Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

Служебная поездка за рубеж — это разновидность командировок, на которую распространяются те же правила, что характерны для поездок внутри России. Работник так же получает распоряжение о необходимости отъезда от своего начальства, руководство определяет продолжительность поездки и дает служебное задание. Командировочные расходы компенсируются вернувшимся из поездки подчиненным по правилам, прописанным в локальных нормативных актах компании или в коллективном договоре. В данной статье мы расскажем про налоговый учет расходов на зарубежную командировку — про состав расходов при зарубежных командировках, выплату суточных во время заграничных командировок, включение расходов в расчет налогооблагаемой базы, пересчет валютных расходов в рубли.

Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку

Согласно тексту Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, отъезд подчиненного в служебную поездку возможен только после получения распоряжения от руководства компании, начальство должно установить период пребывания работника в командировке, определить сложность и объем служебного поручения и возместить расходы сотрудника, связанные с исполнением его трудовых функций вне места постоянной занятости. В состав командировочных затрат (вне зависимости от того, куда направляется сотрудник — в другую местность на территории РФ или за рубеж) включаются:

1. Затраты на оплату съемного жилья (номера в гостинице, места в хостеле или квартиры).
2. Затраты на покупку проездных билетов.
3. Иные затраты, имеющие отношение к факту проживания вне постоянного места жительства (суточные).
4. Прочие затраты, по согласованию с начальством командированного работника.

Помимо перечисленных затрат, существуют также дополнительные расходы, характерные исключительно при организации служебной поездки за границу:

• затраты на оплату медицинской страховки, обязательной для заграничных поездок.
• расходы на уплату сборов (аэродромных, консульских).
• затраты на оформление выездных документов, в т.ч. заграничного паспорта и визы;
• затраты на уплату сбора за право въезда (или транзита) автомобиля;
• расходы на уплату прочих сборов и обязательных платежей.

Важно! Все перечисленные выше расходы, как общие, так и дополнительные, подлежат учету при исчислении налога на прибыль. Подобные затраты уменьшают налогооблагаемую базу.

На каждый пункт расходов в поездке должны иметься оправдательные документы. Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан представить их бухгалтеру работодателя в течение 3 дней с момента приезда, тогда же необходимо отчитаться за потраченный аванс и вернуть излишки средств, если таковые имеются, в кассу предприятия.

Важно! Если документы, подтверждающие расходы в заграничной командировке, составлены на иностранном языке, необходимо передать их профессиональному переводчику самой организации или в бюро переводов для осуществления их перевода на русский язык.

Суточные в период заграничной командировки

Важно! Какими-либо документами наподобие квитанций и чеков подтверждать обоснованность выплаты суточных не требуется, об этом говорится в тексте Письма ФНС РФ от 03.12.2009 № 3-2-09/362 и Письма Минфина РФ от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770.

За время пребывания командированного сотрудника в пути к пункту назначения за пределами РФ ему начисляются суточные:

• при проезде через территорию субъектов РФ (по правилам, утвержденным в отношении суточных, выплачиваемых работникам, выехавшим в командировку внутри страны);
• при проезде по территории зарубежной страны (по правилам, утвержденным в отношении выплат, производимых сотрудникам, отправившимся в служебную поездку за границу).

Следует помнить о том, что день пересечения российской границы (будет определен по отметкам в паспорте от пограничных органов) учитывается при подсчете дней, за которые суточные начисляются:

• в рублях при въезде в Россию;
• в иностранной валюте при выезде за рубеж с территории России.

Руководитель фирмы должен заранее побеспокоиться о том, чтобы размер суточных был прописан в коллективном договоре предприятия или в локальном нормативном акте. Величина выплаты может быть любой, но ее необходимо дифференцировать в зависимости от того, в какие именно страны направляются подчиненные. Если возможно такое, что сотрудник поедет в командировку, в течение которой побывает на территории сразу двух иностранных государств, суточные на дату пересечения границы этих стран должны быть начислены в соответствии с нормами, касающимися страны, в которую направлялся работник.

Включение командировочных расходов при заграничной поездке в расчет налогооблагаемой базы

Как уже было сказано, налоговое законодательство позволяет уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на суммы расходов предприятия по заграничной командировке.

Включение расходов на наем жилого помещения в заграничной командировке в расчет налогооблагаемой базы

Важно! Если вернувшийся из заграничной командировки сотрудник не может документально доказать факт оплаты съемного жилья, расходы на выплату ему компенсации бухгалтер не может учитывать при расчете налогооблагаемой базы.

Порядок и размеры возмещения затрат на оплату командированным за рубеж сотрудником съемного жилого помещения определены положениями статьи 168 ТК РФ. Все расходы должны быть непременно подтверждены платежными документами (квитанциями, счетами за пребывание в номере отеля). В тексте пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ сказано о том, что бухгалтер предприятия работодателя имеет возможность учесть затраты на выплату подчиненному данной компенсации в составе прочих расходов.

Если в счетах за проживание в гостиничном номере НДС выделен отдельной строкой, налог может быть также учтен при исчислении налоговой базы компании.

Включение расходов на такси в заграничной командировке в расчет налогооблагаемой базы

Расходы на проезд, понесенные командированным сотрудником в период пребывания в заграничной служебной поездке, компенсируются по тем же правилам, что затраты, имевшие место в поездке на территории России. Так, затраты на оплату услуг перевозчиков при проезде к пункту назначения и назад к фирме работодателя (а еще из одного города в другой населенный пункт, если служебное задание предполагает нахождение сразу в нескольких удаленных друг от друга предприятиях) включают:

• расходы на оплату услуг, связанных с предоставлением постельного белья в поездах и с оформлением проездных документов;
• расходы на оплату услуг общественного транспорта (с предоставлением документальных доказательств факта несения затрат) к пункту отправления транспорта (аэропорту, станции, пристани) и от пункта прибытия транспорта, если они расположены за пределами города.

Важно! Сотрудники Министерства финансов России допускают включение в состав расходов в целях налогообложения затрат фирмы на компенсацию проезда командированного за рубеж сотрудника в такси. Но только если оформлены платежные документы, и доказана экономическая обоснованность пользования услугами таксиста.

Включение в расчет налогооблагаемой базы расходов на проезд к месту заграничной командировки и обратно

Важно! Если командированным за рубеж сотрудником был приобретен электронный проездной билет, в качестве подтверждения несения затрат на его оплату выступает контрольный купон, полученный через интернет в электронной форме (выписка из АСУ пассажирскими перевозками). Также необходимо сохранить посадочный талон на самолет в случае приобретения электронного авиабилета. Должен быть проставлен штамп аэропорта о досмотре (или выдана справка с подтверждением полета).

Если факт поездки и покупки билетов на самолет, поезд или водный транспорт подтвержден документально, расходы фирмы на проезд командированного сотрудника могут быть учтены при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Если работник поехал в зарубежную командировку на личном автотранспорте, фактический срок нахождения в пункте назначения должен быть прописан в служебной записке — ее сотрудник относит в бухгалтерию по возвращении из поездки вместе с путевым листом, квитанциями, счетами, чеками ККТ и прочими бумагами, доказывающими факт эксплуатации личного транспортного средства в служебных целях.

Читайте также статью ⇒ «Учет загранкомандировок в 2024 году, как пересчитать расходы в рубли«.

Экспертное мнение к вопросу о том, на какую дату валютные расходы пересчитываются в рубли

Согласно тексту пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ, налогоплательщикам позволено производить операции при оплате/компенсации затрат командированного сотрудника в валюте, если командировка была заграничной. Также разрешено проводить в валюте операции при погашении неистраченного командировочного аванса.

Если произошло так, что деньги поступили в кассу фирмы с валютного счета на одну дату, а выдача аванса из кассы была произведена на другой день, возникает курсовая разница. Еще одна курсовая разница будет отмечена на дату возврата сотрудником, вернувшимся из командировки, неистраченного аванса в валюте. Согласно п. 3 ПБУ 3/2006, днем совершения операции для затрат компании в валюте, имеющих отношение к заграничным служебным поездкам, признается дата утверждения авансового отчета. Это и будет дата признания расходов, на которую их суммы нужно пересчитать в рубли по курсу Центробанка. Так не возникнет разницы между налоговым и бухгалтерским учетом при признании в составе расходов затрат в валюте на служебную поездку за рубеж.

Если же аванс для заграничной поездки был выдан в рублях из-за отсутствия на предприятии валютного счета, наниматель возмещает сотруднику фактически понесенные расходы. Речь идет о сумме в рублях, на которую была приобретена валюта в обменном пункте. Что касается отражения расходов:

• сумма компенсации будет рассчитана по курсу, прописанному в документах на покупку валюты или обмена остатка аванса на рубли;
• сумма возмещения будет учитываться по курсу Центробанка на день выдачи сотруднику подотчетной суммы (если нет документов о покупке валюты).

Читайте также статью ⇒ «Командировка за границу: суточные, документы, расходы».

Законодательное регулирование

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер фирмы включил в состав расходов при исчислении налога на прибыль затраты компании на оплату проживания командированного за границу сотрудника. При этом подвтерждающих факт несения расходов документов нет.

Комментарий: Если документов, подтверждающих расходы на оплату съемного жилья в период пребывания сотрудника в зарубежной командировке, не имеется, такие затраты не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Ответы на распространенные вопросы про налоговый учет расходов на зарубежную командировку

Вопрос №1: Нужно ли выплачивать сотруднику суточные за дни заграничной служебной поездки за время вынужденной задержки?

Ответ: Если работник вынужден был остаться за рубежом на срок, превышающий изначально оговоренное время, выплата суточных будет зависеть от решения начальства. Необходимы будут документы, доказывающие факт вынужденной задержки.

Вопрос №2: Как выплачивать суточные сотруднику, который выехал в заграничную командировку? Он вернулся к месту постоянной работы в тот же день.

Ответ: Суточные должны быть выплачены в иностранной валюте в сумме 50% нормы затрат на начисление суточных. Норма расходов должна быть прописана в коллективном договоре или иной внутреннем нормативном акте компании.