Компенсация командировочных расходов: конфликты

Трудовым кодексом предусматривается компенсация командировочных расходов сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки. Но зачастую между работником и руководителем возникают конфликты из-за того, что работодатель отказывается оплачивать какие-либо командировочные затраты. Давайте выясним, как избежать конфликта, какие расходы обязан возместить работодатель, какими документами следует обосновывать целесообразность понесенных расходов.

Компенсация командировочных расходов — что говорит Трудовой кодекс

Трудовое законодательство РФ обязывает работодателей компенсировать направленным в командировку сотрудникам следующие расходы:

• суточные (в размере, оговоренном индивидуальным трудовым договором);
• затраты на проезд до места проведения командировки и обратно к постоянному месту работы;
• расходы на аренду жилья (съемной квартиры, номера в гостинице и др.) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или внутренним нормативным актом;
• иные затраты, имеющие непосредственное отношение к выполнению служебного задания во время пребывания в командировке (например, расходы на телефонную связь, оформление визы, бронирование номера в отеле или билетов).

Важно! В том случае, если жилое помещение предоставляется командированному сотруднику бесплатно, работодатель не выплачивает денежные средства на найм жилья.

Сотрудник потратил больше средств, чем ему было выдано

Важно! Сотрудник предприятия не может быть направлен в командировку за свой счет с последующей компенсацией ему расходов. Перед отъездом работник должен получить аванс.

Вернувшийся из деловой поездки сотрудник обязан в течение ближайших 3 дней явиться в бухгалтерию по месту работы и представить финансовый отчет с приложенными к нему документами, свидетельствующими о целесообразности понесенных расходов. Сумма, выданная перед отъездом в качестве аванса, редко расходуется без остатка, или наоборот, командированному сотруднику приходится тратить собственные средства:

• когда сумма аванса не расходуется работником полностью, он обязан сдать оставшиеся деньги назад в кассу предприятия;
• если же сотрудник потратил больше средств, чем ему было выдано изначально, он должен предъявить документы, подтверждающие несение расходов, и работодатель возмещает оставшуюся сумму.

Чтобы быть уверенным в том, что перерасход будет компенсирован, следует ознакомиться со списком затрат, которые подлежат возмещению со стороны нанимателя в полном объеме:

• стоимость проезда на общественном транспорте к аэропорту, станции или пристани в случае, когда место отправления находится за пределами города;
• расходы на бронирование билетов;
• стоимость проездных билетов в общественном транспорте;
• затраты на страховку пассажиров в транспорте;
• расходы на оплату постельного белья в поездах;
• затраты на аренду жилого помещения и оплату дополнительных услуг гостиницы, включенных в стоимость проживания (кроме затрат на пользование тренажерным залом, сауной, бассейном и другими рекреационно-оздоровительными объектами, также кроме услуг по обслуживанию в номере, баре, ресторане).

На основании каких документов выплачивается компенсация командировочных расходов на оплату гостиницы

Согласно положениям Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.06.2003 по делу № Ф04/2539-461/А70-2003, для произведения оплаты гостиничного номера достаточно одного из следующих документов:

• счета или счета-фактуры;
• кассового чека;
• бланка строгой отчетности отеля.

На основании одного из перечисленных выше документов и производится возмещение командированному сотруднику затрат на проживание.

Компенсация командировочных расходов — суточные

Работодатель обязан оплачивать сотруднику суточные за каждый день пребывания в служебной поездке, включая выходные и праздники. Данные средства расходуются работником на питание и прочие личные нужды. Точный размер выплаты будет зависеть от условий, прописанных в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте предприятия. К примеру, размер суточных может быть указан в тексте Приказа работодателя.

Как правило, денежные средства в счет выплаты суточных передаются командированному сотруднику авансом из расчета предполагаемого числа дней пребывания в поездке. Даже если произошла задержка самолета, или имело место иное непредвиденное событие, проведенный в ожидании день должен быть оплачен.

Важно! Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей за 1 день пребывания в командировке (если состоялась поездка по России) или 2500 рублей (если речь идет о поездке за границу).

День отъезда в командировку и день возвращения сотрудника признаются днями служебной поездки, а потому суточные за эти 2 дня тоже выплачиваются. Следует помнить о том, что:

• если самолет или иное транспортное средство отправляется до 24:00 (включительно), за день отъезда принимаются текущие сутки;
• когда транспорт отправляется с 00:00 или позднее указанного времени, днем отъезда считаются следующие сутки;
• если аэропорт, станция или пристань расположены за пределами населенного пункта, при определении дня отъезда должно учитываться время, которое будет затрачено на проезд к месту отправления самолета, поезда или другого транспортного средства.

Важно! Когда сотрудник отправляется в служебную поездку за рубеж, суточные ему выплачиваются в иностранной валюте той страны, в которой будет проходить командировка.

Пример — командировка «с опережением»

Сотрудник был направлен в командировку. Он приобрел билеты на самолет, время вылета — в 01:30 (8 августа). Для того, чтобы не опоздать на посадку, работник покинул дом в 23:00 7-ого августа.

Поскольку время поездки до аэропорта учитывается при определении первого дня командировки (дня отъезда), суточные работодатель начнет выплачивать с 7 августа включительно.

Читайте также статью ⇒ «Служебная командировка на север — оплата«.

Пример — нормирование суточных

Сотрудник организации по поручению руководства отправляется в командировку, в которой будет находиться с 10 по 15 августа (в течение 6 дней). В Приказе руководителя указывается размер суточных — 1500 рублей в день.

Бухгалтер обязан выдать сотруднику аванс перед отправкой в поездку в размере:

1500 р. х 6 дней = 9000 рублей.

Читайте также статью ⇒ «Командировка за границу: суточные, расходы, документы«.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель не выплатил сотруднику суточные за день отъезда в командировку и день возвращения из служебной поездки.

Комментарий: День отъезда и день приезда являются днями, проведенными в командировке, а потому выплата суточных распространяется и на них.

Ошибка: Работник требует от работодателя выплаты суточных за командировку, тогда как служебная поездка длилась всего один день, и к вечеру подчиненный был дома.

Комментарий: В том случае, если сотрудник направляется в командировку на один день, суточные не выплачиваются.

Ответы на распространенные вопросы о том, какие конфликты могут возникать, когда выплачивается компенсация командировочных расходов

Вопрос №1: Должен ли работодатель компенсировать стоимость проезда командированного сотрудника на такси? Или работник обязан передвигаться на общественном транспорте?

Ответ: Если расходы на оплату услуг такси оправданны, работодатель возмещает такие затраты. Предварительно нужно обсудить с нанимателем возможность вызова такси. Целесообразно пользоваться услугами частных перевозчиков, например, при необходимости встретить делового партнера в аэропорту, или когда работнику необходимо добраться до места, куда не ходит общественный транспорт.

Вопрос №2: Может ли работодатель-ИП, применяющий упрощенную систему налогообложения, учесть в составе расходов компенсацию командировочных затрат сотрудника?

Ответ: Нет, налоговый режим УСНО не предусматривает такой возможности.