Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма № МХ-13) утвержден Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

Где применяется документ?

В настоящее время собственники предприятия придают огромное значение организации внутреннего контроля в организации. Одним из мероприятий такого контроля являются плановые и внеплановые проверки служб и подразделений компании. Такие проверки назначаются распорядительным документом руководителя организации. Главное достоинство – внезапность — позволяет осуществить необходимый контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей в местах их хранения.

При вывозе товарно-материальных ценностей с территории склада на автотранспорте через пропускной пункт дежурный охраны (начальник охраны) производит проверку вывозимого груза путем сравнения фактического наличия и данных, отраженных в первичных товаросопроводительных документах.

Если при проверке выявляются расхождения в ассортименте, количестве мест и массе вывозимых товарно-материальных ценностей, уполномоченными лицами составляется Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (Читайте также статью ⇒ МХ-11 – «Акт о расходе товаров по партии» + образец заполнения 2024).

Как выглядит документ?

Как и все первичные документы в организации, несмотря на наличие унифицированной формы, применяемая в организации для складского учета форма Акта должна быть утверждена учетной политикой. Организация, при сохранении обязательных реквизитов первичных документов в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, вправе дополнить форму Акта необходимыми реквизитами, увеличивать ширину и количество строк и граф.

Унифицированная форма Акта состоит из описательной части и таблицы:

В описательной части указываются:

• наименование организации,
• структурное подразделение (номер склада (камеры, секции) согласно утвержденному в организации реестру мест хранения),
• наименование, номер и дата распорядительного документа, на основании которого назначена проверка,
• номер и дата акта,
• наименование вывозимого товара,
• реквизиты первичного товаросопроводительного документа,
• наименование и государственный регистрационный номер автомобиля, которым вывозится груз,
• должность и имя начальника охраны,
• должность и имя материально-ответственного лица (кладовщик, лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности).

В следующей части акта – таблице — указываются:

• наименование продукции (с указанием кода с возможностью последующей идентификации),
• вид упаковки (канистра, мешок, МКР, паллета),
• единица измерения,
• количество упаковок и масса по документу,
• количество упаковок и масса по результатам проверки груза,
• выявленные отклонения.

Затем дается заключение комиссии на основании пояснений материально ответственного лица (кладовщика, комплектовавшего груз). Комиссия подписывает акт. А в конце документа фиксируется распоряжение руководителя по выявленным отклонениям – как поступить с выявленными отклонениями и виновными лицами.

Пример заполнения акта представлен в приложенном файле.

Акт может вестись в электронном виде. В приложении EXCEL возможна работа с электронными таблицами.

Кто оформляет документ МХ-13?

Акт составляется и подписывается комиссией, назначенной руководителем организации для проведения проверки.

В состав комиссии обычно включаются три сотрудника организации – представители администрации, уполномоченные на то организацией внутреннего контроля.

При составлении акта обязательно присутствие:

1. начальника охраны или лица, отвечающего за въезд и выезд автомобилей с территории организации на пункте охраны, то есть лица, выявившего отклонение в количестве вывозимого груза,
2. материально ответственного лица, как правило, кладовщика, комплектовавшего партию товара, в котором выявлено отклонение; он должен лично присутствовать при оформлении, чтобы дать необходимые пояснения и ознакомиться с результатами проверки.

Акт составляется в необходимом количестве экземпляров, как правило, не менее двух:

1. первый – материально ответственному лицу для оперативного учета и контроля за количеством продукции на складе,
2. второй — в бухгалтерию для учета результатов проверки.

Как и все первичные документы бухгалтерского учета, акт хранится в бухгалтерии в течение срока, установленных распорядительным документом организации, но не менее пяти лет после отчетного года.

Что происходит с документом дальше?

От характера отклонений, выявленных при проверке, зависит отражение в учете результатов этой проверки.

Если выявлено отклонение в виде излишков, значит, на складе возможна недостача. И наоборот, при недостаче фактического количества груза в автомобиле, излишки могут оказаться на складе. В любом из этих случаев виновным выступает лицо, ответственное за оформление первичного товаросопроводительного документа, в соответствии с графиком документооборота и реестром лиц, назначенных ответственными за получение и отпуск продукции (заведующих складом, кладовщиков, экспедиторов), с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения может быть сигналом для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе, с которого вывозился проверяемый груз (Читайте также статью ⇒ Акт о расходе товара по партиям (форма № МХ-12) (скачать образец 2024).