Отчет СЗВ-Стаж при назначении пенсии: как заполнить, срок подачи

В целях обеспечения органов Пенсионного фонда сведениями индивидуального персонифицированного учета, работодатели подают в  ПФР отчеты СЗВ-М и СЗВ-Стаж. В статье разберем, как составить отчет СЗВ-Стаж при назначении пенсии, выясним срок подачи отчета в ПФР, а также меры ответственности при несвоевременном предоставлении данных о сотруднике в Пенсионный фонд.

Отчет СЗВ-Стаж: что? где? когда?

Порядок составления и подачи отчета СЗВ-Стаж регламентируется постановлением Правления ПФР №3п от 11.01.2017 года. В соответствие с документов, отчет подают все работодатели (как ИП, так и юрлица), независимо от формы собственности и организационно-правовой структуры.

Работодатель отражает в отчете информацию о страховой стаже сотрудника за отчетный период (календарный год). В отчет включаются данные:

• о сотрудниках, работающих на основании трудовых договоров;
• о лицах, привлеченных к работе на основании договоров ГПХ;
• о директоре, который выполняет должностные обязанности в соответствие со срочным трудовым договором;
• о ликвидаторе либо членах ликвидационной комиссии (если отчет подает организация, которая находится в процессе ликвидации);
• о директоре-единственном учредителе, вне зависимости от наличия трудового договора.

С 01.01.2024 года отчет СЗВ-Стаж подается на обновленном бланке. С подробной информацией, касающейся порядка составления и подачи новой формы СЗВ-Стаж, можно ознакомиться в статье ⇒ «Новая форма СЗВ-Стаж в 2024 году: как составить, срок предоставления».

Работодатели подают СЗВ-Стаж в территориальный орган ПФР по месту регистрации (для ИП – по месту жительства) ежегодно в срок до 1 марта года, следующего за отчетным.

Отчет СЗВ-Стаж при назначении пенсии

В соответствие с регламентом, отчет СЗВ-Стаж подается досрочно при ликвидации или реорганизации предприятия, а также при увольнении сотрудника в связи с выходом на пенсию.

Если сотрудник организации приобрел право на пенсию и обратился к работодателю с заявлением об увольнении, то работодатель обязан подать СЗВ-Стаж досрочно – в течение 3-х календарных дней с момента получения от сотрудника соответствующего заявления.

Указанный срок предоставления отчета применим как в случае расторжения трудовых отношений и сотрудником-пенсионером, так и при условии, что работник приобретает право на оформление пенсии в момент увольнения.

Как составить и подать СЗВ-Стаж на сотрудника-пенсионера

При увольнении сотрудника в связи с выходом на пенсию работодатель составляет и подает отчет СЗВ-Стаж, в который включает информацию только по увольняемому сотруднику.

Подробная инструкция заполнения и предоставления отчета в ПФР представлена ниже.

Шаг #1. Получаем заявление от сотрудника

Сотрудник предпенсионного возраста обращается в отдел кадров организации с заявлением об увольнении в связи с выходом на пенсию – данный факт является для работодателя прямым основанием досрочной подготовки и подачи отчета в ПФР.

Прежде чем начинать процедуру расторжения трудовых отношений, убедитесь, что сотрудник действительно приобретает право на пенсию. В 2024 году установлены следующие требования для оформления страховой пенсии по старости:

1. Пенсионный возраст. С 01.01.2024 года начинается процедура поэтапного повышения пенсионного возраста. В 2024 году граждане приобретают право на пенсию в 61 год (мужчины) и 56 лет (женщины). При этом в 2024 – 2024 гг. оформить пенсию можно досрочно – на 6 месяцев раньше наступления пенсионного возраста.
2. Страховой стаж. Для оформления пенсии в 2024 году минимальный трудовой стаж сотрудника должен составлять 10 лет, в 2024 году – 11 лет.

Таким образом, в 2024 году сотрудник может уволиться в связи с выходом на пенсию при условии, что ему исполнилось 60,5 лет (мужчины) или 55,5 лет (женщины), а его страховой стаж составляет не менее 10 лет.

Шаг #2. Заполняем СЗВ-Стаж

При подготовке отчета  «пенсионного» отчета СЗВ-Стаж используйте стандартную годовую форму. В графе тип формы поставьте отметку «Назначение пенсии». В отчет включайте только данные по увольняющемуся сотруднику за отчетный период (текущий календарный год).

Ниже в таблице — подробное описание порядка заполнения отчета:

Если среднесписочное количество сотрудников составляет 25 человек и более, то отчет необходимо подать в электронном виде. В прочих случаях работодатель самостоятельно выбирает наиболее удобную форму подачи отчета – бумажную или электронную.

При подготовке документа на бумажном носителе отчет подписывает руководитель, после чего документ скрепляется печатью организации. Электронная форма отчета подписывается ключом ЭЦП.

Шаг #3. Составляем ОДВ-1

Оформление отчета СЗВ-Стаж при назначении пенсии сопровождается подготовкой описи по форме ОДВ-1.

Для составления описи используется стандартный бланк с указанием типа формы «исходящая», кодом отчетного периода «0» (текущий календарный год).

В графе «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» укажите «1 сотрудник». Далее отразите информацию о:

• сумме начисленных и уплаченных страховых взносов на страховую и накопительную пенсию увольняющегося сотрудника (в том числе тариф, суммы задолженности на начало и конец текущего года);
• сумме уплаченных страховых взносов на страховую/накопительную пенсию, в разрезе тарифов;
• периодах работы, предоставляющих право на досрочную пенсию (характер работы, код особых условий согласно Классификатору).

Аналогично порядку подачи СЗВ-Стаж, опись ОДВ-1 подается исключительно в электронном виде в случае, если средняя численность сотрудников организации составляет не менее 25 человек.

Шаг #4. Подаем отчет в ПФР

Отчет СЗВ-Стаж при назначении пенсии (вместе с описью ОДВ-1) должен быть предоставлен в ПФР не позже 3-го дня, следующего за днем получения от работника заявления об увольнении.

Вы можете подать документы в Пенсионный фонд:

• лично (обращение в ПФР руководителя организации или представителя, действующего на основании нотариальной доверенности);
• почтой (отправка пакета документов заказным письмом с уведомлением и описью вложений);
• в электронном виде (составление электронной формы отчета, подписание ключом ЭЦП, отправка в ПФР по телекоммуникационным каналам связи).

Датой предоставления отчета считается:

• дата обращения в ПФР – при личном обращении или подаче документов через представителя;
• дата о получении, указанная в корешке уведомления – при отправке документов почтой;
• дата электронной квитанции о получении от ПФР – при оформлении электронного отчета.

Читайте также статью ⇒ «СЗВ-М на ликвидатора: как составить, образец«.

Отчет СЗВ-Стаж при назначении пенсии в ПФР не предоставлен: ответственность работодателя

Работодатель считается нарушившим порядок предоставления отчетности в ПФР при следующих условиях:

• отчет СЗВ-Стаж при назначении пенсии не предоставлен либо подан с опозданием;
• вместе с отчетом СЗВ-Стаж работодатель не подал опись ОДВ-1;
• отчет содержит исправления;
• данные о сотруднике указаны в отчете некорректно.

При выявлении вышеуказанных нарушений орган ПФР вправе взыскать с работодателя:

• штраф в размере 1.000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки в предоставлении документов;
• штраф в сумме 500 руб. в случае, если сведения о сотруднике отражены некорректно.

Читайте также статью ⇒ «СЗВ-М и СЗВ-Стаж на единственного учредителя: нужно ли подавать, образец, сроки».