Служебная командировка на север: оплата

В данной статье мы рассмотрим как осуществляется командировка на север. Какие существуют бухгалтерские проводки и как рассчитывается оплата сопутствующих расходов. А также проанализируем распространенные вопросы и ответим на них.

Служебная командировка, понятие

Нередко на предприятиях для производственной необходимости работодатель вынужден отправлять работника в служебную командировку. Ее предоставляют работникам, которые трудятся на основании трудового договора, на определенный срок, для выполнения своих трудовых обязанностей, вне постоянного места работы.

Не считаются служебными командировками такие случаи:

• выполнение трудовых обязанностей по гражданско-правовому договору;
• перемещение от головного офиса в обособленное подразделение, расположенное внутри одного населенного пункта;
• работники, которые по своему характеру работы трудятся в пути или разъездной вид работы (стюардессы, проводники, водители, курьеры);
• вахтовый метод работы.

Длительность служебной командировки определяется работодателем самостоятельно в зависимости от объема, степени сложности и других производственных поручений. Командировка работника может быть как однодневной, так и длительной. Читайте также статью: → «Командировка за границу 2024: суточные, документы, расходы»

Какие районы относятся к территории Крайнего Севера

До 1993 года перечень районов, относящихся к Крайнему Северу и прилегающие к нему территории, много раз пересматривали. В наше время список стабилизировался и статус приравненных к Крайнему Северу входят области и районы 16 субъектов России, которые насчитывают более 100 территориальных единиц. Вот только некоторые из них:

Республики: Алтай, Бурятия, Карелия, Коми, Cаха (Якутия), Тыва. Край: Камчатский, Забайкальский, Красноярский, Пермский, Приморский, Хабаровский. Округ:  Коми-Пермяцкий, Ямало-Ненецкий автономный, Ханты-Мансийский автономный, Чукотский автономный. Область: Амурская, Архангельская, Иркутская, Магаданская, Мурманская, Cахалинская, Томская. Трудоустраиваясь в этих районах и других областях, приравненных к Крайнему Северу, вы сможете получить все надбавки и льготы, которыми пользуются работающие граждане Крайнего Севера.

★ Книга-бестселлер "Расчет больничного и страховые взносы в 2018" для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Как оформить командировку на Север

Оформление работника в служебную командировку на Север начинается с письменного приказа руководителя предприятия, где обязательными пунктами являются:

• ФИО сотрудника, направляемого в командировку;
• должность сотрудника;
• структурное подразделение (если есть);
• срок командировки;
• описание служебного задания;
• описание вида транспорта, которым воспользуется сотрудник.

Служебную командировку нельзя путать с выполнения обязанностей выездного характера. Оформление такой работы не требует приказа руководителя и не является служебной командировкой.

В связи с отменой с 1 января 2013 года унифицированных форм документов, стало необязательным оформление командировочного удостоверения, служебного задания и журнала учета командировочных. Но остается право выбора руководителя на включение в оформление служебной командировки служебного задания и других документов, прописанных в локальных нормативных актах.

Отдел кадров или руководитель обязан вести в организации табель учета рабочего времени (форма Т-13), где заносят на каждого рабочего и на командировочного отработанное рабочее время. Для сотрудников, находящихся в служебной командировке, в соответствии с приказом, дни командировки отмечаются буквой К или 06.

Сроком командировки считается с даты отправки транспорта, на котором сотрудник отправляется в командировку, от места трудоустройства сотрудника, а датой приезда из командировки – прибытие транспортного средства в место, где работает командировочный. Отправление транспортного средства до 24 часов, то днем  отбытия сотрудника нужно считать текущие сутки, если позднее, то следующий день.

Нередко служебную командировку, по производственным причинам, приходится продлевать. В законодательстве не предусмотрена процедура увеличения служебной командировки, поэтому руководство прописывает в учетной политике о командировках эту процедуру.  Выполняются следующие действия:

• подтвердить письменное согласие на продолжение командировки у работника;
• утвердить приказ об увеличении срока служебной командировки (в свободной форме);
• перечислить сотруднику денежные средства  на дополнительные командировочные расходы;
• уведомить работника, направив копию приказа, об увеличении срока служебной командировки.

Бухучет, проводки

Все расходы на служебную командировку, обязана взять на себя организация. Отдел бухгалтерии анализирует расходы на проезд, питание и проживание работника, занося в бухгалтерские регистры проводками. Ознакомиться с примером приказа: приказ о командировке.

Пример 1: Работника отправляют в командировку на Крайний Север, сроком на 5 дней. Перед отъездом на него оформляют соответствующие документы и выдают денежные средства в подотчет:

• на проезд 12 000 руб.;
• командировочные 6 000 руб.
• суточные 5 000 руб. (лимит суточных составляет 700 руб. в сутки)

В данной таблице указаны расходы на служебную командировку.

Оплачиваем командировку сотруднику  (расчет командировочных, суточных, надбавки)

Командировочные расходы – немаловажный фактор при оформлении командировки. За время пребывания работника в служебной командировке, оклад и рабочее место за ним сохраняются. Итак, переходим к расчету среднего заработка командировочных расходов:

1. определяем среднюю заработную плату за год (заработная плата, надбавки, премии, вознаграждения, гонорары).
2. в расчет не берем: выплаты социального характера: больничный лист, отпуск по беременности и родам, материальная помощь, питание, проезд и т.д.).
3. умножаем среднюю заработную плату на количество командировочных дней.

Сумма среднего заработка может оказаться ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), тогда для расчета, суммы среднего заработка, мы берем МРОТ.

Приведем пример: Борисов трудится на предприятии инженером электростанции. Его оклад составляет 25 000 руб., в год 300 000 руб., премия выплачивалась в размере 10 000 руб. Его направляют в командировку на 4 дня. Рассчитаем командировочные:

• Суммируем доход за год 300 000+10 000=310 000 руб.;
• Выводим среднюю заработную плату: 310 000:236 (отработанных дней по табелю рабочего времени)=1313,56 руб. в день.
• Командировка 4 дня: 1313,56 х 4=5254,24 руб. составляют командировочные расходы.

Кроме командировочных расходов сотруднику обязаны выплатить суточные. Они регламентированы законом и составляют:

• 700 руб. – командировка по России;
• 2 500 руб. – командировка за границу.

Если суточные выплачены сверх этих сумм, то на эти суммы начисляется подоходный налог и страховые взносы. Отчеты по суточным не требуются. Читайте также статью: → «Нужно ли выплачивать страховые взносы с командировочных»

Существуют ли  прибавка к заработной плате и пенсии командированным  в районы Крайнего Севера

Прибавка к пенсии и заработной плате работникам, находящимся в служебной командировке  на Крайнем Севере или приравненных к нему местности, не предусмотрены. Помимо этого, льготы гражданам, которые работают на Крайнем Севере в служебной командировке не распространяются и отработанное время на Севере в стаж для начисления надбавок к зарплате не засчитывается. Работникам, постоянно проживающим и работающим в районе Крайнего Севера и прилегающим к нему территории, льготы и надбавки к заработной плате сохраняются.

Командировка на север: как осуществляется оплата проезда и проживания

При документальном подтверждении затрат на проезд до места командировки и обратно, затраты на проезд компенсируются в полном размере. Поездка на поезде – компенсируется затраты на постельное белье и проезд, подтверждение – железнодорожный билет. На самолете – билет и посадочный талон. Если сотрудник отправляется в командировку на автомобиле – служебная записка и путевые листы. Использования такси возможно только, если сотрудник добирался от аэропорта или вокзала до места проживания или обратно. Такие расходы тоже компенсируются.

Сотрудник во время служебной командировки обычно проживает в гостинице. Для подтверждения расходов, нужно предоставить документы: кассовый чек или бланк строгой отчетности. При аренде квартиры необходим договор аренды и документы о праве собственности на квартиру.

Дополнительные расходы, учет и особенности во время командировки

К дополнительным расходам в командировке относятся:

•  переговоры по телефону;
•  представительские расходы;
•  визовое оформление;
•  бронь гостиничного номера и другое.

Дополнительные расходы будут приняты в том случае, если сотрудник использовал при производственной необходимости и подтверждение их документами. По окончании командировки, сотрудник обязан в течении 3-х рабочих дней сдать и подписать авансовый отчет за расходы, произведенные в служебной командировке.

Последовательность действий при заболевании сотрудника в командировке (выплаты, как продлить, оформление)

Во время командировки могут произойти непредвиденные моменты, такие как болезнь сотрудника. Задание не выполнено. В этом случае работник сообщает работодателю о своем заболевание и руководитель издает приказ, в свободной форме, о продлении командировки на определенное количество дней, прописав причину увеличения командировки и предполагаемый срок окончания. Копию приказа направляют работнику, находящегося в командировке, любым способом. Читайте также статью: → «Порядок расчета оплаты труда работнику по среднему заработку»

При увеличении срока командировки (по болезни), в приказе руководитель может прописать дополнительные расходы на проживание, питание и т.д. За дни болезни сотруднику полагаются суточные. Все дополнительные денежные средства перечисляют сотруднику, который находится в командировке, через банк или почтой.

Заболевшему сотруднику необходимо обратится в медучреждение, где ему откроют больничный лист, по которому он получить, по месту работы, пособие по нетрудоспособности. Пособие рассчитают в общем порядке.

Табель учета рабочего времени, на заболевшего сотрудника в командировке, заполняется двумя буквами К и Б или цифрами 06 и 19. За все время нахождения сотрудника в командировке средняя заработная плата не меняется. За дни нетрудоспособности средний заработок не выплачивается, так как он получит пособие.

Кому запрещены служебные командировки

По Трудовому Законодательству некоторым категориям граждан запрещены служебные командировки:

• работникам, выполняющие трудовые обязанности, заключенные по ученическому договору, если командировка не связана с обучением;
• беременным работницам;
• служащим до 18-ти лет (исключение: спортсмены, творческие сотрудники).

Существует ряд работников, которых работодатель не имеет право отправить в служебную командировку без письменного подтверждения о согласии  работника. К ним относятся:

• женщины, с детьми до 3-х лет;
• работник или работница, которые воспитывают без жены (мужа) детей до 5-ти летнего возраста;
• сотрудники, воспитывающие детей-инвалидов;
• работники, у которых есть больные члены семью, требующие ухода, исходя из медицинских рекомендаций.

Отказ от командировки должен быть зафиксирован в письменной форме и ознакомлен всеми перечисленными выше категориями работников.

Дисциплинарным проступком отказ, этих категорий граждан, от командировки не считается.

Вопросы-ответы

Вопрос №1: меня отправляют в командировку на Крайний Север. Полагаются ли мне дополнительные надбавки и льготы?

Ответ: в связи с тем, что у вас работа на Крайнем Севере является выездной, то льготы и надбавки для такого вида деятельности не предусмотрены.

Вопрос №2: при направлении меня в командировку, мне выдали командировочные и суточные. Как быть, если у меня оказались дополнительные расходы?

Ответ: все дополнительными расходами считаются, расходы связанные непосредственно с трудовой деятельностью в командировке. Их нужно подтвердить документально (чеки, квитанции и т.д.). После возвращения из командировки предоставьте их в бухгалтерию. Их вам компенсируют.

Вопрос №3: входят ли дни командировки в трудовой стаж?

Ответ: да, входит.

Вопрос №4: после возвращения из командировки мне нужно самому составить авансовый отчет или все документы сдать в бухгалтерию?

Ответ: все документы для проверки сдаются в бухгалтерию вашей организации, после проверки авансовый отчет формирует специалист и выдает вам для подписи.

Вопрос №5: могут ли маму, имеющую 2-х летнюю дочку отправить в командировку на одну неделю?

Ответ: могут, но только с письменного согласия сотрудницы. При этом нужно оформить письменный отказ на имя директора.