия работник может быть переведен на неопределенный срок к другому работодателю.

Обратите внимание: если перевод на другое рабочее место будет признан незаконным, работник подлежит восстановлению на прежнем месте работы. При этом орган, рассматривающий индивидуальный трудовой спор, принимает решение о выплате этому лицу разницы в заработке за весь период малооплачиваемой работы. Кроме того, суд вправе по заявлению работника вынести решение о взыскании с работодателя денежной компенсации морального вреда, причиненного этими действиями (ст. 394 ТК РФ). Кроме того, в случае просрочки работодателем исполнения решения о восстановлении работника на прежней работе орган, принявший решение, принимает решение о выплате этому гражданину разницы в оплате труда за весь период просрочки (ст. 396 Трудового кодекса)

Постоянный перевод

В данном случае это постоянная смена трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре) (ст. 72.1 ТК РФ). Любой сотрудник может запросить перевод:

Также, если стороны согласны на перевод, изменения в трудовой договор необходимо внести путем подписания дополнительного соглашения:

Для составления перевода используйте форму № Т-5 или форму № Т-5а, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 01.01.2004 № № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и оплаты труда»:

На основании приказа о переводе работника на другую работу делаются отметки в разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС и форма № Т-54 или № Т-54а.

В строке «…внесение изменений в трудовой договор от….» должны быть указаны реквизиты дополнительного договора к трудовому договору. В соответствии со ст. 72.1 ТК РФ, переводом на другую работу является постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), продолжая работать у того же работодателя, а также переходя на работу в другую местность вместе с работодателем. А рабочее место и трудовая функция работника являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Статья 72 ТК РФ гласит, что изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, заключенному в письменной форме.

Соответственно, основанием для выдачи приказа о переводе будет являться подписанное обеими сторонами изменений трудового договора, т.е дополнительное соглашение. А согласно Инструкции по применению и заполнению первичных учетных форм учета труда и оплаты труда, в случае, если трудовой договор с работником не заключен (работник принят на работу до 06.10.1992 г.) и его использование оформлено с приказ, если заполнения унифицированной формы нет. Т-5 в строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, справка и т.п.), а требование «Изменение трудового договора» не заполняется.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку работника. При этом акт о переводе составляется не позднее одной недели на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, составления бланков трудовых книжек и их поставки работодателям, утвержденным Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.:

Временный перевод

В этом случае будем говорить о временном изменении трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), продолжая работать у того же работодателя (статья 72.1 ТК РФ). При этом временные переводы на другую работу регулируются ст. 72.2 ТК РФ. Поэтому по соглашению сторон, оформленному в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя не более чем на 1 год.

Обратите внимание: если по окончании срока перевода работник не получил прежнюю работу, не запросил ее и продолжает работать, то соглашение о временном характере перевода теряет силу и перевод считается постоянным . Когда этот перевод производится взамен временно отсутствующего работника, за которым по закону сохраняется место работы, он действует до выхода работника на работу.

Процедура временного перевода аналогична процедуре постоянного перевода. Исключением является то, что при временных переводах запись в трудовую книжку работника не заполняется. В каких случаях перевод становится обязательным Перевод по инициативе работника В некоторых случаях работник имеет право просить работодателя о временном переводе на другую работу. Например, при отказе работника от выполнения работы в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья работодатель обязан предоставить этому работнику другую работу на время устранения опасности (статья 220 ТК РФ). Беременные женщины и кормящие матери не могут привлекаться к следующим работам:

• с дезинфицирующими, моющими и стерилизаторами;
• с этилированным бензином;
• с опасными грузами в обращении;
• для тяжелых физических работ и работ с повышенной опасностью;
• с асфальтобетонными смесями, содержащими поверхностно-активные вещества и активаторы;
• лакокрасочными материалами;
• с бромистым метилом;
• по сохранности локомотивных материалов.

В этом случае беременные женщины на основании медицинского заключения и по заявлению переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением средней заработной платы по прежней работе. До назначения беременной женщины на другую должность она подлежит освобождению от работы с сохранением средней заработной платы за все потерянные после этого дни. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы по их требованию переводятся на другую работу с оплатой за выполненную работу, но не ниже среднего заработка на прежнем месте работы до достижения ребенком возраста полутора лет (ст. 254 ТК РФ). Кроме того, к вахтовым работам не могут быть привлечены беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (ст. 298 ТК РФ).

Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от сторон 

В ряде случаев трудовое законодательство допускает увольнение работников только при невозможности перевода их на другую имеющуюся у работодателя работу, которую гражданин сможет выполнять с учетом состояния своего здоровья. Это как вакансии или рабочие места, соответствующие квалификации работника, так и более низкие вакансии или низкооплачиваемые рабочие места. В этом случае необходимо получить согласие работника. Обратите внимание, что работодатель обязан предложить работнику все вакансии, соответствующие указанным требованиям в его сфере. Работодатель обязан предлагать вакансии в других местах только в случаях, предусмотренных коллективным договором, договорами, трудовым договором (статьи 81, 83 и 84 ТК РФ). Речь идет об увольнении работников в следующих случаях: 

• сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ст. 81 ТК РФ); 
• несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе в связи с недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ); 
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ); 
• запрет или иное административное взыскание, исключающее возможность исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору (п. 8 ст. 83 ТК РФ); 
• истечение срока действия, приостановление действия более чем на два месяца либо лишение работника специального права (водительского удостоверения, права управления транспортным средством, права ношения оружия, иного специального права) в соответствии с законом, если это влечет за собой «невозможность исполнения работником своих обязательств по трудовому договору (п. 9 ст. 83 ТК РФ); 
• прекращение допуска к государственным секретам, если выполняемая работа требует такого допуска (п. 10 ст. 83 ТК РФ); 
• нарушение установленных законодательством правил заключения трудового договора, если такое нарушение произошло не по вине работника и исключает возможность продолжения работы (п. 11 ст. 77 ТК РФ).

Напоминаем также, что работника, нуждающегося в переводе на другую работу после получения медицинского заключения, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую работу, находящуюся в его распоряжении, которая не противопоказана данному гражданину по состоянию здоровья. При этом, если указанное лицо нуждается во временном переселении на срок до четырех месяцев, отказывается от переселения или отсутствует соответствующая работа, работодатель обязан отстранить работника от работы на этот срок с сохранением работы (должности). При этом в период отстранения заработная плата работника не списывается. При этом, если работник нуждается во временном переселении на срок более четырех месяцев или в постоянном переселении, при его отказе от переселения либо при отсутствии у работодателя соответствующей занятости, трудовой договор разрешается в соответствии с пунктом 8 ст часть первую статьи 77 ТК РФ (статья 73 ТК РФ). Как правило, во всех вышеперечисленных случаях работодатель направляет работнику соответствующее сообщение или предложение о переводе работника на имеющиеся вакантные должности:

Как правило, согласие или несогласие работника на перевод оформляется отдельным документом или прописывается в предложении о переводе на другую работу:

Также напомним, что в соответствии со ст. 74 ТК РФ в случае, если по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения должности работника. Также, если работник не согласен работать на новых условиях, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую существующую работу. При отсутствии указанной работы либо отказе работника от предлагаемой работы трудовой договор расторгается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ. В отдельных случаях работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца на работу, не предусмотренную трудовым договором с тем же работодателем, в целях предупреждения следующих случаев или устранения их последствий. Это стихийные бедствия или техногенные катастрофы, несчастные случаи на производстве, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотические заболевания, а также любые исключительные случаи, создающие угрозу жизни или нормальным условиям жизни всего населения или его части из него.

Перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на другое рабочее место допускается также в случаях простоя машины, необходимости предотвращения уничтожения или порчи вещей либо для временной замены отсутствие работника, если эти ситуации вызваны чрезвычайными обстоятельствами, изложенными нами выше. При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, возможен только с письменного согласия самого работника (ст. 72 ТК РФ). Следует отметить, что при временных переводах, осуществляемых в исключительных случаях, заработная плата выплачивается за выполненную работу, но не ниже средней заработной платы по прежнему месту работы.

К вашему сведению По ст. 72.2 ТК РФ, допускающей временный перевод работника на другую работу без его согласия, следует иметь в виду, что обязанность доказывания наличия обстоятельств, с которыми закон связывает возможность такого перевода, осуществляется за счет работодателя (ст. 17 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2). Перевод работника возможен также при приостановлении работы в связи с приостановлением деятельности или за временное прекращение деятельности за нарушение обязанностей по охране труда, не относящихся к работнику. В это время работник с его согласия может быть переведен работодателем на другую работу с оплатой труда за выполненную работу, но не ниже среднего заработка по прежнему месту работы (ст. 220 ТК РФ). Российская Федерация). 

Переезд в другую местность

В этом случае работодатель направляет работнику предложение о переезде на работу в другую местность. При этом согласие или несогласие работника оформляется отдельным документом или прописывается в самом предложении о переводе. С согласия работника в трудовой договор должны быть внесены изменения. Это делается путем подписания дополнительного соглашения. Для оформления перевода используйте форму №. Т-5 или форма №. Т-5а. Затем на основании приказа в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и лицевой счет (форма № Т-54 или № Т-54а). Для сведения, в п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004, н. 2, отмечено, что под «иным населенным пунктом» понимается территория, расположенная за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Отметим, что при переезде работника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 169 ТК РФ):

• на переезд работника, членов его семьи и проезд имущество (если работодатель не обеспечивает работника адекватным транспортом); 
• обустроиться на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются по взаимному соглашению сторон трудового договора. При этом компенсационные выплаты гражданину в связи с его переводом на работу в другую местность не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и ФСО (абз. 2 п. 1 ст ст. 238 НК РФ), а также могут учитываться в составе прочих расходов (абз. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). С такой позицией согласны и кредиторы (письма Минфина от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 и от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/688). При этом, по мнению чиновников, сумма возмещения организацией расходов работнику на аренду жилья облагается НДФЛ и ФСО в обычном порядке (письма Минфина от 13 июля 2009 г. 03-04-06-01/165 и от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/688). Отказ работника от переезда Отказ работника от переезда на работу в другую местность вместе с работодателем является основанием для расторжения трудового договора (п. 9 ст. 77 ТК РФ). В этом случае, как и при обычном увольнении, для оформления прекращения трудовых отношений с работниками форма № Т-8 (или форма № Т-8а), утвержденная постановлением:

В день увольнения, помимо причитающихся сумм, работнику выплачивается выходное пособие в размере средней заработной платы за две недели (ст. 178 ТК РФ). При этом больший размер выходного пособия может быть установлен трудовым или коллективным договорами (ст. 178 ТК РФ). В данном случае это расторжение договора в соответствии с пунктом 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса:

Кроме того, при получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке, а также в книге учета оборота трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 постановления № 225). В этом случае запись, сделанная в трудовой книжке, повторяется в личной карточке (ст. 12 постановления № 225).

Вывод

Независимо от того, какая из сторон является инициатором перевода, в первую очередь необходимо получить согласие работника и составить дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого работодатель издает приказ, кадровик вносит сведения в трудовую книжку, личную карточку работника.