Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ

Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.

Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.

Что относится к ГСМ?

• топливо (бензин, дизель, газ);
• смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в обслуживании и ремонте транспорта);
• жидкости (тормозная, охлаждающая).

То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.

Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.

Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.

Как рассчитать нормы расхода ГСМ?

Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину налоговую базу для налога на прибыль.

Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.

Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.

Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.

Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:

• загруженность автомобиля;
• наличие дорожных пробок;
• время года;
• наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.

Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.

Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.

Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.

Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.

Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:

В бухгалтерии ГСМ списываются на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.

Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3.

Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:

• путевой лист: на основании этого документа списывается используемое топливо;
• акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие смазочные материалы.

ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.

Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.

Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.

Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.

Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.

Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:

Инвентаризация ГСМ:

Периодически организация должна проводить инвентаризацию ГСМ, сверять фактические остатки в баках автомобилей с учетными данными. Для того, чтобы провести инвентаризацию, можно воспользоваться следующими способами:

• слить полностью топливо из бака и определить его количество, после чего сверить с остатками на счете 10/3;
• долить топливо в бак до его наполнения, зная полный объем бака и объем долитого топлива, можно путем вычитания из первого значения второго определить, сколько топлива было в баке изначально.

Инвентаризация ГСМ должна проводиться с необходимой периодичностью, например, раз в неделю или в месяц, зачастую организация проверяет остатки ГСМ ежедневно.

Видео-урок «Авансовый отчет по ГСМ в 1С Бухгалтерия»