Отпуск без сохранения заработной платы: как взять, на какое время, какими документами оформить

Отпуск без сохранения заработной платы – дополнительный отдых, предоставляемый работнику по уважительным причинам. В каких случаях работник имеет право на отпуск за свой счет, какой максимальный период дополнительного отдыха положен сотруднику, как оформляется отпуск – на эти и другие вопросы, касающиеся отпуска за свой счет, Вы найдете в нашей статье.

Когда сотруднику положен отпуск за свой счет

Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право на отдых в виде ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, в случае необходимости, сотрудник вправе оформить дополнительный отпуск, оплата за который работодателем осуществляться не будет.

Данный вид отпуска можно условно разделить на две группы. К первой относятся случаи, когда работодатель обязан удовлетворить требование сотрудника в дополнительном отдыхе, ко второй – ситуации, в которых решение о неоплачиваемом отпуске остается на усмотрение организации. Читайте также статью: → «Отпуск без сохранения заработной платы (скачать образец)». Подробнее о каждом из вышеописанных случаев мы расскажем ниже.

Отпуск по инициативе работника

Если у Вас как у работника в силу уважительных причин появилась необходимость в нескольких днях отдыха, но при этом ежегодный отпуск Вами уже использован, Вы вправе обратиться к работодателю для получения неоплачиваемого отпуска.

При оформлении заявления укажите причины, по которым Вам необходим отдых. В тексте документа Вы можете указать конкретную причину (болезнь или смерть родственника, проводы сына в армию, бракосочетание и т.п.) либо ограничиться общей фразой («по уважительным причинам», «по личным/семейным обстоятельствам»).

На основании поданного Вами документа руководство примет решение о согласовании отпуска либо отказе в нем. Как правило, руководитель в данном случае принимает внимание два основных фактора:

1. Объективность причин, по которым Вам нужно предоставить дополнительные дни отдыха.
2. Возможные потери, которые организация понесет в Ваше отсутствие. В данном случае работодатель оценивает, справится ли замещающий сотрудник с Вашими обязанностями, а также анализирует особенности рабочего процесса в период Вашего отсутствия.

На основании вышеуказанных факторов руководитель принимает решение относительно согласования дополнительного отдыха. Если Вы просите об отпуске в период сложной производственной ситуации, при этом работодатель не видит для этого уважительных причин, то в отпуске Вам, скорее всего, будет отказано.

Приведем простой пример: главный бухгалтер хочет уйти в отпуск за счет в период налоговой проверки по причине бракосочетания племянницы. В данном случае высока вероятность отказа в отпуске, так как имеет место необходимость нахождения сотрудника на рабочем месте. При этом с объективной точки зрения причины отпуска нельзя назвать уважительными.

Отпуск по закону определенным категориям граждан

Действующее законодательство предусматривает особые условия для получения дополнительного неоплачиваемого отпуска определенными категориями граждан. Заявления таких сотрудников о получении отпуска за свой счет должно быть обязательно удовлетворено работодателем независимо от причин и производственной необходимости. Читайте также статью: → «Заявление на отгул в счет отпуска (особенности написания)».

Перечислим основные категории сотрудников, имеющих особые льготы при оформлении дополнительного отдыха:

• работающие пенсионеры и инвалиды;
• совместители, в случае, когда количество дней отпуска на основной и дополнительной работе не совпадают (недостающие дни отдыха компенсируются неоплачиваемым отпуском);
• лицам, которые обучаются в учебных заведениях (ВУЗы, техникумы, училища и т.п.) независимости от формы – очной или заочной;
• участники ВОВ и ветераны боевых действий (как на территории России, так и на территории других государств);
• супругам военнослужащих, когда количество дней основного отпуска жены и мужа не совпадают (недостающие дни отдыха компенсируются неоплачиваемым отпуском);
• супругам и родителям сотрудников ФПС, МВД, таможни.

Кроме того, работодатель не вправе отказать Вам в неоплачиваемом отпуске, в случае:

• Вашего бракосочетания;
• рождения Вами ребенка;
• похорон близких родственников.

По собственному решению, руководство компании может дополнить текст договора положениями, в которых будут предусмотрены прочие условия, при которых работник имеет право на безоплатный отпуск без уважительных причин.

Ограничения по сроку отпуска

Если Вы оформляете неоплачиваемый отпуск в общем порядке, то его срок согласовывается Вами и руководителем. Закон не предусматривает ограничений по длительности отпуска за свой счет в данном случае. Если у Вас есть необходимость в длительном отпуске по уважительной причине, при этом острая производственная необходимость в нахождении Вас на рабочем месте отсутствует, то работодатель, скорее всего, удовлетворит Ваше заявление.

Иначе обстоит дело с длительным неоплачиваемым отдыхом для лиц, имеющих льготные условия при оформлении дополнительного отдыха. Если Вы являетесь пенсионером, инвалидом или работаете по совместительству, то продолжительность дополнительного отдыха, который Вы вправе требовать у работодателя, утверждена в положениях ТК (ч.2 ст. 128). Ниже перечислены основные категории граждан, максимальный срок отпуска для который установлен Трудовым кодексом:

1. Работающие пенсионеры имеют право на неоплачиваемый отпуск сроком до 14 дней ежегодно, участники ВОВ – до 35 дней, инвалиды – до 60 дней.
2. Если Вы совмещаете работу с учебой, то Вы вправе требовать у работодателя отпуск за свой счет в установленном порядке: для слушателей подготовительных курсов и сдающих вступительные экзамены в ВУЗы – до 15 дней; для учащихся на дневной форме – до 10 дней в учебном году, для прохождения промежуточной аттестации (сдача экзаменов, зачетов) – до 30 дней.
3. Для ближайших родственников военнослужащих, сотрудников пожарной, таможенной службы, МВД – до 14 дней.

Если Вам необходимо отпуск в связи с бракосочетанием, рождением ребенка, похоронами близких родственников, то работодатель обязан удовлетворить Ваше требование по сроку до 5 дней по каждому из случаев.

Как оформить отпуск за свой счет

Для того, чтобы оформить отпуск без сохранения зарплаты, действуйте согласно следующему алгоритму:

1. Оформите заявление на отпуск, в котором укажите причины его необходимости. Во избежание недопонимания со стороны работодателя в тексте документа указывайте конкретную причину (свадьба дочери, болезнь бабушки, поступление сына в институт и т.п.). Чем четче и яснее будет указана причина, тем проще будет работодателю принять решение о согласовании отпуска или отказе в нем. Если Вы имеете право на отдых согласно нормам ТК, то на это следует сослаться при составлении заявления (ст. 128 ТК).
2. Подайте заявление на рассмотрение руководителю. В зависимости от организационной структуры организации, заявление может быть передано в бухгалтерию, отдел кадров, приемную директора. Перед подачей документ лучше зарегистрировать в канцелярии.
3. Ожидайте решения руководителя. При положительном решении издается приказ, позволяющий Вам отсутствовать в указанный период без сохранения заработной платы. Если работодатель отказывает Вам в отдыхе, обратитесь за разъяснениями и выясните причину отказа. Возможно, работодатель предложит Вам отдых в другое время.

Пример №1. Сотрудник ООО «Самовар» Филимонов Г.Д. является пенсионером. В феврале 2017 Филимонов обратился к руководству «Самовара» с заявлением на получение отпуска без сохранения зарплаты.

Директору ООО «Самовар» Козлову Н.К.

столяра цеха №4 Филимонова Г.Д.

Заявление

                Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы сроком на 5 дней (с 13.02.2017 по 17.02.2017) в связи с личными обстоятельствами, на основании ст. 128 ТК РФ.

06.02.2017                                                                                                                           /подпись/ Филимонов Г.Д.

Так как Филимонов – пенсионер, он вправе требовать у директора отпуск сроком до 14 дней. Директор ООО «Самовар» Козлов согласовал отпуск Филимонова на основании ст. 128 ТК РФ. 08.02.17 был издан приказ, согласно которому Филимонов был отправлен в отпуск за свой счет с 13.02.17 по 17.02.17.

Как отразить неоплачиваемый отпуск в табеле

В случае, если отпуск согласован руководителем, то заявление передается для дальнейшего оформления. На основании заявления сотрудник отдела кадров делает отметку в табеле учета рабочего времени. Если сотрудник получил дополнительный отпуск в общем порядке, то в табеле следует указать обозначение ДО.

В случае, когда работник особой категории (инвалид, пенсионер, военнослужащий) оформляет отпуск на основании положений ТК, то в табеле необходимо сделать обозначение ОЗ.

Соответствующая отметка в табеле отражается за весь период отсутствия работника. К примеру, если сотрудник оформил неоплачиваемый отпуск в общем порядке сроком на 2 дня (9 и 10 января 2017), то обозначение ОД должно быть проставлено напротив каждой даты – 09.01.17 и 10.01.17. Читайте также статью: → «Форма Т-13. Табель учета рабочего времени». Образец  заполнения табеля при оформлении отпуска за свой счет приведен ниже в виде примера.

Пример 2. В ноябре 2016 товаровед ОА «Скарб» Толкачева К.Д. отсутствовала на работе 2 дня (24 – 25.11.16). Причина отсутствия – отпуск за свой счет, оформленный по причине бракосочетания. Специалистом отдела кадров ОА «Скарб» был заполнен табель за 2 половину ноября 2016:

Все остальные дни месяца Толкачева присутствовала на работе. Зарплата Толкачевой была выплачена без учета дней отдыха (24 и 25 ноября 2016). По итогам ноября 2016 табель по Толкачевой был заполнен так:

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. Бухгалтеру АО «Монолит» необходимо оформить справку по форме 2-НДФЛ за период июль – декабрь 2016 для сотрудника Серповой Г.Н. В октябре и ноябре 2016 Серпова оформляла отпуск за свой счет: 20-21.10.16 (2 дня) в связи с бракосочетание, 14-16.11.16 по личным обстоятельством. Какой код дохода НДФЛ необходимо указать бухгалтеру «Монолита» при оформлении справки для Серповой?

Дни отдыха за свой счет не учитываются при расчете заработной платы сотрудника, доход при оформлении отпуска без сохранения зарплаты сотрудник не получает. В связи с этим информация об неоплачиваемом отпуске в справке 2-НДФЛ указывать не нужно, код дохода в данном случае также не проставляется. Прочие доходы, указанные в справке, следует кодировать согласно общему порядку.

Вопрос №2. Сотрудник ООО «Благо» Семенов К.В. отправлен в отпуск за свой счет сроком на 10 дней (13-22.02.17). В приказе, подписанном директором «Благо», указана причина отпуска – ухудшение финансового положения предприятия, отсутствие заказов. Заявление на отпуск Семенов не оформлял. Правомерны ли в данном случае действия руководства ООО «Благо»?

Сотрудник может быть отправлен в отпуск за свой счет исключительно по собственной инициативе и при согласовании руководства. Причиной отпуска могут быть личные или семейные обстоятельства. В данном случае отсутствует инициатива Семенова (нет заявления на отпуск). Кроме того, основание для отпуска, указанное в приказе, противоречит нормам ТК. Следовательно, руководство «Благо» отправило Семенова в отпуск неправомерно. Работник вправе обратиться в суд для взыскания материального и морального ущерба.